写汇报材料, 是为了向上级反映情况, 让上级了解下情;或请求上级帮助下级解决问题。汇报材料可以是口头汇报的脚本, 也可以是供上级阅读的书面材料。汇报材料写得好不好, 不仅会影响领导的决策, 也会影响到上级对下级的帮助。要提高汇报材料的写作质量, 就需要注意“清、重、实”三点要求。
“清”就是思路清晰。汇报材料不管是供书面交流还是口头交流, 上级组织或领导在看或听汇报材料的时候, 常会思索材料所讲述的事实、所分析的问题, 这同样存在一个思维过程。如果汇报材料写得不符合思维习惯, 东一榔头, 西一棒子, 就会让人摸不着头脑。因此, 汇报必须理清思路。
首先, 要理清汇报的顺序。《周易》云:“言有序。”所谓“序”, 就是指有条理而不紊乱。先说什么后说什么, 在汇报材料中的表现就是谋篇布局, 安排段落层次、开头结尾、过渡呼应等。汇报顺序既有常规顺序也有非常规顺序。英国文学家约翰·巴洛兹说:“一颗宝石跟一块普通石头的区别并不在本质, 而在于分子的排列———结晶的方式。木炭和金刚钻是一样的, 但在外观上和效用上, 它们的差别可多远啊!珍珠所含的成分, 没有一种是不能在最粗砺的蚌壳中找到的。”这就说明:汇报同样一件事情, 顺序不同, 效果是不同的。
按照常规思维习惯, 人们在叙述某一件事情的时候, 常从时空立体上展开。可以按照事情发展的顺序作汇报:开端———发展———结局;介绍某个空间对象的时候, 可以按照由外到里 (由里到外) 、由上到下 (由下到上) 、由左到右 (由右到左) 的顺序进行;介绍某个人物的时候, 可以由过去到现在, 或者由现在追溯到过去;介绍某个单位事迹的时候, 可以把事迹分成几个方面, 常常是先政治、后业务;论说某个道理时, 常常在事理的平面展开, 比如, 整体与部分、属性与关系、个别和一般、现象与本质、因果与条件、必然与或然等等。
按照非常规思维习惯写作汇报材料, 则需要注意两点:一要了解阅读汇报材料者的思维习惯, 二要注意取得更好的汇报效果。比如, 向领导汇报某件事情, 既可以按通常习惯, 先介绍事情的经过, 再介绍事情的结果 (效果) ;也可以按反常的思维习惯, 先介绍结果 (效果) , 再介绍具体的做法。两相比较, 后者的效果更好———可先声夺人, 吸引看材料的人迫不及待地读 (听) 下去。如果拿着汇报材料向领导作口头汇报, 用后一种思维习惯介绍, 还有试探作用———看领导是否对其感兴趣。
其次, 要注意材料内容之间的逻辑关系。逻辑关系常常有因果关系、并列关系、递进关系、条件关系等。如果汇报材料能够把材料之间的逻辑关系表述清楚, 就能够帮助阅读者 (或听者) 扫清思路障碍, 准确把握汇报材料所要传达的信息。
如何理清思路?最常用的办法是反复推敲后列出提纲。列提纲要由大到小, 一级标题下要有二级标题, 二级标题下面要有三级标题……提纲列得越详细, 汇报起来思路就越清晰。列出不同层级的提纲, 一定要注意它们相互之间的逻辑关系。上下层级的提纲如果是推论关系, 还要考虑它们是否具有推出的必然性。对于同级标题, 还要注意它们是否具有不相容的关系, 如果出现了全同、交叉、包含或被包含关系, 就表明提纲逻辑混乱, 必须修改。如果前后内容有一定跨度, 在内容转换的时候, 一定要使用过渡句, 确保衔接自然;反之, 则容易使听汇报的人觉得突兀, 跟不上汇报者的思路。
“重”就是重点突出。一般来说, 汇报材料的内容通常包括:工作开展情况、主要做法及成效、存在问题及今后的打算等几个方面。汇报材料面面俱到往往会事倍功半, 所以要突出重点, 做到有“点”有“面”。“点”就是重点, 应当展开讲、深入讲;“面”是非重点, 在汇报材料里只起辅助说明作用, 应该适当浓缩。
应当依据什么标准来确定汇报的重点呢?一般情况下, 以下两条可以作为确定重点的依据。
第一, 凡是符合上级领导听汇报意图的, 就是汇报材料的重点。任何工作均有轻重缓急, 上级领导听取下级的汇报总带有一定的目的性, 对汇报内容、汇报时间、汇报形式、汇报范围等都会有明确要求。撰写者必须深刻领悟上级意图, 仔细揣摩这些要求, 必要时还可通过其他信息渠道, 广泛深入地了解上级领导近来重点关注的是什么、重点抓的工作是什么。这样就可以有的放矢, 做到上级不关注的不汇报、已经了解的不汇报。
第二, 凡是具有特色的, 就是汇报材料的重点。如果汇报材料没有特色, 丧失自我或缺少自我, 汇报没有个性, 自然就会失去汇报的意义。要突出特色, 就要做到常规性内容不讲, 与别人相同的内容不讲。只有从本单位实际出发, 选取有特色的工作, 汇报有特色的做法, 才能取得“人无我有, 人有我优”的效果。“特色”不仅指工作成绩、成功经验, 也包括工作中发现或出现的新矛盾, 以及对问题的新思考。这种新思考, 可以通过围绕特定问题所选取的汇报角度或站位的高度来体现。
那么汇报材料如何才能做到重点突出呢?
