在我们调查过的 2000 多名职业人士中 ,有 78%的人都承认 : 寻找电邮和文件又费时、又费心。
我们通常习惯把电邮放在收件箱、存储文件夹里 , 把文件扔在“我的文档”中 , 把链接放在“我的收藏夹”里 , 几个系统各行其是 , 谁也没时间做归档整理这件事 , 以至于扔到里面的东西好像蒸发了一样 ! 很显然 , 你花在寻找文件上的时间和精力至少有一半是可以节省下来的。
多数职业人士关心的都是他们存了“什么”东西 , 而不是“怎样”存东西。结果积压了一大堆难题 ,使电邮和文档越来越难找要是早点儿花时间设计出一个好点儿的系统就好了。现在 ,你有了这个系统——COTA@。
那么什么是COTA@呢 ?
我帮助过很多人组织他们的电邮和文档 ,好让他们快速地存档并找到自己需要的内容。这些人来自规模不同的公司 , 从事五花八门的工作。然而通过观察他们的存档习惯 , 我发现 , 只要设置下面四个一级文件夹 , 就能够涵盖你所有的工作信息。
COTA 文件夹 包含的信息内容
1. Clients 客户你的团队的内部或外部客户
2. Output 成果你的团队的产品和服务
3. Teams 团队你的团队
4. Admin 管理你的非核心工作任务
团队 :回忆一下过去 10 年你所做的工作吧 ,有没有工作不属于团队呢 ? 在商业世界里 , 团队是一个永恒的组织形式 , 所以这是一个有用的文件夹 , 可以储存所有和团队相关的信息。
成果 :一个工作团队一定要产出一些有价值的东西 , 否则这个团队很快就会被解散。所以说 ,“成果”也是一个有用的文件夹。
客户 :如果你做的每项工作都可以归结为“某个团队提供某项成果”, 那么是不是总有一群人在接受你们团队的成果呢 ? 生产出没人需要的东西毫无意义。所以说“客户”也永恒存在。
管理 :管理工作永远难以逃避 !
因为电脑默认的是字母排序 , 所以我在文件夹的名字前加上数字 , 这样电脑会按我设定的数字自动排序 , 文件夹的顺序就更合理了。把“客户”排到第一位 , 是因为我发现按重要性排更好。把“管理”放在第四位 , 是因为它虽然也很重要,但不是最紧急的。
如果一个文件可以并入两个文件夹 , 那么该怎么办呢 ? 比如我为研发部特别设计的一个效率提升项目 , 那么它是应该被收进“成果”文件夹下面的“效率提升项目”, 还是应该被收进“客户”下面的“研发部”呢 ?
我们可以为这种情况设定一个统一原则 ,即出现这种情况时 , 只要用COTA 文件夹的顺序来决定文件归属就行了。所以 , 一个文件如果既可以进入“客户”, 又可以进入“成果”, 那就把它放进“客户”, 因为“客户”在 COTA 里的顺序靠前。
利用这种方法 , 我们就可以把我们的邮件 ,甚至文件和网络链接用同一方法归档 , 收纳到一个个精心设计的抽屉里去。当然 , 接下来 , 我们还要不停地完善这些抽屉 , 我们下期见 !
作者简介：
Michael Song：Cohesive Knowledge Solution(CKS) 公司创始人和首席执行官。CKS 是一家电邮技巧培训公司 , 向顾客提供关于电邮效率和电邮礼仪的培训讲座 ,客户包括惠普、诺华、第一资本金融公司等。他及公司另外两位专家所著的《仓鼠革命——如何管理好你的电子邮件 , 在你被它控制以前》一书已于今年 2 月由电子工业出版社出版。
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