Excel高效数据校验两法
在用Excel录入完大量数据后，不可避免地会产生许多错误。通常而言，多数用户都是一手拿着原始数据，一手指着计算机屏幕，进行手工的数据校验，这不但容易导致眼睛疲劳，而且效率不高。为此，笔者特向大家介绍两种轻松且高效的数据校验方法。
一、语音校验法
我们可以使用Excel的“文本到语音”功能，将Excel工作表中的数据读出来给我们听，这样就可让耳朵和眼睛并行工作，以轻松实现数据的校验。具体操作如下：在Excel工作表中选定需要校验的数据，执行“工具→语音→文本到语音”命令，打开“文本到语音”工具栏（见图1）。
然后，根据自己的需要，单击工具栏上的“按行”或“按列”按钮来设定朗读顺序。接着，准备好原始数据，再单击“朗读单元格”按钮即可开始数据校验（提示：在朗读前别忘了打开音箱或戴上耳机哟）。不过，有些用户可能会发现自己的计算机只能朗读数字或英文单词，而不能朗读中文。这该怎么办？别急！此时，你还需要做点小小的设置。打开控制面板，双击其中的“语音”项。在“文本→语音转换”选项卡中将“语音选 择”由“Microsoft Sam”改为“Microsoft Simplified Chinese”即可。再试试，是不是中文也可以读出来了？
当然，也有用户可能会问，能不能在录入时就通过语音来校验数据呀？行，没问题！单击工具栏上的“按回车键开始朗读”。此时，当你在单元格中录入数据并回车后，Excel就会立即将数据读出来了。
小提示：该项功能不会随Excel的默认安装而安装，首次使用时，系统会提示你添加，请按提示操作。如果你在安装office时选择了删除备份文件，系统会提示你插入安装盘。
当你发现有错时，可及时单击图1中的第二个按钮停止朗读，以便进行修改，修改后再单击第一个按钮，校对又能继续进行。事实上，很多人为了追求快速校对，一般是左手拿纸稿，右手修改，这时只需按一下Esc键即可暂停朗读。而单击第三、四个按钮，可设置按行进行校对还是按列进行校对。
追求更高效率
上述方法很省事，但速度较慢。专业的录入员在操作Excel时，一般是用专业的指法从数字键盘录入数据，与其听Excel读一遍还不如重新输入一遍来得快，当然，这里的重输一遍是有目的的——快速校对。
图2是一张工资表示意图。当然，一般的工资表列数都比较多，可将用于校对的列安排到后面去，要用时才让其显示出来。下面是具体的设置方法：
图2
单击“视图”→“工具栏”→“窗体”，将窗体工具栏显示出来，在U1单元格插入一个“组合框”。在V4：V6单元格中输入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容，这里的内容一定要与工资表表头即B3：D3中的内容保持一致。
再右击组合框，选择“设置控制格式”→“控制”选项卡，在“数据源区域”后的文本框中输入V4:V6，在“单元格链接”后输入U1。今后，我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、“奖金”、“扣除”，同时，U1单元格中会自动填入1、2、3等数字。
在U3单元格中输入函数 IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ，再用Excel的自动填充功能将其复制到U3下面的单元格中。
至此，基本功能已经具备，可以试用一下了。单击组合框，选择要对哪一项进行校对，比如“基本工资”，接着，在T4：T8单元格中将每人的基本工资重输一遍，如果B4中的数据与T4中的数据相等，U4中会自动填入1以示正确，如不等，则自动填入0以示错误。
同理，如果用组合框选择另一项，如“奖金”，U列中的函数会自动将T列的值与对应的C列的值进行比较并提示正误。
小提示：为使给出的出错提示更加明显，还可在U列设置条件格式，比如让出错信息显示为红色等，设置条件格式的方法：选中U4：U8单元格，单击“格式”→“条件格式”，得到图3对话框，可在图3的上面一排三个框中分别选择“单元格数值”、“等于”、“0”。接着单击“格式”，打开的下一级对话框与对单元格式进行设置时的内容完全相同，可对符合条件的单元格数字设置字体、字号、下划线等，你认为哪种最醒目就选择哪一个。
图3
二、公式审核法
有时，我们录入的数据是要符合一定条件的，例如，对于学生成绩表而言，其中的数据通常是0～100之间的某个数值。但是，在录入时由于错误按键或重复按键等原因，我们可能会录入超出此范围的数据。那么，对于这样的无效数据，我们如何快速将它们“揪”出并予以更正呢？让我们用公式审核法来解决这类问题吧。下面笔者以一张学生成绩表为例进行介绍。
