首先，要弄清情况，进入角色。讲话稿的内容是由会议的主题和讲话者的身份来决定的。因此,每写一份讲话稿,至少要弄清以下四个方面：一是了解会议的主旨，了解会议是在什么情况下召开的，会议的性质和议题是什么等，明确“什么事”；二是确定讲话者的身份。党委领导与行政领导不同，党委侧重于统一思想、出思路、用干部、提出组织保障等方面，行政侧重于具体的组织实施；
主要领导与分管领导不同，主要领导偏重于全局性、原则性的讲话，分管领导往往是贯彻、实施层面的多；党政领导与部门领导不同，党政领导主要是就面上工作作出部署、提出要求，部门领导更多的是就本系统、本行业作出具体的安排等，即明确“由谁讲”很重要。三是要考虑到听众的身份、背景情况、心理需求和接受习惯，即“谁来听”。对象不同，关注点不同，内容不同，要求不同。四是弄清会议的议程，包括近期是否开过相关的会议。是先讲还是后讲，是主报告还是总结讲话等。
会议的主题报告,要考虑到内容的全面性,着眼点是反映工作全局,它要求反映本系统、本单位的整体情况;要考虑到观点的集体性,它代表一级组织对整体工作的评价和部署。同时,还要考虑到工作的指导性,准确评价过去的工作,分析面临的形势任务,明确指导思想、奋斗目标,具体安排下级工作,指导和推动全局工作的开展。如果是补充性讲话,一定要注意它的补充性,不要重复别人的讲话,而是将他人没有讲过的、又非强调不可的意见说出来。
如果是会议总结讲话,要总结会议的收获,并依据讲话者的身份,就会议讨论情况和主题报告未涉及的内容进行阐述，对贯彻落实提出要求。如果近期开过相关的会议，讲话内容要与之相衔接、并有所发展、完善。即要明确“讲什么”。四个方面，实质上就是进入角色、换位思考的过程，解决的是在一定的场所讲最恰当、最应该讲的话的问题。“在什么山上唱什么歌”，“见什么人说什么话”，增强角色意识和针对性。许多讲话跑题，主要是对会议的目的、主题、性质、开法、对象把握不够、不准的问题。
其次，确立主题，提炼观点。讲话要有明确的目的和鲜明的主题，这是首要的问题。主题就是讲话的主要观点或中心思想。讲话最根本的要求，就是主旨鲜明，重点突出。一篇讲话成败，最根本的在于讲什么，在于是否深刻，是否闪烁着智慧的光芒，是否有较高的思想性，语言等都是其次。主题与内容不同，内容指的是“事”，主题是通过事所表述出的某种看法和主张。主题与问题不同，主题是对讲话中提出的主要问题所持有的观点及评价。主题是讲话内容思想性的集中体现。主题是讲话的灵魂和统帅，决定着材料的取舍、详略，决定着结构的划分与顺序，决定着标题的拟写。
对主题观点的要求有四点：一是正确。符合"两情"是最基本的要求。符合"上情"（符合党的路线方针和法律法规、政策规定以及上级的精神、领导意图），符合"下情"（即符合客观实际情况，符合规律、符合人民群众的利益）。二是集中。一般一篇讲话只有一个主题，文中若干观点都能集中概括为一个基本观点。观点要配套，在一篇讲话稿中先后阐述的多个观点要相互照应、相互配套，形成体系，具有内在的逻辑性，发挥"整体效应"，而不应该互不相应，甚至互相冲突。一般地说，以"板块式"构思的讲话，每一板块要有一个"中观点"，每一板块中的每一段落又要有一个"小观点"。
关于抓"机遇"的一段讲话，分设三个观点：⑴要站在时代的高度，认清机遇；⑵要有历史的责任感，珍惜机遇；⑶要以科学的态度，用好机遇。三个观点层层递进，一个比一个深入，形成了完整的体系。三是鲜明。毛泽东说过："我们必须坚持真理，而真理必须旗帜鲜明”。讲话中所阐述的观点，必须鲜明、尖锐，能一枪戳下马，有感召力、战斗力，不能吞吞吐吐、模棱两可，让人听了不痛不痒，甚至不得要领。四是深刻。就是要有较强的针对性和现实意义，有特色，有新意，能推陈出新，化腐朽为神奇，能把握事物的本质与规律。如何突出主旨概括为20个字“题目显旨，开宗明义，篇末点题，片言居要，一气贯通”。
