让听众被演讲吸引的要紧事

做简报学演讲专栏：第六讲

让听众被演讲吸引的要紧事

想像一下，你正把被一间公司录取的事情告诉你最好的朋友，然后你发现他开始没在听你说话，甚至拿起iPhone看起e-mail来……

这时候你还会继续说吗？不会吧。

在商业简报中，大多数的人会继续滔滔不绝，即使已经发现台下的人根本没把注意力放在你的简报上。为什么在简报的时候，我们不会做些不同的反应？

理由有两个。

第一，多数的简报者忙于盯着自己的投影片看，根本就忽略听众已经没在听。第二，许多做简报的商务人士，发现底下的人开始不听简报，却不知如何是好，只好继续一直说个不停──他们觉得，说个不停是他们的责任。

过去两年，我们的公司对150名来自不同国籍、不同产业的商务人士进行调查，发现有超过70％的商业简报无法让底下的听众满足。为什么这些平常很擅于交际对话的商务人士，却无法做好一个简报？

首先，他们错把简报当成「演讲」。我自己的工作，涉及了不同形式的商务简报；我可以告诉你，我的简报不是演讲。有时，我受邀到大学或是研讨会上说话，我的确是在演讲；但大多数时候，我进行的是简报。这两者有极大的差异。

演讲是政治家做的事情，演讲是某专家针对他专业的领域分享知识。举例来说，上星期，我以「为何多数教育训练失败了？公司又该如何因应？」为题进行演讲，这个题目是我的专业，在这个领域我已经被训练、指导了超过二十年，我写了十二本关于商业沟通的书，我的专业允许我进行一场演讲。

所以，除非你是被邀请去演讲你的专业知识，否则你不应该让你的商业简报变成一场演讲，那会对你的听众传递错误的讯号，接着他们便以「不听话」来回应你。

多数情况下，在工作场合中使用PowerPoints投影片时，我们都是在进行简报，而非演讲。在一场简报中，你对你的听众说话，就如同在跟你的朋友说话一般。假设你正在更新月销售业绩的进度，你可以用一个问题当做简报的开场白：你们觉得，我们的业绩比上一次月报成长还是衰退？你们能猜猜看，或是给一个预估值吗？

第二，即使是在一场演讲中，演讲者都努力地把目光对着台下的听众。看看美国总统欧巴马是怎么做的。然而，在许多商业简报中，简报者和听众毫无眼神接触，他就是忙着看他的投影片。稍微想像一下，一个专业的商务人士，对着一群专业的商务人士，「读」出一大串资讯，这景象有多奇怪。我的意思是，台下的每一个人，也都识字吧！我们怎么可以让听众感到这么无聊，这很不尊重他们。

这就带到我最后一个重点。多数商务人士把投影片当成word档，他们把所有的资讯都放到投影片上，搞得好像在写一篇文章。

一个简报不是一篇文章，文章是我必须把完整的句子写下来，因为我们不是面对面坐着，所以才需要把每件事情完整纪录下来，以确保你完全了解我的意思。

如果我要进行一场简报，我会需要三张投影片，我会用各一张照片，来代表我要表达的三个重点，而且不会在投影片上放任何一个字，更不会把那些字读给你听──即使我有时候的确是放了少许的字上去。

我会「对你说话」，我会把你拉进我的「对话框」中，我会与你一起想出让你变成一个更好的简报者的方法。

为什么有许多的商务人士把投影片变成好像一本书的内页？在过去，人们依赖文字沟通；但是现在，我们却是透过照片、图表和影片来沟通。

总结来说，如果我们想要让听众们印象深刻、受影响甚至被启发，就必须不把简报当成演讲，而是要把简报当做是一场对话。其次，要注意我们已经进入数位化的现实，使用的是照片、图表和影片，而不只是一本书上的文字。当我们的投影片上不再出现密密麻麻的字，我们就被逼得要面向观众，对着他们说话──这才让我们的简报变得更有效了！