首先，打开一张学生成绩表。然后，选中数据区域（注意：这里的数据区域不包括标题行或列），单击“数据→有效性”命令，进入“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中，将“允许”项设为“小数”，“数据”项设为“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”（见图2），最后单击“确定”退出。
接着，执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”工具栏。好了，现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来了（见图3）。
根据红圈标记的标志，对错误数据进行修正。修正后红圈标记会自动消失。这样，无效数据就轻松地被更 正过来了。
巧用Excel实现成绩的校对
Excel强大的数据处理功能使很多学校的成绩处理都用上了它。但是有些老师在用Excel输入成绩时，总担心自己输入会出现错误。其实，用Excel提供的“条件格式”功能完全能够解决这个难题，真正确保学生成绩准确无误。现把这一方法在此交流，供老师们参考。
1. 输入成绩（第一遍录入）
打开学生成绩表，依次录入各学科的成绩。
2. 校对成绩（第二遍录入）
（1）在“语文”成绩所在列（列B）后插入一列（列C），命名为“语文2”。在“语文2”列中再一次录入语文成绩（如图1）。根据有关规定，所有学生成绩必须要经过录入和审核两道程序，所以我们采用两次录入成绩再由Excel进行校对的方法，从而达到审核的目的。
图1
（2）把活动单元格移到“C2”，单击菜单“格式→条件格式…”，在弹出的“条件格式”对话框中将“条件1”设定为“单元格数值”、“不等于”、“=B2”（实际操作时不必输入双引号）。然后单击“格式（F）…”，弹出“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，在“单元格底纹颜色”下选取红色，单击〔确定〕返回到“条件格式”对话框。单击〔确定〕，完成对单元格C2的设定（如图2）。这样，若单元格C2与单元格B2数值不相等，则单元格C2的底纹变为红色，若相等，则不会有任何变化。
图2
（3）单击工具栏中的〔格式刷〕按钮，然后用鼠标点击C列顶上的列字母“C”，使这列中的所有单元格格式与C2相同。这样，凡第二次与第一次成绩录入不相同的单元格都会以红色底纹显示，表示必有一次录入的成绩是错误的。而两次录入相同的单元格就不会有任何变化。根据单元格的颜色变化，可以一目了然地知道录入成绩是否有错误（如图3）。
图3
（4）把以红色底纹显示的成绩，对照原始数据，在列B或列C中逐一予以纠错，使全部底纹都变成白色后，就完成了语文成绩的校对。
（5）再用同样的方法，完成其余各学科成绩校对。
（6）检查确信没有红色底纹的单元格后，删去用于校对成绩的列“语文2”、“数学2”……
Excel 在公式中使用运算符号
在Excel 2000中，公式可以使用数学运算符号来完成。比如加法、减法等。通过对这些运算的组合，我们就可以完成各种复杂的运算。在Excel中可以使用的数学运算符号见表7-1。
在执行算术操作时，基本上都是要求两个或者两个以上的数值、变量，例如=10^2*15。但对于百分数来说只要一个数值也可以运算，例如=5%，百分数运算符号会自动地将5除以100，得出0.05来。
在Excel中不仅可以进行算术运算，还提供了可以操作正文（文字）的运算。利用这些操作，我们可以将文字连接起来，例如我们可以利用“＆”符号将一个字符串和某一个单元格的内容连接起来。表7-2给出了文字操作的例子。
在Mircosoft Excel 2000中，通常当我们输入公式后，在单元格中反映的不是公式本身，而是由公式计算的结果，公式本身则在编辑栏的输入框中反映，如图 7-2的显示。
我们也可以改变设定，在单元格中显示输入的公式。要达到此目的，可以按照下列步骤操作：
(1) 执行“工具”菜单中的“选项”命令，出现选项对话框，单击“视图”选项卡，如图7-3所示。
查找与引用函数
1.ADDRESS
用途：以文字形式返回对工作簿中某一单元格的引用。
语法：ADDRESS(row_num，column_num，abs_num，a1，sheet_text)
参数：Row_num是单元格引用中使用的行号;Column_num是单元格引用中使用的列标;Abs_num指明返回的引用类型(1或省略为绝对引用，2绝对行号、相对列标，3相对行号、绝对列标，4是相对引用);A1是一个逻辑值，它用来指明是以A1或R1C1返回引用样式。如果A1为TRUE或省略，函数ADDRESS返回A1样式的引用;如果A1为FALSE，函数ADDRESS返回R1C1样式的引用。Sheet_text为一文本，指明作为外部引用的工作表的名称，如果省略sheet_text，则不使用任何工作表的名称。
实例：公式“=ADDRESS(1，4，4，1)”返回D1。
