~这是成长印记第332篇日记~
很荣幸参与组织了祥生集团2018年总结暨2019年经营管理工作会议，类似的会议，以前的工作经历中，我所在部门更多只是负责部分材料内容的制作，整个流程以办公室主导为主，但这次我们是运营主导整个会议流程，所以我觉得挺有总结复盘的意义。下文可能比较枯燥，我会记录比较多细节，方便指导日后操作。
【会议筹备】
1、会议通知确认
这种大型会议，会议时间、会议地点、会场预定、酒店预定等都要提前沟通，早作准备。
会议通知、议程拟定，其中里面的会议议程是重点，要和高层领导作沟通，确定汇报主题和汇报责任部门责任人。一般来说会有整体公司的年度总结与下年度计划。再到各个业务条线的年度总结和下年度计划。祥生集团板块蛮多的，有地产总结报告，地产还细分各个业务条线总结报告（如财务资金、营销、成本产品、工程等，具体看领导想选哪几个重要业务模块）；还有建设、物业、酒店。地产模块还有各个地区公司汇报。通知确定后就要发文，确定参会名单，预通知准备会议材料。
年度经营会议主题，这类大型会议都会有会议主题，我们今年主题是“提质、增效、创未来”。
2、会议材料收集
会议材料的制作和收集时间周期长，可以说不到最后一刻，都存在变数。
① 会议模板制作与下发：一般来说，高管的汇报内容不会限定框架与模板，都会有比较创新的内容。下属地区公司的汇报，更多的是对上一年度的经营总结，不足与反思，和下半年的工作计划。有的可能只给个内容大纲，有的为了统一风格，会直接下发模板，那么模板就要提前做好准备，预留下属公司制定PPT的时间。一般下属公司更加突出的经营目标达成，包括销售、回款、计划运营、工程品质、拓展拿地、成本管控、资金管控、团队建设等方面。
② 会议材料的收集与审核：涉及众多的材料，需要做好分工，责任到部门和人，这样才能保证资料收集及时，审核到位。一般来说公司高管的材料会安排总裁办来编制、收集，各条线提供素材。大领导们的发言稿也有总裁办负责。这次我们运营负责的是地区公司的汇报PPT收集与审核。
③ 目标责任状：年会上签订责任状是很重要的一个环节。责任状的各项指标确定，也就是来年经营目标的确立，这是一个系统工程。年底这几个月基本都在为这个忙活，一是2018年经营指标总结与统计，二就是基于2018年的完成情况，盘点2019年的经营目标。其中的大头就是供销回，盘点可售货值（包括库存和预计可新增货值），制定销售与回款指标。再根据现有货值，推算出想要达成更高销售目标需要拓展的货值。当然这个拿地货值又与当年的利润、现金流密切相关。所以，现有货值的供销回经营计划是第一步，接着又做了来年的全面预算，全面盘点来年的销售、回款、费用预算，现金流与利润，通过全面预算确立各项目的经营指标。
今年的经营指标简直是到了开会前最后一天才最终确定，数据来回审核校对，确保万无一失。责任状封面是可以提前定制的，封面主题就是经营会议的主题，责任状里面的内容是直接用excel做好模板，数据确定后，填入数据、校对、打印，再装进去的。责任状要和地区公司汇报PPT要仔细核对，确保经营数据对应。
④ 除了收集各汇报材料以外，还需要做好【会议背景图】、【会议议程PPT】、【会场音乐】。会议背景图蛮重要的，需要请策划精心制作一下比较好。会议音乐要考虑到会前、会后、会间休息用，签责任状用。这次我们用的音乐比较简单，责任状用的音乐比较激进、鼓励人心，其他时间都是用的同一个音乐，比较舒缓。
⑤ 发言稿。这次主持会议是我们部门老大（可帅了），需要提前准备好主持稿。其他领导的发言稿是其他相关责任人准备的，比如董事长的大会总结与展望发言稿是总裁办准备的。
3、汇报顺序、座位表与席卡：汇报顺序和座位表是个很重要的事情，弄不好容易犯政治错误，所以一定要让领导再次确认。席卡设计也需要让领导确认。当然这些工作一般都是其他部门负责。
【会场布置】
1、外场布置。外场搭建，包括展示墙，体现公司企业文化、发展历程、主题词，指引牌等。现场安保、礼仪，如签到处、合影区、过道、入口等。这个是行政主导做好的，具体没参与。
