Word 2013中的“自动化”

 

　　使用Word编辑文档时，实际上有不少的工作可以交由Word自动完成，从而提高编辑效率。这不，以下就是让Word2013自动为我们完成工作的几个实例。 

 

　　段首自动空两格 

　　国人书写时有空两格的习惯，所谓空两格，即在段首空两个汉字的位置。虽然Word是大家普遍使用的字处理软件，但默认情况下，要空两格仍需要大家进行设置，或者在段首直接键入空格键。其实，在Word2013中，我们可将其设置为为每个新建文档自动在段首空两格，具体设置方法如下。 

　　Step1：在“开始”选项卡单击“段落”组的对话框启动器。 

　　Step2：单击“缩进和间距”选项卡，然后在“缩进”标题下单击“特殊格式”下的列表框中的“首行缩进”，在“缩进”下的框中将首行的缩进间距量调整为“2字符”，最后单击“设为默认值”按钮。 

　　Step3：在弹出的对话框中，单击以选中“所有基于Normal.dotm模板的文档”复选钮（如图1），单击“确定”按钮。 

　　之后，当使用Word创建新文档时，该文档就具有自动空两格书写的功能了。 

　　关闭时自动保存 

　　编辑Word文档时，不知你是否遇到过这样的尴尬情况：在尚未保存编辑工作的情况下，你关闭了Word，此时Word会弹出一个对话框，询问是否保存更改。本应单击“是”按钮，然而你却鬼使神差地单击了“否”按钮，结果你辛辛苦苦几个小时的工作成果顷刻间化为乌有。痛心疾首了吧？其实，你可以创建一个能够在关闭Word时对文档进行保存操作的自动宏，即可防止这种意外事故。 

　　Word的自动宏 

　　在Word中，宏是一系列命令和指令的组合，可以作为单个命令执行来自动完成某项任务。在创建宏时，通过为一个宏赋予某个特殊的名称，就可在执行某项操作（例如启动Word或打开文档）时自动运行宏。Word将下表所示名称识别为自动宏。 

　　为使宏自动运行，它必须位于活动文档的Normal模板中或活动文档选用的模板中。唯一例外的是AutoExec宏，它只有存储于以下位置时才可自动运行：Normal模板、通过“模板和加载项”对话框全局加载的模板，或由“Startup”文件夹指定的文件夹中的全局模板。在命名冲突的情况下（多个自动宏名相同），Word将运行最近的上下文中的自动宏。例如，如果同时在文档及其附加的模板中创建了AutoClose宏，则仅执行文档中的自动宏。如果在Normal模板中创建了AutoNew宏，只有当文档或其附加的模板中没有名为AutoNew的宏时，该自动宏才能运行。 

　　录制自动保存宏 

　　根据上表所示的自动宏名称可知，AutoClose宏会在关闭文档时自动运行，以下我们录一个AutoClose宏，并赋予该宏保存文档的功能。 

　　Step1：打开一篇已存在的Word文档。 

　　Step2：在“视图”选项卡单击“宏”组中“宏”下的三角箭头，然后单击“录制宏”。 

　　Step3：在“宏名”框中键入宏名称“AutoClose”；在“将宏保存在”框中单击“所有文档（Normal.dotm）”；在“说明”框中键入对该宏的描述，比如“关闭时对文档进行保存”（如图2）；单击“确定”按钮，开始录制宏。 

　　Step4：单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。 

　　Step5：在“视图”选项卡单击“宏”组中“宏”下的三角箭头，然后单击“停止录制”。 

　　之后，当使用Word编辑文档，每次关闭文档或退出Word时，AutoClose宏会自动运行，对文档进行保存操作。如果是尚未命名的新文档，将弹出“另存为”对话框，以便你为文档命名。 

　　编辑AutoClose宏 

　　以上录制宏的操作是假设Word的Normal.dotm模板中尚不存在AutoClose宏，如果该宏已经存在，那么你可以对该宏进行编辑，在其中加上保存文档的代码即可，具体操作如下。 

　　Step1：在“视图”选项卡，单击“宏”组中“宏”下的三角箭头，然后单击“查看宏”。 

　　Step2：在“宏的位置”列表中选择“所有的活动模板和文档”，在“宏名”列表中单击“AutoClose”，然后单击“编辑”按钮。 

　　Step3：代码窗口加上以下代码： 

　　ActiveDocument.Save（如图3） 

　　Step4：单击工具栏中的“保存”按钮，然后单击“文件”菜单中的“关闭并返回到Microsoft Word”按钮。 

　　删除AutoClose宏 

　　或许一段时间之后，你又不再需要这个AutoClose宏了，以下的操作可将该宏删除：在“视图”选项卡单击“宏”组中“宏”下的三角箭头，单击“查看宏”，然后在“宏名”列表中选择要删除的“AutoClose”宏，单击“删除”按钮（如图4），再单击“是”按钮即可。 

　　启用文档中的宏 

　　或许，你虽然已经按上述进行了操作，但在关闭Word时AutoClose宏却并没有运行，这是因为你的Word设置为禁用宏的缘故，以下的操作可以启用宏。 

　　Step1：击“文件”选项卡，单击“选项”。 

　　Step2：依次单击“信任中心”、“信任中心设置”和“宏设置”。 

　　Step3：选中“启用所有宏（不推荐，可能会运行有潜在危险的代码）”复选钮（如图5）。 

　　Step4：依次单击“确定”按钮，关闭各对话框。 

　　表格内自动求和 

　　大凡Excel用户对其提供的“自动求和”按钮可谓是喜爱有加，要是Word表格也有这个“自动求和”功能该多好啊！你别说，你的这个愿望还真能变为现实。以下就是为Word2013快速访问工具栏添加“求和”按钮的操作过程。 

　　Step1：在“文件”选项卡单击“选项”。 

　　Step2：单击“自定义”功能区，在“从下列位置选择命令”框中单击“不在功能区中的命令”，再在下面的命令列表中，找到并单击“求和”，单击“添加”按钮（如图6）。 

　　Step3：击“确定”按钮。 

　　至此，“求和”按钮就出现在快速访问工具栏中了。现在，把插入点置于需要存放合计数的Word表格的单元格之中，单击快速访问工具栏中的“求和”按钮，Word将计算并显示插入点所在的单元格上方或左方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数据时，上方求和优先。如果以后不需要这个“求和”按钮了，可以右键单击该按钮，然后从弹出的快捷菜单中单击“从快速访问工具栏删除”，将其删除。 

　　打印前自动重算 

　　在编辑Word表格时，有时或许需要进行一些简单的计算。这项工作你可以使用“表格工具”的“布局”选项卡“数据”组中的“公式”来完成。与Excel能够在更改了单元格数据后自动重新计算结果不同，在更改了Word表格中的数据后，引用这些数据的单元格中的数值并不会自动计算并更新。这是因为Word中的“公式”是以域的形式存在于文档之中的，而Word并不会自动更新域，但我们可以设置让Word在打印前自动更新域，方法如下。 

　　Step1：在“文件”选项卡单击“选项”。 

　　Step2：单击“显示”，在“打印选项”标题下选中“打印前更新域”复选框（如图7）。 

　　Step3：击“确定”按钮。 

经过以上设置，在打印文档前，Word将会自动更新文档中所有的域，从而保证打印出最新的正确计算结果。