高效能人士常用的6种清单法

内容来源：本文摘编机械工业出版社出品书籍《高效清单工作法》书评文章，本书作者王伟，笔记侠经出版社授权发布。
达蒙·扎哈里亚德斯（Damon Zahariades）：效率和时间管理专家，广受欢迎的时间管理网站的创办者。他著有《高效清单工作法》《治疗拖延症》《30天高效率计划》等一系列帮助读者提高效率的书。
封面设计 & 责编 | 丽丽
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读书笔记·时间管理

本文优质度：★★★★★+ 口感：格兰娜动物形原味饼干

笔记君说：

很多人知道清单的重要性，也尝试过一些流行的清单使用方法和效率App，但是依然用不好清单？

跟着笔记君走进今天的文章，看看如何做出好用的清单提高工作效率，减少工作堆积带来的压力，进而有更多的休闲时间享受生活吧！

以下，enjoy~~

在开始今天的推文之前，你不妨先想象一下，当你同时间碰到下述这些事情，你会怎么做？

“老板要你两天内完成一个项目方案设计；

正在进修的职业课本周有一份作业要交；

供应商那边出了纰漏，必须要赶过去盯着；

团队的绩效考核数据该写成月报递交了；

下午部门有一个汇报会是你负责的，从人员通知到后期记录都需要你来做……”

