Word与Excel的完美结合

有时,我们需要批量打印一些文档,比如:公司里的年度报表、学校在学期结束时的学生奖状等。以奖状为例，通常采用的方法是在Word中制作一份奖状模板，模　板页面、格式的设置与奖状的要求相符，并将其中的姓名等需要变化的数据空着。奖状都打印后再一份一份的在空缺处手工填写有关文字，或者是逐份更改其中数据再打印．这些方法都费时费力．
　　这里有个简单的方法，可以让你轻松完成工作，那就是Word中自带的邮件合并，下面以奖状为例进行操作说明：
第一步　用Word建立奖状模板
　　如前所述利用Word制作一张奖状模板，如图１所示．为便于操作，此模板保存为＂奖状.doc＂．
　　　　　 示图１

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第二步　用Excel建立奖状数据库
　　　用Excel如下表格（如图２所示），并保存为＂奖状数据.xls＂．
　　　　　 示图２

第三步　　在Word中利用邮件合并功能关联数据库与奖状
　　激活＂奖状.doc＂，依次选择视图／工具

栏／邮件合并，在新出现的工具栏中选择＂打开数据源＂，在弹出的对话框中选择＂奖状数据.xls＂，打开后选择相应的工作簿，并确定．
　　将鼠标定位到需要插入班级的地方，单击＂插入域＂，在弹了的对话框中选择＂班级＂，并确定（如图３所示）．
　　　　　　　　　　　　　示图３

　　用同样的方法完成姓名、组别、等第。完成后如下图所示：
　　　　　　　　　　示图４

好了，接下来，我们来看一下效果吧。选择“查看合并数据”，用前后箭头就可以逐份浏览合并数据后的奖状页面效果，选择＂合并到新文档＂可以生成一个包含反有奖状的Word文档，这时就可以批量打印了．