律师完美发送电子邮件的操作指引

文/王荣洲

    律师，特别是非诉律师，每天上班第一件事就是打开电脑收发一下电子邮件；下班前也得看一下有没有需要紧急处理的电子邮件；甚至在平时、下班后、假期都会强迫式的时不时看下手机是否有需要处理的电子邮件。电子邮件已经成为律师最重要的一种工作沟通工具，人人都在用，不代表人人都会用，那怎样才能用好电子邮件？电子邮件作为一种书面沟通形式，它有语言沟通所无法达到的效果，怎样才能与语言沟通形成有效互补？收发电子邮件到底有哪些注意事项？
    1.电子邮件沟通的好处
    喜欢给你发邮件的人一般都是有点城府的，因为电子邮件沟通与言语沟通的差异性，导致通过电子邮件沟通有它的优势。
    1.1降低执业风险
    因为电话沟通或当面沟通的即时性导致很容易出错，从而暴露自己的短板，但通过电子邮件沟通可以字斟句酌，有充分的时间来准备，这样出来的法律意见必然更趋向完美。
    实务中常见的情形有：跟客户电话或当面沟通完了，再将相关内容予以完善通过电子邮件的形式予以确认；相关事实与证据在不能当面笔录确认的情形下，让客户将相关事实用电子邮件的形式予以确认等等。律师和客户的来往电子邮件作为证据予以保存，相比电话沟通或当面沟通的口说无凭，电子邮件沟通无疑能降低律师执业的风险。
    1.2提高沟通效率
    通过电子邮件的方式，你可以把你的法律意见、方案全面的表达出来，可以使其条理更清晰，这样客户更容易看明白，从而避免低效的反复沟通，因此提高沟通的效率。还有当与客户当面沟通效果不佳时，可以采用迂回的战术，采用电子邮件的形式来沟通。在客户冷静的情形下，客户更可能客观，全面的听取你的意见，从而提高沟通的效率。
    1.3彰显专业水准
    律师作为专业人士，就得在客户面前要展示你的专业水准，专业就是要让客户感受到你不同于常人的地方，客户已经领略了你的口才，也得让客户见识一下你的书面沟通能力。电子邮件就是一种书面沟通的形式，要让客户通过电子邮件感受到你的专业，你的条理清晰，你的逻辑严谨，你的论证充分，甚至你发送电子邮件的形式和态度都不同于常人。但这也是一把双刃剑，你得要确保这是你露脸的机会，而不是露屁股的机会。
    2.电子邮件的组成部分
    一封完整的电子邮件是由诸多部分组成的，一个部分出错，整体印象就会打折扣，甚至带来法律风险，所以每一部分都要做到严谨，规范。
    2.1发件人
    发件人顾名思义就是发送电子邮件的人。这里主要谈一下律师的邮箱选择问题。很多律所都有自己的企业邮箱，企业邮箱有很多好处，如：以律所邮箱跟客户联系，可以起到律所品牌推广效应。同时，以整齐划一的律所邮箱对外交流会给人以规模化及专业化的感觉。并且律所统一的邮箱也便于律所管理。
    实务中，律师对外交流的邮箱应当是商务邮箱，它不同于私人邮箱，私人邮箱可以根据自己的喜好起各式各样的用户名，但商务邮箱用户名最重要的原则就是简单、易记、严肃。律师邮箱一般可设计为：律师姓名第一个字母的简拼+lawyer+@主机名+域名。如：王荣洲律师的商务邮箱可以设计成：wrzlawyer@主机名.域名。
    2.2收件人
    收件人是指接收电子邮件，需要对电子邮件内容予以回复或采取行动的人。因为律师跟客户之间的来往电子邮件都是需要保密的，所以事先一定要跟客户确认好到底哪些人需要知道电子邮件的内容并对电子邮件内容作出响应，其他人不得作为收件人。
    实务中，收件人一般都是客户派来和律师对接，具体干事的人，如：企业的法务、HR、办公室的人，也有可能是经理，甚至老板。当收件人为多人时，要注意一下礼仪，遵循一定的规则，如：按照部门来排列，同一部门的按职位等级从高到低来排序；或者按照客户与律师对接人员重用性来排序。总之适当的规则有助于提升你的形象！