听到这里，你的脑海里是已经清晰地知道自己要做什么了，还是只觉得一团浆糊，一个头两个大呢？

在生活和工作中，意外情况总是比计划发生的要快，我们常常要多线处理各种事情。

缺乏合适的任务管理方法，我们的生活很容易失控。面对许多接近截止日期的重要项目，我们的压力将一路飙升；

与此同时，新任务不断涌入，抢占着我们的注意力资源。我们将会感到不知所措，因为清单已经超出了我们能力可及的范围。

让我们一起来看看以下这四个数字（这些数据来自任务管理App—iDoneThis）。

41％：有41%的待办事项永远不会完成。

50％：已完成的待办事项有50%是在一天内完成的。

18％：已完成的待办事项有18%是在一小时内完成的。

10％：已完成的待办事项有10%是在一分钟内完成的。

这些数字告诉我们什么？

1.这表明许多待办事项清单是无效的。

超过40％的任务从未完成，这意味着将近一半的任务被转移到了第二天，无限期推迟或完全丢弃—这显然不是有效的任务管理应有的样子。

2.我们可以看到绝大部分事项很快就完成了，有些甚至在几分钟内就完成了。

这表明许多人的清单未能指定单项任务完成所需的时间，或者倾向于选择看起来容易做的任务。

待办事项清单最根本的用途是规划我们的时间，为我们的任务排出优先级，但许多人在使用的时候并没有解决这方面的问题。

大量的待办事项在几分钟后就被我们从清单中划掉，在这些待办事项中少有正确或是重要的工作。除了给我们带来虚假的成就感以外，很难看到这样的任务安排有什么额外的价值。

3.这些数据告诉我们，许多清单都太长了。

任务负担过重会带给我们过多的压力，连我们自己也清楚地意识到，完成清单中的每个项目是近乎不可能的——于是最终被迫放弃它们。

4.41％的任务未完成，这意味着许多人是在没有清楚掌握自己的日程安排和时间可用性的情况下处理任务的。

如果通过任务完成率来衡量我们的效率，那么许多人使用待办事项清单并没有太多有意义的收获。

在讨论了“什么导致待办事项清单失效？”这个问题之后，不妨让我们一起来看看高效能人士常用的待办事项清单制作法吧。

一、6种最常用的待办事项清单法

1.“任务+开始日期+截止日期”清单

“任务+开始日期+截止日期”这种格式的吸引力就在于它的形式简单。另外，它还引入了任务管理方法中最重要的要素之一：截止日期。

截止日期很重要，因为它能激发我们行动起来。它能帮助我们在冲突的项目和任务之间正确分配有限的时间。

假设我们的截止日期是切合实际的，并把待办事项的比较优先级考虑进去，那么设定截止日期的做法就可以提高工作效率。

我们不仅能完成更多的事情，而且能完成更多该做的事。

2.待办事项清单“两人组”：主任务清单+每日任务清单

“主任务清单+每日任务清单”法是创建清单的进阶操作。

主清单是你想到的每项任务的滚动存储库。它是你记录每个项目的地方，无须考虑优先级、截止日期、完成项目所需的时间以及与之关联的项目。

每日清单，顾名思义，就是你全天工作的清单。这是你需要每日使用并定期审查以衡量进度的清单—它的适用范围仅限于你打算在一天内完成的任务。

两份清单需要协同工作：每天晚上你都要查看主清单；你要寻找在不久后要到期的任务或需要完成的任务，以便推进其他任务。

一旦你确定了这些待办事项，就要选择几个，将它们转移到第二天的每日清单中，并估算你是否有足够的时间来完成它们。

3.“3 + 2”法

这种待办事项清单方法遵循一个简单的公式：三项大任务+两项小任务。

大任务通常设定为一两个小时才能完成，小任务则是用30分钟或更短时间就能完成的。

“3 + 2”法的这一特性使其可以与番茄工作法和时间盒（time-box）等常用的时间管理法兼容。

例如，你可以安排四个番茄钟（每个番茄钟包含25分钟的工作时间和5分钟的休息时间）来完成你的一项大任务。分配好时间盒能使你有时间完成较小的任务。

“3 + 2”法通过限制任务清单的范围来提高你的注意力。

因为只需要处理5项任务，你就会受到较少的干扰。你不再纠结要去做什么，因为你不需要从众多选项中做出决定。

4.“便利贴”法

“便利贴”法是一种更直观的任务管理方法。如果你喜欢直观看到处在各阶段的项目和任务，那么这是一种很棒的待办事项清单法。可以分为“待办事项”、“进行中”，和“已完成”。

通过“便利贴”法，你能直观看到一个任务的发展方向。

“便利贴”法包括以下几个步骤：在便利贴上写下每项新任务（一项任务使用一张便利贴），并将其粘贴在“待办”列中。

它会一直在那里，直到你准备着手解决它；当你开始处理任务，便将这张便利贴移到“进行中”列；完成任务后，将便利贴移至“已完成”列。

5.“四象限”法

这是一种用于在冲突性的任务间分配时间的工具。任务根据各自的优先级被分配到不同的象限。

放置在第一象限的那些任务应立即处理；第二象限中的那些任务则不那么可怕，但应该安排在不久的将来完成；第三象限中的任务可以委派给其他人；第四象限中的任务可以放弃。

这种方法提供了一种简便的方式来查看哪些待办事项值得关注，而哪些是可以忽略的。通过这种方法，你能够便捷地识别出与你有关的最重要的项目。

6.GTD法

GTD是当今最著名的任务管理法之一。你有很多任务被存放在大脑的仓库里，其中大部分任务在任务背景、优先级和预期结果方面仍未分类。因为没有采取行动的具体计划，所以这些思绪会一直留在那里。

GTD试图将这些思绪从大脑中赶出去，放进清单里面，它让每个项目都变成可操作的。

当我们把项目写进主清单中时，要花时间根据项目的具体场景组织它们。我们需要做的是创建多份清单并将项目放在它们所属的位置，同时每周进行一次回顾，以保持我们处理的是那些最重要的事。

这是对GTD的简化版解释（简化的版本已经足以说明我的目的了）。

GTD法显示了几个重要特征：

第一，它强制你为每项任务添加情景。这是将所有内容“转储”到主清单，然后将任务移到其他更精确清单的过程中所必需的。

第二，它根据重要性将任务分离。GTD的一部分涉及创建“下一步行动”（next action）清单和“以后再说”（someday/maybe）清单。这两者都很有用：前者鼓励你继续推进重要工作，后者允许你捕捉可能具有价值的想法。