一要围绕重点展开叙述或论证。汇报材料要有思想、有见解, 能给人以启发, 使人听了豁然开朗, 产生兴趣。汇报材料的思想性, 体现在材料、事例和阐述的道理之中。分析问题要有理有据, 有深度, 不要做浮皮潦草的表面文章。汇报材料涉及的事例, 可以量化的一定要量化, 能用数字说明的问题一定要把有关数据写清楚。数字虽然枯燥, 但能增强材料的说服力, 在说明问题时具有文字叙述不可替代的作用。运用一些较为抽象的数字, 有时还可以采用折算的方法让数字变得具体可感。比如, 有人在介绍黄河时说:“黄河每年带起的泥沙达16亿吨。”“16亿吨泥沙”到底是一个多大的数字, 许多人心中不一定有概念。为了让听者理解这个数字, 可以改说成:“黄河每年带起的泥沙16亿吨。若用这些泥沙来修建一条高一米、宽一米的防护堤, 那这条防护堤便可以环绕地球27圈。”这样一折算, 抽象的数字“16亿吨泥沙”就变得具体可感了。
二要把握重点抓住要害和实质。要抓住本质, 就要少讲过程性东西, 多讲实质性东西。要杜绝简单的材料堆砌, 防止表面化, 把深层次的东西写出来。比如某人在汇报某单位职工思想状况时说:“……有人玩名, 有人玩命, 有人玩狗, 其实最终都是在玩自己。”这种说法一针见血地点出了问题的要害和本质, 能使人为之一振。
三要详略得当。汇报材料的线索要单一, 情节要简单。如果串起材料的线索太多、谈及内容的情节太复杂, 听汇报的人不但不容易理出头绪, 反而会越听越糊涂。因此, 要把多余的线索和过细的情节统统删去。领导听汇报最关心的是工作重点以及处理的结果, 所以汇报要遵循“事不过三”原则, 关键事项最好只谈一件, 通常不要超过三件———这是许多人的经验之谈。
在语言运用上, 叙述要简洁, 切忌冗长啰嗦, 也不要讲空话、套话和大话, 更不要从文件、报刊上大段地抄录引用, 这样容易把有用的东西淹没在废话、套话之中。用词要朴实无华、通俗易懂, 不要使用生僻的语词, 要多用大众语汇, 尽量口语化。这样汇报起来才自然、流畅。在句式上, 要多用短句。短句不仅便于说、便于听, 而且干脆有力、节奏感强。
“实”就是实事求是。写汇报材料要做到实事求是, 需要注意两点:
第一, 要准确可靠。要汇报那些实在的、新鲜的、有价值的东西, 但必须讲真话、讲实话、讲心里话。汇报的情况要准确无误, 不允许有任何虚构, 也不允许夸张拔高甚至张冠李戴、移花接木, 更不能把道听途说的东西作为事实写入汇报材料。对汇报材料所涉及的重要数据, 一定要反复核实, 科学论证, 切不可想当然随意虚报。评价事件或人物, 要恰如其分;汇报经验要避免脱离群众、脱离现实、脱离整体观念。
准确可靠, 要求所举的事例, 除符合客观实际外, 还必须有广泛代表性、能反映事物的本质。那些没有广泛代表性、不能反映事物本质的东西, 即使在事件的发展过程中是真实存在的, 也不能拿来作为例证, 因为这样的事例只是事物发展中的非主流、小插曲而已, 绝非事物的真实面目, 用这样的事例作论据, 不仅不会有说服力, 还会犯论据不足的逻辑错误。
第二, 要喜忧皆报。领导听汇报, 既是了解情况, 也是研究问题。无论“喜”或“忧”, 领导都会认真对待。说不定你的“忧”, 有时候正是领导所关注的热点、焦点。因此在汇报情况的时候, 要做到喜忧皆报, 不能报喜不报忧。怎样做到喜忧皆报呢?
一是报喜要报够, 勿揽功。报喜只有报够了, 才能让上级全面了解过去决策的真实效果。只有报喜报得深报得透, 才能对领导研究工作具有启发意义, 有利于领导再决策。如果报喜不够, 既不利于领导把握过去决策的实际情况, 也不利于上级了解下级, 在一定情况下会影响上级对典型经验的推广和利用。必须注意的是, 在报喜的时候, 一定要把握好“度”, 不要夸大吹牛, 不要把一切成绩都攫为己有。要分清所取得的成绩, 那些是上级的, 那些是本单位的。属于本单位的, 又要分清那些成绩是属于领导的, 那些是属于部门的。只有把功劳分清了, 才有利于上级总结经验, 提高工作效率;有利于本单位内部的团结, 增强内部凝聚力、提高领导号召力。
二是报忧要报透, 勿推诿。报忧要报透, 就是要把工作中的不足或缺陷完全地实事求是地向上级说清楚。丑媳妇总要见公婆。对工作中出现的失误和不足, 要按照要求汇报, 即使是丢面子伤筋骨的事情也得汇报。在汇报这些失误和不足的时候, 不要轻描淡写, 避重就轻, 更不能遮丑护短隐瞒遮掩。把“忧”报透了, 既可以帮助自己总结经验教训, 防止以后再出现类似的错误, 也可以提醒上级以后在制定方针政策时在这方面加以注意。在汇报这些失误和不足的时候, 要敢于承担责任。既不能一切往下推, 责怪这个部门不负责, 那些群众不努力, 更不能一切往上推, 怪上级这项政策不完善, 那项制度不严密。
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