    2.3抄送人
    抄送人是指需要知道电子邮件的内容，但无须对电子邮件内容作出回复的人。在抄送方式中，收件人是知道发件人把该邮件抄送给了哪些人的。如果抄送人对电子邮件内容有意见的也可以作出回复，但抄送人并无回复的义务。
    实务中，抄送人一般为客户的经理，甚至老板，虽然他们可能根本不会看，但这种“以资证明”的行为是必不可少的，这样操作能使律师的劳动有形化，让老板知道你律师是在干活的。律师事先也一定要跟客户确认好，律师发送的电子邮件需要抄送给谁。律师不要自作主张确定邮件抄送人，因为收件人，也就是客户具体承办人员可能并不希望律师将电子邮件直接抄送给老板，他可能更愿意亲自向老板汇报，从而彰显自己在老板面前的价值。实务中如果还有其他承办律师，或主管律师的，还需要将电子邮件抄送给他们，因为他们是需要了解此电子邮件内容的人。
    2.4密送人
    密送人是指发件人想把邮件发送给他∕她，但又不想被收件人和抄送人知道的人。在密送的情形下，只有发件人知道密送人，收件人和抄送人都不知道密送人，但密送人知道收件人和抄送人，但不知道这封电子邮件同时又密送给了谁。如果密送人选择回复全部的时候，收件人和抄送人就会知道密送人的存在。
    实务中，律师在给客户发送电子邮件时，不建议使用密送，事先跟客户确认好电子邮件需要发送给谁，抄送给谁即可，完全没有必要将邮件密送给谁。如果你将电子邮件密送给了老板，下面这些接受电子邮件的具体承办人员会怎么看你律师。律师在给客户提供法律服务时，不可参与到客户的办公室政治中去，如果你不想让别人知道电子邮件同时还发送给了谁，不是选择密送，而是根本就不要发送。
    2.5邮件的主题
    邮件的主题就是邮件的题目，一般都是你发送邮件正文核心思想的提炼。邮件的主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让接受者迅速了解邮件的内容并判断其重要性。你在编写邮件主题时，一定要先回答：你的邮件题目是否简练、易懂？是否反应了邮件正文的主旨？邮件题目的编写是否有利于客户分类归档。
    实务中，律师在发送电子邮件时一定要有主题，主题绝不能为空。你要是发送了空主题的电子邮件给客户，客户会怎么评价你？邮件的主题一定要简练，不能把邮件正文内容写在主题中，除非只有简单的一句话。邮件主题的内容要与邮件正文的内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮件时，一般不要直接回复或转发，而是要根据电子邮件内容重新修改主题。邮件的主题一定要便于客户分类归档，如《股权转让协议（某某公司2014.4.10初稿）》。如果邮件很紧急，也可以在主题后加上“请加急处理”、“请三天内予以回复”等这样的内容。
    2.6邮件的主文
    邮件主文是邮件的核心部分，一般由致送单位、正文、落款组成。
    2.6.1致送单位
    邮件的致送单位也就是邮件的称呼，表明邮件是发给谁的。致送单位的对象是邮件的收件人，而不是抄送人或密送人。邮件的开头称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮件是面向你的，要求其给出必要的回应。
    实务中，邮件一定要有称呼，不能上来就是正文，而且称呼要恰当，毕竟律师和客户之间的邮件属于商务邮件不是私人邮件。如：“致：某某先生/女士”；如果对方有职务的，可按职务尊称对方“致：某某经理”、“致：某某总”等等，这些都是比较简洁、规范的称呼。特别注意不能把人名写错，写错人名给人的感觉是极不尊重对方。