第三、认真构思，理顺思路。一挥而就，落笔成章，是对秀才的赞语。好文章都是想出来的，都是苦思冥想的结果。“写”仅仅是“想”的外在表现，“想”是“写”的前提和基础。文章的水平，是由思想水平决定的。因此，接到任务，弄清来龙去脉之后，就要认真构思。构思就是对讲话的总体设计，也是确定讲话思路的过程。通过反复综合分析研究，最终形成文章的主题，选择要进入讲话的材料，确定讲话的布局安排；如何开头、结尾，讲几个内容，分几个部分，如何衔接过渡，如何前后呼应，先讲什么，后讲什么，哪是重点，哪是非重点等。
想稿的过程，就是酝酿准备的过程，是起草材料最重要的环节。否则，匆忙动手写稿，必然思路不清，写不下去。有的材料，粗看可以，但细看不行，主要是思路不流畅，一层层写什么，没逻辑。好的文章，层次上都有内在规律，或从大到小，或从虚到实，由外及里（剖析），一层接一层，环环相扣，条条有理。主线清楚,脉络畅通，红线贯穿、一气呵成是一篇讲话成败的关键。构思巧妙，讲话就成功了一半。这个环节是最事半功倍的。
第四，围绕主题，精心选材。有些讲话套话连篇，空洞无物，假大空，从根本上说是掌握和使用有价值的材料少的缘故。材料关键靠平时收集和积累，韩信将兵，多多益善，这样才能左右逢源，游刃有余。材料主要来源于两个方面，一是精神依据，主要是路线方针政策、法律法规及上级的文件规定等；二是事实情况，包括直接发生、发现、总结概括的事实情况，也包括间接转引的事例、典故、数字、经验、成果等。聚材要做到“多”和“广”，用才要体现“严”与“精”。当确定了讲话主题和大的框架后，要围绕主题选择最能阐明观点的材料。选择材料要做到“四性”：一是材料的主题性。
所有的材料都必须服从和服务于主题这个中心，以是否能为中心服务作为取舍标准。凡是与主题关系密切，能有力地说明、烘托、突出主题的就选用，力求材料与观点的统一，这是首要原则。二是材料的可靠性，包括真实性和准确性两方面。真实多是从大处体现质的规定性上，准确则多是从细处要求材料的恰如其分。人物、事实、细节、引文等都应经得起检验和推敲。尽量少用“大约”、“左右”、“基本”、“可能是”、“很久以前”等模糊语言。真实性是讲话的生命，对材料要认真核实。三是材料的典型性。通过个别反映一般，通过典型反映共性，是选材的重要原则，多选最典型、最有代表性的，这样才能恰如其分地表达观点，才最有说服力。“一具体就深入”。最能体现事物的总体本质特征，且能预示发展方向的材料，就是最有代表性的材料。四是材料的新颖性。只有新颖、生动的材料，才能引起听者的兴趣和共鸣。讲新话、新事情、新现象、新矛盾、新思路、新经验等，永远讲新话。
总体的要求是，对表现主题的骨干材料宜详，次要材料宜略；对新材料宜详，众所周知的宜略；最能体现特征的宜详，一般化的宜略，详略得当，主题突出，力争用最少的字反映最丰富、最深刻的内容。“实则详，虚则略；新则详，旧则略；特点详，一般略；点则详，面则略。”
在应用技巧上，注意用理论、语录和中央指示要少而精，不要代替自己的阐述；用各种事例要选用最能说明观点的最典型的事例，要用得贴切，不要以此冲淡了观点；用典故、比喻、古语及群众语言，要用得自然，恰如其分，不要勉强、生硬。用数据不在于多，关键是数据选择得当，要能说明问题。对交待过多、议论过多的无关的描述、罗嗦的废话、空话，要一律删除，力争用最少的语言，反映最丰富、最深刻的内涵。
第五，拟定提纲，布局谋篇。这仍是一个进一步思考谋篇的过程。通过撰写可以认真研究和推敲讲话主题是否正确，思路是否合适，材料是否妥帖，层次结构是否合理，详略是否得当等。特别是对文章篇章结构的谋划。详细的提纲，要求列出详细的纲目，包括文章的转承启合，实质上就是一篇讲话的缩影。这四个步骤做好了，材料基本就成了。
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