Hi，我是秋小叶~
大家都觉 Word 很简单，不过就是打打字，但到了毕业写论文，工作写方案、做策划的时候，还是被折腾得够呛！
Word 使用不当会有什么样的结果？下面两个真实故事，让人感同身受。
最近，获悉 2 个悲伤的故事，都和 Word 使用不当有关，今天分享给大家解决方案，下次你要遇上，可千万要记得用！
我这有一份文档，里边有好多好多图表，有什么办法可以自动给每一个图表都加上编号？我已经手工加了几页，可是还有上百个，后面实在不敢想……
好家伙，洋洋洒洒几万字，竟然连章节标题都是手工输入的，不用样式，不用题注。前期准备不做足，你不加班谁加班呢？
碰到这样的问题怎么办？老老实实做以下几个步骤：
❶ 梳理章节结构和层级
❷ 设置多级列表并关联标题样式
❸ 将手工设置的标题格式全部修改为标题样式
❹ 在图表下方插入题注，然后复制粘贴到全部图表下
❺ 全选整个文档，更新域，就能批量解决
格式不统一，汇总难度大
还一位，在集团公司做行政工作的妹子，要汇编各项制度文件。这项工作没办法独自完成，必须分包给各业务口的相关人员撰写输出，最终汇总到她那。
她只需要做汇编工作，她也知道批量合并文件的方法。按说，应该是比较轻松的活。可是，有一天，她火急火燎的跑来求助：
老师老师，我要把大家交上来的 Word 文档合并到一起。可是，大家的文档格式都不一样，有些编号还连不上。怎么办？
我让她发个截图看看，好嘛，真的是五花八门。由于每个人的编号习惯不一样，即使是同一个人写的编号，也有前后不一致的情况，比如同样是第一节的第一点，就有以下不同写法：
1.1 1、1 1-1 1.1. 1.1、
真坑啊 ~
十几万字，几百页的文档，一个人默默手工调整可以改到吐血。
为了能够批量化的查找同一个级别的标题，然后一次性替换样式。我尝试帮她写了条正则表达式，用于 Word 替换某一个级别的标题，一替换，发现光这一个级别就有 495 条编号，你们可以随便感受一下：
这还只是其中一条替换规则，别说让她自己完成，就是要我把替换规则全写出来，我自己都怕啊。
如果是你，你会怎么办？
后来，我给她的建议是，定义一个标准格式的文档。然后召集大家，按照新的标准格式要求，重新调整。
为了让后期合成更加方便，必须要做几项工作：
❶ 按章节分工，有连续的章节就用一个 Word 文档，并且统一命名格式，例如：
第 1 章 李xx
第 2-3 章 张xx
第 4 章 李xx
❷ 定一个标准格式文档，设置好多级编号和标题样式
❸ 开个小会，说明这个标准文档，修改编号和格式超级简单，只要点击套用就好
之所以会出现现在的混乱局面，全是因为在立项时就没有定义一个标准，这恰恰是一个组织者应该干的活。
不提前规划是要吃大亏的！
事前不规划，事后是要吃大亏的！
Word 排版最难的，就是那些很长的文档。只要眼观全局，开始动手前就做好结构整理和文档样式规划就能高效许多！
事实上，在 Word 里有很多很多自动化的排版方式。即使后期要修改格式，有大把工具帮你批量完成。
总做低水平重复的工作，很可能是因为我们没有潜下心钻研。
同样一件小事，别人用1小时完成，你只用 1 分钟，就能在职场中脱颖而出。Word 值得你花精力好好学习。
今日互动
工作中你还被哪些难题折磨过？
快来留言区和小伙伴们一起吐槽！
作者：顾建，「和秋叶一起学Word」课程老师，同名图书作者。
联系客服