    2.6.2邮件的正文
    邮件的正文一般表述的是邮件附件的核心内容。律师要能够将邮件附件的内容以简洁、易懂、有条理的形式告知客户。律师在给客户服务时要有把复杂问题简单化的能力。老板通常没时间，也没兴趣看你那冗长的法律文书，所以律师得具备简洁文字表达能力。邮件的正文具体要注意以下几点：
   （1）简明扼要
    法律服务是专业服务，客户并不能完全理解律师提供的法律意见，客户聘请律师就是要让律师代替自己的大脑来行事的，很多时候他并不想费脑筋去理解你提供法律意见的具体内容。如果客户看到你发给他的邮件正文黑压压的大段大段的文字，会感觉很晕，也没什么兴趣看下去，所以邮件的正文一定要简明扼要表达你要告诉客户的信息，如果具体内容确实很多，正文应当只作简单的摘要说明，然后以单独文档的形式作为邮件附件进行详细说明。
   （2）通俗易懂
    法言法语属于专业语言，有些意思只有通过法言法语才能精确表达，所以用法言法语能够显示法律意见的专业性和严谨性，从而确保法律意见的安全性。但客户对于法言法语并不甚了解，如果客户看到邮件正文都是用法言法语来表达的，客户并无多大兴趣读下去，所以邮件正文尽量用通俗易懂的语言来表达，如果客户真的想详细的了解法律意见的具体内容，可以详细看邮件的附件，邮件的附件是律师提供法律意见的详细内容，而且是用规范的法言法语表达的。
   （3）条理清晰
    条理清晰了，客户就有看下去的兴趣，要不然你上来就是整段整段的文字，连个主题也没有，怎么看。邮件的正文永远都要以1、2、3的形式表达，每个段落的主题词或主题句要放在最前面表达，让客户一目了然。以1、2、3的形式来表达，能够做到逻辑严谨，不容易有所遗漏。要保持每个段落简短不冗长，没人有时间，有兴趣仔细看你那连段都没分的长篇大论。
   （4）表达完整
    律师需要向客户反馈的信息，最好在一个邮件中表达清楚，不要因同一问题连续发“补充”或者“修订”之类多封邮件，这样客户会很反感。客户会认为律师考虑问题很不全面，一个问题多封邮件来表达就是不专业的表现。这个问题是完全能够避免的，因为你是发邮件，而不是电话或当面解答，你是有足够的时间来思考，来准备的。
   （5）重要信息提示
    邮件正文表达的是邮件附件的核心内容，但邮件正文中反映的信息也是有主次之分的，那些特别重要的信息，为了便于客户阅读、提示客户重视，可以用粗体、颜色字体、加大字号等形式予以提示。合理的提示是完全必要的，但过多的提示则会让客户抓不住重点，反而影响阅度。
    2.6.3邮件的落款
    落款主要包括署名和日期两部分。署名直接写成某某某律师即可，署名就是告诉接受人这邮件是谁发的。你发一个邮件，连署名都没有，对方收到邮件时还得去猜测“这是谁啊”，那可就太糟糕了。日期就是告知发送邮件的日期。一般邮箱都有自动“添加日期”功能。日期规范的写法如：2014年4月20日，2014-04-20，2014.04.20等等，日期之间加“、”号的是最常见的不规范的写法。
    2.6.4邮件的电子签名
    邮箱都有电子签名功能，该功能主要用于个性化签名，就是预先在邮箱中设定好邮件落款处的签名内容，每次发送邮件时自动生成电子签名内容，这样就不用每次都得重新输入同一落款内容。
    电子签名内容不宜过多，对于律师来说主要包括：律师姓名、律师所在的律师事务所、联系地址、联系电话、邮箱信息等等，也可以根据需要增加其他你想让客户了解的信息，如：律师事务所网站，你的个人网站、你的博客或微博信息等等。试想一下对方收到你的邮件，你却没有留联系电话，对方想联系你，还要去翻通讯录，得多麻烦。