2.AREAS
用途：返回引用中包含的区域个数。
语法：AREAS(reference)。
参数：Reference是对某一单元格或单元格区域的引用，也可以引用多个区域。
注意:如果需要将几个引用指定为一个参数，则必须用括号括起来，以免Excel将逗号作为参数间的分隔符。
实例：公式“=AREAS(a2:b4)”返回1，=AREAS((A1:A3，A4:A6，B4:B7，A16:A18))返回4。
3.CHOOSE
用途：可以根据给定的索引值，从多达29个待选参数中选出相应的值或操作。
语法：CHOOSE(index_num，value1，value2，...)。
参数：Index_num是用来指明待选参数序号的值，它必须是1到29之间的数字、或者是包含数字1到29的公式或单元格引用;value1，value2，...为1到29个数值参数，可以是数字、单元格，已定义的名称、公式、函数或文本。
实例：公式“=CHOOSE(2，"电脑"，"爱好者")返回“爱好者”。公式“=SUM(A1:CHOOSE(3，A10，A20，A30))”与公式“=SUM(A1:A30)”等价(因为CHOOSE(3，A10，A20，A30)返回A30)。
4.COLUMN
用途：返回给定引用的列标。
语法：COLUMN(reference)。
参数：Reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。如果省略reference，则假定函数COLUMN是对所在单元格的引用。如果reference为一个单元格区域，并且函数COLUMN作为水平数组输入，则COLUMN函数将reference中的列标以水平数组的形式返回。
实例：公式“=COLUMN(A3)”返回1，=COLUMN(B3:C5)返回2。
5.COLUMNS
用途：返回数组或引用的列数。
语法：COLUMNS(array)。
参数：Array为需要得到其列数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。
实例：公式“=COLUMNS(B1:C4)”返回2，=COLUMNS({5，4;4，5})返回2。
6.HLOOKUP
用途：在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。
语法：HLOOKUP(lookup_value，table_array，row_index_num，range_lookup)
参数：Lookup_value是需要在数据表第一行中查找的数值，它可以是数值、引用或文字串;Table_array是需要在其中查找数据的数据表，可以使用对区域或区域名称的引用，Table_array的第一行的数值可以是文本、数字或逻辑值。Row_index_num为table_array中待返回的匹配值的行序号。Range_lookup为一逻辑值，指明函数HLOOKUP查找时是精确匹配，还是近似匹配。
实例：如果A1:B3区域存放的数据为34、23、68、69、92、36，则公式“=HLOOKUP(34，A1:B3，1，FALSE)返回34;=HLOOKUP(3，{1，2，3;"a"，"b"，"c";"d"，"e"，"f"}，2，TRUE)返回“c”。
7.HYPERLINK
用途：创建一个快捷方式，用以打开存储在网络服务器、Intranet(Internet)或本地硬盘的其它文件。
语法：HYPERLINK(link_location，friendly_name)
参数：Link_location是文件的路径和文件名，它还可以指向文档中的某个更为具体的位置，如Execl工作表或工作簿中特定的单元格或命名区域，或是指向word文档中的书签。路径可以是存储在硬盘驱动器上的文件，或是Internet或Intranet上的URL路径;Friendly_name为单元格中显示的链接文字或数字，它用蓝色显示并带有下划线。如果省略了Friendly_name，单元格就将link_location显示为链接。
实例：HYPERLINK("http://soft.yesky.com/"，"驱动之家")会在工作表中显示文本“驱动之家”，单击它即可连接到“http://soft.yesky.com/”。公式“=HYPERLINK("D:\README.TXT"，"说明文件")”在工作表中建立一个的蓝色“说明文件”链接，单击它可以打开D盘上的README.TXT文件。
8.INDEX
用途：返回表格或区域中的数值或对数值的引用。函数INDEX()有两种形式:数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组;引用形式通常返回引用。