第三，GTD建议每周进行一次回顾。这样的回顾不是让你做事后诸葛亮，而是复盘上一周的具体工作，并从中总结经验。

第四，GTD十分灵活。GTD只提供了制作待办事项清单的结构，但它并不强迫你遵守特定的策略。它提供了一个框架，这就为你创建个性化的清单提供了足够的灵活性。

二、10步创建完美待办事项清单

有效的任务管理方法不仅可以帮助你推进工作流程，还可以帮你协调日常生活。

第1步：从任务中分离出当前任务

首先，使用“当前任务”清单来决定如何分配每天的时间和注意力。此清单记录的必须是当天要完成的待办事项。

其次，使用“未来任务”清单来跟踪需要你关注的所有项目。在工作时间内，你不会使用此清单，但在一天结束时，你可以参考它来创建第二天的清单。

将当前任务与未来任务分离的这一简单步骤至关重要。它可以帮助你实现显著的跨越——从被大量任务（包含不同优先级和最后期限）压到不堪重负转变为能够按时完成高价值工作。

第2步：根据期望的结果确定任务

在运用待办事项清单的时候，让我们想想“内在动机”会带来什么影响。你长久没有完成某项任务（甚至没有任何一点进展），是不是因为任务对你来说不重要？更可能的情形是，这项任务没有被附加到你想要实现的特定目标中。

完成每日清单的最简单方法是为清单上的每个项目指定“原因”。你要知道该项目存在于清单中的原因，确定为什么要完成它，然后在任务旁边写下那个目标或你期望的结果。

当你将任务与特定结果联系到一起时，会感到更有必要完成这项任务。采取行动将意味着你希望实现自己的目标（而它对你来说是重要的）。

第3步：将项目分解为单个任务

完成任何项目的方法都是先将其分解为各个组成任务，使它们看起来更可行。完成了项目所需的各项子任务，这个项目自然就向前推进了。

因此，让我们将项目细分为较小的任务。每项任务都有重点，并且可以在更短的时间内完成。它还允许你根据优先级和价值将有限的时间和注意力集中在特定任务上。

第4步：设定每个任务的截止日期

截止日期会帮助我们将时间和精力集中在重要任务上，同时帮助我们组织日程，还鼓励我们采取行动。有研究结果显示，设定每项任务的截止日期会提高我们的工作效率，促使我们完成重要的工作。

因此，主清单中的每项任务都应该有一个与之相关的截止日期。这个日期不一定是一成不变的，它可以随着附加任务的优先级和紧迫性而改变。

但仅设定每项任务的截止日期是不够的，设定截止日期的方式同样重要。这里有一些小提示：

第一，确保每个截止日期都是可实现的。为任务设定不可能的截止日期没有任何好处。这样做只会给你带来压力、沮丧和挫败感。

第二，思考每个截止日期被这样安排的理由。这就是你采取行动的理由，而这个理由使截止日期变得真实而有意义。如果没有设定截止日期的具体事由，那么你采取行动的驱动力也就会减少，紧迫感需要人为制造。