    2.7邮件的免责声明
    你收到律师的邮件往往都有一段免责声明，一般都是作为固定格式放在电子签名中显示的。这些免责声明通常出现在正文内容之后，措辞谨慎，而且带有明显的警告意味。免责声明的通常内容如：提醒收件人邮件中所给出的避税建议不可用于逃税；或是发件人的个人看法不代表其所供职机构的看法；又或是邮件的内容是保密信息，收件人非指定收件人时应当将其传回发件人，同时删除邮件等等。
    这些免责声明是否具有法律效力？许多免责声明，尤其是诸如“这是机密，请不要转发，请立即删除并返回给发件人”之类，它们仅仅是单方意思表示，与误接受邮件的人之间并没有任何事先约定，因此对于误接受邮件的人并不具备强制性。
    既然免责声明没有法律效力，那律师为什么还都在用？免责声明没有法律效力，但丝毫不代表免责声明没有任何效果。1.能督促对方履行保密协议。律师的职业特性要求他们必须保护客户的隐私。这意味着如果双方都能互相提醒邮件内容需要保密，那他们多少也会遵守一下免责声明中的保密协议。2.体现规范性。律师事务所一般都会要求律师在发送电子邮件时附上免责声明，如果有律师不这样做，会被认为不够规范，缺乏职业道德。
    2.8邮件附件
    邮件附件是指随同邮件主文发送的相关文件。邮件附件的核心意思已经在邮件主文中有所体现，邮件附件一般都是详细的法律意见、方案、材料等。律师在发送邮件附件时有哪些注意事项？
    2.8.1要在主文中有所提示
    发送给客户的邮件如果有附件的，一定要在邮件主文中提示客户注意查收邮件附件。提示的信息要包括附件的份数以及附件的名称。
    2.8.2要起一个有意义，便于归档的名称
    邮件附件一定要起一个能够表达附件主要意思的名称，而且该名称的编制格式要便于客户归档。
    2.8.3附件的个数不易过多
    如果以单个文档或图片等形式发送的，一次发送附件的个数不易超过4个，超过4个就显得有点乱，如果附件个数超过4个的就把相关文档或图片等打包在一个文件夹中以压缩文件的形式发送。
    2.8.4不能有所遗漏
    发送一个没有附件的邮件，或主文中提示有附件的，但发送的时候有所遗留，这些错误都能够弥补，但会给客户造成不专业、不谨慎的印象，所以在发送之前一定要仔细核对，是否包括了全部的附件，是否发送了正确的版本。
    3.邮件的回复
    邮件的收件人是需要对邮件作出响应的，所以邮件的收件人是需要回复邮件的，但邮件的抄送人和密送人是不需要回复邮件的。邮件的回复可绝不是直接点击“回复”或“回复全部”那么小儿科。律师在回复邮件时到底有哪些注意事项？
    3.1回复邮件要有新的主题
    如果直接点击“回复”会出现，RE:原主题；或回复：原主题，这样就不能体现你回复内容的主题，所以在回复客户邮件时，尽量不要直接点击“回复”，而是要根据你回复邮件的内容编制新的主题予以回复，这样客户就能一目了然的理解你回复邮件的主题了。
    3.2确定收件人的范围
    如果直接点击“回复”，那邮件只回复给发件人，如果点击“回复全部”，则邮件不但回复给发件人，还回复给抄送人。轻易不要点击“回复全部”，因为并不是每个抄送人都有必要了解你回复的内容，所以事先一定要跟发件人确认好是否有必要连抄送人一起回复。
    3.3及时回复
