| 给女儿的第257封信（怎样进行工作汇报） |
[ 2012-4-17 23:19:00 | By: 盈怡 ] |
3 女儿已经大四了，对于职场上的一些事，也该提醒一下女儿了，问了女儿，她说希望我给她写一写。很多信都在我的新浪博客里，这里的不多，这是第257封信。 职场最常做的就是汇报工作，一般而言，大多数民企、国企都有早请示晚汇报的习惯，日资企业大多也如此。怎样汇报才能取得很好的效果，是初入职场的大学生们亟待掌握的。 给女儿的第257封信（怎样进行工作汇报） 亲爱的女儿： 当我第一次参加工作例会的时候，我才知道工作不仅要做好，还要说好。随后参加过无数的工作例会，或者还会被领导找去个别汇报，总之工作不止，汇报不断。 多年的工作经历，得出这样的结论：凡是既能干又能“说”的，都被提拔了。亲爱的女儿，你可能不屑我这个说法，干什么非要提拔呀？我就当普通百姓。当年我也是这样的想法。但是，人往高处走水往低处流，谁也不愿意因为汇报把工作成绩埋没了吧？而且被提拔之后还有薪酬的增加，同事之间更好协调，工作更好开展。 俗话说：只会干不会说，傻把式；只会说，不会干，假把式；既会干又会说，真把式。我们每个人都应该做“真把式”！ 做“真把式”的前提是“会干”，也就是说把工作做好，再就是汇报好。 汇报分随时汇报和开会汇报。领导布置一个临时任务，随时就会问你做得怎么样了，这就要求你快速反应。比如早晨一上班，领导就问了：“你看新晚报了吗？有一条新闻说螺旋藻片含铅量超标。”作为质量主管的我应该怎么做呢？立刻上网搜索此新闻并下载下来，立刻上内部网的数据库查看自己企业是否有报纸公布的品种，如果有的话立刻打印出品种明细及供货单位，同时立刻联系供货单位了解事情原委，并同时给食品监管部门打电话寻求意见，15分钟后我已经把情况全部摸清。拿着手中的数据和领导汇报，汇报一定要简明扼要，首先说清报纸上公布的品种我们单位有没有，然后再说监管部门的意见，再说供货单位的意见，最后提出自己的想法，请领导决定如何处理。这也是汇报的第一个技巧：完成工作时，立刻汇报；工作进行到一定程度时，必须汇报；预料工作会拖延时，及时汇报。 这种随时汇报的情况经常发生，因为领导经常会安排一些临时任务，就要随时听你的工作进展。 还有就是周汇报或者月汇报。 周汇报和月汇报属于固定汇报，就是你做的经常性工作，比如做的一个项目，比如销售员的月销售计划的完成情况等等。亲爱的女儿，你现在做的毕业设计不就是每周老师要听一次汇报吗？也就是说，你们现在就开始了职场工作汇报的实习。 一个项目计划在6月份完成，如果你从三月份开始做的话，就要把这个项目分解成若干目标，比如三月份计划做哪些？四月份计划做哪些？五月份计划做哪些？月初做的计划，月末要检查完成情况。每个月的月底和领导汇报的时候，就要把月初计划要做哪些工作，完成了哪些工作，哪些没完成，什么原因没完成。这个过程也叫PDCA循环，P—Plan(计划)、D—Do(实施)、C—Check(检查)、A—Act(总结)，任何工作都要进行这四个步骤。老师布置给你一个课题，首先你要Plan，然后开始Do，每周老师找你听汇报，就是对你的工作进度进行Check，为了迎接老师的Check，你自己得先做一下Check，梳理并Act一下你的工作，对前端时间的工作有个小结，然后开始下一轮的PDCA循环，每循环一次，你的项目就有了新的进展，直到完成工作。 亲爱的女儿，职场和上级汇报的就是PDCA循环的一个过程。那么汇报的技巧是什么呢？ 一是先说结果。所有的上司，听汇报的时候一定是第一时间想听到结果，有一本书的书名就叫《请给我结果》。比如领导让你去买一本书，看到领导第一句话就是“书买到了。”或者是“书没买到。”书买到了是“好的结果”，你完成了工作任务。如果书没买到，那是“坏的结果”，说明你还没有完成任务，那就要接着汇报：“领导，书没买到。但是我在当当查到了这本书，已经订购了，估计3天能到。”切记不要先说过程。我有一位同事汇报工作的时候，喜欢把事情从头说起，往往还没说到结果呢，领导就开始催了：“简单点，你就说结果吧。”久而久之，领导就觉得这个人太罗嗦，做事不利索。假如很多事情一起汇报的话，先汇报好的结果，然后再汇报未完成的结果，这样好的结果可以冲淡不好的结果。 二是汇报工作要汇报领导所关心的重点工作。比如单位的微机中心的工作人员，除了编些工作程序之外，还要做一些机器的维护工作，经常给使用部门的微机做一些防毒软件升级、重装系统等一些琐碎的工作，那么领导最关心的是工作程序的编写情况，所以汇报的时候就汇报编写程序的工作进度。 三是汇报工作要准备多套方案，并清楚地知道每一个方案的利弊，需要时和领导讲清楚，并提出自己的意见。亲爱的女儿，我刚参加工作时根本不知道这样汇报工作，直到有一天，有位做广告设计的同事，拿出了三个设计方案让我比较，我就问他：“为什么做三个方案呢？”他说：“老板让我做设计，如果我出三个方案，领导就有挑选的余地，而且他还会认为我工作认真努力。假如我只做了一个方案，如果领导不喜欢，那我就白干了。而且领导也会觉得我不认真。”他说得真好，从此之后我也学会了这个方法，实践证明这是一个非常有用的职场规则。有这样一句话，职场中永远让领导做选择题，不要做问答题。余世维讲座中也提到过，做领导的就是拿笔挑钩。 四是汇报工作要注意领导的神情。曾经我们老板就说过这样的话：汇报工作也要看老板的心情，心情好了你做错了，都不会批评你，心情不好你做得对都可能受到抢白。所以，很多时候就会听到有人偷偷打听：老板在办公室吗？老板的心情怎么样？高兴还是生气？上级心情不好的时候，尽量不去汇报工作。 五是要注意区分汇报和请示的区别。汇报工作一般不需要领导的指令，而请示工作则必须要指令。汇报工作可以同时向多个领导汇报，可以越级汇报。但请示工作只能向一个领导请示，不要和一个领导请示一遍，又和另一个领导请示一遍，如果两个领导给你的指示不一样，你就惨了，你按照哪个领导说的办呢？一般来说只请示主管领导，千万不要越级请示。 亲爱的女儿，汇报工作是职场人必须具备的一种能力。不同的领导会有不同的喜好，但是总的原则不会有大的区别。以后你在工作中不断摸索，不断总结，相信你一定会把汇报工作做得更好。 而现在的每周一次和老师汇报，恰恰就是一种练习，一种积累。将来你在读研期间，会更多的做这种练习，等你走入职场进入社会的时候，就能熟练掌握汇报的方法了。 真羡慕你，亲爱的女儿。妈妈工作了10多年之后才了解的“汇报秘笈”你现在就看到了。 |
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