2、内场布置及会前准备。这项工作真的蛮多的，我们提前一晚来到酒店筹备，主要有这些工作：
① 布置会场。舞台搭建，卫生打扫，整理桌椅，讲台与鲜花摆放、茶水纸笔摆放。行政座位表，席卡提前设计，现场摆放。信息化在调音响设备、话筒、LED屏、LED总控等。
② 材料试播放。
我们部门主要是试播放材料，包括背景、每个ppt的颜色、显示、播放、声音等都要逐一确认。这里有很多细节只有在真正播放和走场时才能发现。
比如，一开始显示屏色彩很刺眼，ppt电脑屏幕看着挺舒适，到了大屏幕就极其刺眼，要调整色彩。ppt播放过程中发现背景图片的时间搞错了，写成了2018，原来是版本用错了，字很小，不经意还真是看不出来，但如果没发现那就闹笑话了。还发现几个汇报人之间重叠的ppt内容有对不齐。材料因为修改的版本太多了，最怕的就是版本搞乱了，很容易搞混出错，每份材料仔细核对。有的还有特殊字体、动画，可能需要安装插件，换台电脑就播放不出来。也担心电脑用着用着突然中断坏了，所以这次我们是两台电脑备份同步播放，万一其中一台出问题，迅速切换另外一台。这种大场合真的容不得半点马虎出错，一个小细节出错也是很麻烦。
翻页笔、话筒、录音笔试用，注意放新电池，别临时用没电了。
③ 责任状签署走场
这次上台签署责任状的单位很多，签责任状的顺序、上台人员的提醒、准备与上台顺序，礼仪安排、走步位置、责任状的传递与回收、摄影师拍照等都要考虑周到，责任状不要搞混，等等这些细节都要考虑周全。
这次我们安排了4个礼仪，两个站在舞台两边，两个站在舞台中间签署责任状的座位旁边，两边负责场上责任状传递到舞台中央的礼仪，舞台中央的礼仪就在领导旁边，不太走动，因为需要站位拍照，只需把责任状拿给领导以及打开提醒交换签字。台下自己部门的人负责分发责任状给礼仪并回收。礼仪全部是对称，两边上两边下。
这个流程我们走场了好几次，看似简单，要做到整齐不乱，提前走场还真是很重要，所以这一次效果特别好。
④ 摄影与速记：安排好摄影师，摄影师也应该提前看看站位，方便现场拍照。这次还安排了速记，方便及时发布纪要和通讯稿。
【后勤保障】餐饮安排、指引，宴席安排，接驳车辆、停车位，酒水、菜单、茶叶、医疗用品等。
【会议现场】
会前准备的再充分，等真正上场时还是可能会出现小问题。之前看别人作会务，觉得蛮简单的，这次现场让我候补播放材料，感受就完全不一样了，我一开始竟然有点小紧张，担心万一真的出现了突发状况，自己能不能马上应对解决，所有步骤、流程、设备使用是否十分熟练。
这次我们就出现了一个小意外，音乐上午播放了，下午播放音乐时，我不知道酷狗音乐软件关掉了，我以为还是像上午一样直接点开即可，谁知一点，酷狗弹出来【哈喽，酷狗】，好在是会前，而且一响，我马上关掉了，不然真是尴尬极了。
所以，建议会议的材料一定要单独放在桌面，其他无关都不要放在桌上，比如微信等，万一弹出来出现对话框就不雅了。音乐也最好做成独立的，无关的音乐删掉，万一点错了，点到不宜播放的音乐就麻烦了。还有一点就是，播放有声音的东西之前，一定要先把声音关掉，这样就可以防止误操作。
【总结】
一场大型会议，需要考虑的细节众多，需要细化每个流程步骤，既要有统领全局，还需要责任到人，每个人知道自己需要做哪些，不然带再多人，大家也只能扎堆不知道自己要做什么。从另外一方面讲，我们不要等别人来安排，需要自己主动补位，主动思考能为团队做些什么。
需要准备的设备、资料尽量提前准备齐全，不要临到会场再来改动或补充，不便利且容易出错。比如，议程、座位表、发言稿、签订责任状顺序等，应该提前多打印几份，不要到场了再到处找打印机。还是我们老大考虑周到，叫我们带了打印机、A4纸，没想到还真是用了好多次。
这一次会议非常顺利、成功圆满，所有的努力与付出都值得。
最后放几张年会照片，这几个月工作非常开心，部门氛围超级好，希望公司和部门2019年更上一层楼。
再放几张年会现场照片：
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