语法：INDEX(array，row_num，column_num)返回数组中指定的单元格或单元格数组的数值。INDEX(reference，row_num，column_num，area_num)返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。
参数：Array为单元格区域或数组常数;Row_num为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。如果省略row_num，则必须有column_num;Column_num是数组中某列的列序号，函数从该列返回数值。如果省略column_num，则必须有row_num。Reference是对一个或多个单元格区域的引用，如果为引用输入一个不连续的选定区域，必须用括号括起来。Area_num是选择引用中的一个区域，并返回该区域中row_num和column_num的交叉区域。选中或输入的第一个区域序号为1，第二个为2，以此类推。如果省略area_num，则INDEX函数使用区域1。
实例：如果A1=68、A2=96、A3=90，则公式“=INDEX(A1:A3，1，1)”返回68，=INDEX(A1:A3，1，1，1)返回68。
9.INDIRECT
用途：返回由文字串指定的引用。此函数立即对引用进行计算，并显示其内容。当需要更改公式中单元格的引用，而不更改公式本身，即可使用INDIRECT函数。
语法：INDIRECT(ref_text，a1)。
参数：Ref_text是对单元格的引用，此单元格可以包含A1样式的引用、R1C1样式的引用、定义为引用的名称或对文字串单元格的引用;A1为一逻辑值，指明包含在单元格ref_text中的引用的类型。如果a1为TRUE或省略，ref_text被解释为A1-样式的引用。如果a1为FALSE，ref_text被解释为R1C1-样式的引用。
实例：如果单元格A1存放有文本B1，而B1单元格中存放了数值68.75，则公式“=INDIRECT($A$1)”返回68.75。
10.LOOKUP
用途：返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。该函数有两种语法形式:向量和数组，其向量形式是在单行区域或单列区域(向量)中查找数值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值;其数组形式在数组的第一行或第一列查找指定的数值，然后返回数组的最后一行或最后一列中相同位置的数值。
语法1(向量形式):LOOKUP(lookup_value，lookup_vector，result_vector)
语法2(数组形式):LOOKUP(lookup_value，array)。
参数1(向量形式):Lookup_value为函数LOOKUP在第一个向量中所要查找的数值。Lookup_value可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。Lookup_vector为只包含一行或一列的区域。Lookup_vector的数值可以为文本、数字或逻辑值。
参数2(数组形式):Lookup_value为函数LOOKUP在数组中所要查找的数值。Lookup_value可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。如果函数LOOKUP找不到lookup_value，则使用数组中小于或等于lookup_value的最大数值。Array为包含文本、数字或逻辑值的单元格区域，它的值用于与lookup_value进行比较。
注意:Lookup_vector的数值必须按升序排列，否则LOOKUP函数不能返回正确的结果，参数中的文本不区分大小写。
实例：如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90，则公式“=LOOKUP(76，A1:A4)”返回2，=LOOKUP("bump"，{"a"，1;"b"，2;"c"，3})返回2。
11.MATCH
用途：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，则应该使用MATCH函数。
语法：MATCH(lookup_value，lookup_array，match_type)。