第三，给自己预留的时间应少于你认为需要的时间。缩小时间区间可以提高注意力，从而提高工作效率。你没有理由害怕截止日期。

相反，你应该期待将它应用于主清单的每个项目中。它会帮助你避免分心，并为你提供推进重要工作所需的动力、灵感和精力。

第5步：将当前任务的数量限制为7个

待办事项清单最常见的问题之一是它们太长了。使用者从少数任务开始，最后总是增加到几十个。事实上，这样做会让自己陷入失败之中。

我强烈建议将每日清单中的任务数限制为7个——这是一个可管理的数字。

前面介绍的“3 + 2”法就是限制了每日清单中显示的任务数量，使得任务管理变得更精简，避免了那种令人喘不过气的失败感和自我负责感。

“限制为7”的建议仅涉及至少需要15分钟才能完成的任务。一两分钟内完成的“微任务”，不属于你的日常待办事项清单，因为它们可能导致清单增长到几十项任务。

第6步：按项目、类型和地点组织任务

很多人将主清单视为什么都能装的“任务仓库”，想到了什么新任务都可以添加到清单的末端。问题是，如果你总是这样处理待任务清单，最终会几乎不可能完成。

按项目、类型和地点三个方面对主清单中的每项任务进行分类将使你保持井井有条。

它确定了完成项目所需的时间，提醒你完成它们的原因，鼓励你专注完成根据自己目标设定的具有最高优先级的任务，还可以帮助你选择日常清单中的任务，以补充你的具体情况。

第7步：“修剪”多余的任务清单

定期“修剪”清单，删除不再需要或重复的任务，帮助你控制它，更轻松地识别重要项目及与其相关的任务，同时提高工作效率。

什么类型的任务应该作为“待删除”的备选项呢？你可以找找以下这四类项目。

1.愿望：不可操作的任务。

2.含义不明确的任务：缺乏细节和背景的任务。

3.琐碎的任务：这类任务不会对你的计划产生影响，很可能是随机事件突然从脑海中浮出来并在遗忘前被及时记录了下来。

4.承诺和决心：下定决心去做什么，这只是一种承诺，有这样的目标很正常，但不要将它们与可操作的任务混淆。

第8步：估算完成每项任务所需的时间

清楚主清单上的每个待办事项需要多长时间才能完成。你可以以此为依据，为每日清单选择对应的任务，规划每日时间。

如果你能清楚地估算完成每项任务所需的时间，就可以创建近乎完美的待办事项清单，从而避免让自己背负着需要延续到第二天的任务。

第9步：使用主动动词引导每项任务

有时候，你需要的只是恰到好处的词语来刺激行动。动词有这种力量：把动词放在待办任务的前面时，你更可能完成这些任务。

当你使用动词表达时，任务就会立刻生效。动词能将清单中的文字变为可操作的任务；它能触发大脑中某个部分，促使我们专注于完成任务。

另外，注意动词是如何让我们更容易估计完成任务所需的时间的，你不会受到干扰，也不太可能拖延，因为你明确知道自己需要做什么。

你会更快地完成日常待办事项清单，在更短的时间内完成更多工作。

第10步：注意哪些任务会受到他人的影响

每日清单中的某些任务需要其他人的参与，即使你是独自工作，其他人的信息对你的工作流程来说也可能至关重要。

重要的是，你需要了解任务清单中的哪些项目需要依靠其他人的行动。戴维·艾伦在GTD法中提出，可以创建一份独立的“等待清单”，用来记录你等待某人采取行动的每项任务。

如果你未及时收到对方的意见，等待清单中的预计交付日期将提示你跟进他的进度。这种方法将帮助你设定对他人的预期，并让他们对所需交付的成果负责。

大多数人都忽视了这一步，没有去记录是否需要其他方面的信息或者会受到他人的影响。

而如果你正在完成的任务需要依靠其他人，那么缺少这方面的考虑将毁掉估计任务完成时间的准确性.

这样会使你最终浪费宝贵的时间等待其他人采取行动，而在事务安排上处于尴尬的境地。这当然会限制你完成工作的能力，严重影响工作效率。

时间管理的方法，说到底就是“你要用这一个小时干什么”的方法。人人都说，“这一个小时要做什么”“下一个小时要做什么”，可是真正做下去的人少之又少。

问题往往出在，我们明明知道自己“应该做什么”，却并没有“实际做什么”。

时间管理的核心是如何“执行”的方法，而不是如何“写下待办事项清单”的办法。

知道了如何写下计划之后，更重要的是实践。当你决心从“随意安排任务”过渡到“时间管理计划”之后，你需要把“改变”当成朋友。改变过去的习惯，才能创造新的习惯。

*文章为讲者独立观点，不代表笔记侠立场。

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