    收到客户的邮件，应当及时和客户联系确认该邮件的需要在多长时间内予以回复。一般情况下，重要邮件，即刻回复是最好的；回复一般邮件最好是秉承“不过夜原则”，即客户的邮件当天就得有回复，这样客户第二天就能收到。客户既然发邮件给律师，当然希望律师能及时回复，你回复的越晚，客户越可能抱怨。如果事情复杂，你无法及时确切回复的，那至少应该及时的回复说“您的邮件已知悉，正在处理中，一旦有结果就会及时回复”之类的答复，不要让客户苦苦等待。记住：及时回复，哪怕只是确认收到了邮件，这也是律师敬业的工作表现。
    3.4选择好回复的时间
    和律师对接的一般都是客户下面具体的办事人员，律师回复的邮件一般都是要抄送给老板的，所以当老板看到律师回复的邮件时，当然希望具体的办事人员尽快作出响应。
    实务中，除非非常重要的邮件，一般不要选择在下班后，或星期五晚上，或休假前发送，因为下班后发送，导致下面这些办事人员可能需要加班来回复你的邮件；你星期五发送，导致下面这些办事人员可能需要牺牲礼拜来加班回复你的邮件，所以最好选择在上班时间或工资日来回复邮件，这样下面这些办事人员就可以在正常的工作时间来回复你的邮件。没有几个打工的愿意在8小时以外，在没有加班费的情况下给老板干活，如果你让他这样做了，他就会烦你。
    4.邮件的转发
    邮件的转发也绝不是直接点击“转发”那么小儿科。律师在转发邮件时到底有哪些注意事项？
    4.1得到授权才可转发
    你转发的邮件，收件人是能够收到原发件人发送的内容的。因为律师工作的特殊性，律师和客户之间的来往邮件都是需要保密的，所以在转发前一定要得到原发件人的许可。
    4.2确定新的主题
    如果直接点击“转发”就会出现，FW:原主题；或转发：原主题，这样并不能突出转发内容的主题，所以要根据转发的内容确定新的主题，这样才能让收件人更清晰的了解邮件的内容。
    5.发送前最后确认
    在按下“发送”按钮之前，你还得最后确认是否一切都已经OK了。邮件的每个部分都得准确无误，是否有错别字，是否有确定的主题，收件人和抄送人是否得当，称呼是否妥当，邮件的主文是否够简练，是否有遗漏附件等等。每次在发送之前你心中都得有这么一份检查的清单，以确保万无一失。刚开始的时候，你可能还得花费时间去检查，但等你熟悉了以后，你就会快速的检查了，因为你长期的实务操作，导致你在做每一步时都是按照规范来的，所以最后的成果也基本符合规范要求，只需稍微检查即可。
    6.邮件的跟进
    律师在给客户发送完邮件后，不管邮件内容是否重要，都要以短信或电话的形式通知客户邮件已发送，请其注意查收。邮件的一些重要内容，也可以根据需要通过短信或电话的形式予以再次强调。
    如果邮件的内容是需要客户具体为或不为一定行为时，那律师要根据邮件内容提示的时间节点及时的跟进客户的实际履行情况，并及时作出指导。
    如果经过多次的邮件沟通都没有将事情说清楚，或客户都没有很好的明白邮件的内容，那就得采用其他的沟通渠道了，如：可以考虑通过电话，或见面的形式来沟通。
    上文所述的都是一些非常细节的东西，都是律师作为一个专业人士在发送电子邮件时需要注意的事项。客户并不是专业人士，你说的法律他可能不懂，你的分析是否严谨，解决方案是否完美等等，他可能判断不出，但他会从小处、细节来评价你。一旦给出否定评价，客户就会作出这样的判断：律师对细节如此之马虎，连这样的小错误都犯，可见这个律师是多么的不严谨、不专业！
    对细节的拿捏方见一个律师的功力，大方向大家心里多少都有点数，但区别就在于对细节的把握。你功力不到，连细节在哪都不知道，何谈对细节的把握。对于细节的掌握，法学院的教育是根本给不了的（一个脱离实务的法学院教育到底能给我们什么？），只能从实践中来，从不断的实践中进行总结。细节的重要性还表现在，你掌握了细节也就能提供差异化的法律服务。