参数：Lookup_value为需要在数据表中查找的数值，它可以是数值(或数字、文本或逻辑值)、对数字、文本或逻辑值的单元格引用。Lookup_array是可能包含所要查找的数值的连续单元格区域，Lookup_array可以是数组或数组引用;Match_type为数字-1、0或1，它说明Excel如何在lookup_array中查找lookup_value。如果match_type为1，函数MATCH查找小于或等于lookup_value的最大数值。如果match_type为0，函数MATCH查找等于lookup_value的第一个数值。如果match_type为-1，函数MATCH查找大于或等于lookup_value的最小数值。
注意:MATCH函数返回lookup_array中目标值的位置，而不是数值本身。如果match_type为0且lookup_value为文本，lookup_value可以包含通配符(“*”和“?”)。星号可以匹配任何字符序列，问号可以匹配单个字符。
实例：如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90，则公式“=MATCH(90，A1:A5，0)”返回3。
12.OFFSET
用途：以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。返回的引用可以是一个单元格或单元格区域，并可以指定返回的行数或列数。
语法：OFFSET(reference，rows，cols，height，width)。
参数：Reference是作为偏移量参照系的引用区域，它必须是单元格或相连单元格区域的引用;Rows是相对于偏移量参照系的左上角单元格，上(下)偏移的行数。如果使用5作为参数Rows，则说明目标引用区域的左上角单元格比reference低5行。行数可为正数(代表在起始引用的下方)或负数(代表在起始引用的上方);Cols是相对于偏移量参照系的左上角单元格，左(右)偏移的列数。如果使用5作为参数Cols，则说明目标引用区域的左上角的单元格比reference靠右5列。列数可为正数(代表在起始引用的右边)或负数(代表在起始引用的左边);Height是要返回的引用区域的行数，Height必须为正数;Width是要返回的引用区域的列数，Width必须为正数。
实例：如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90，则公式“=SUM(OFFSET(A1:A2，2，0，2，1))”返回177。
13.ROW
用途：返回给定引用的行号。
语法：ROW(reference)。
Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。
实例：公式“=ROW(A6)”返回6，如果在C5单元格中输入公式“=ROW()”，其计算结果为5。
14.ROWS
用途：返回引用或数组的行数。
语法：ROWS(array)。
参数：Array是需要得到其行数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。
实例：公式“=ROWS(A1:A9)”返回9，=ROWS({1，2，3;4，5，6;1，2，3})返回3。
15.RTD
用途：从支持COM自动化的程序中返回实时数据。
语法：RTD(ProgID，server，topic1，[topic2]，...)
参数：ProgID已安装在本地计算机中，经过注册的COM自动化加载宏的ProgID名称，该名称用引号引起来。Server是运行加载宏的服务器的名称。如果没有服务器，程序是在本地计算机上运行，那么该参数为空白。topic1，topic2，...为1到28个参数，这些参数放在一起代表一个唯一的实时数据。
16.TRANSPOSE
用途：返回区域的转置(所谓转置就是将数组的第一行作为新数组的第一列，数组的第二行作为新数组的第二列，以此类推)。
语法：TRANSPOSE(array)。
参数：Array是需要转置的数组或工作表中的单元格区域。
实例：如果A1=68、A2=76、B1=85、B2=90，那么公式“{=TRANSPOSE(A1:B1)}”返回C1=56、D1=98、C2=90、D2=87。
17.VLOOKUP
用途：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。当比较值位于数据表首列时，可以使用函数VLOOKUP代替函数HLOOKUP。
语法：VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup)
参数：Lookup_value为需要在数据表第一列中查找的数值，它可以是数值、引用或文字串。Table_array为需要在其中查找数据的数据表，可以使用对区域或区域名称的引用。Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num为1时，返回table_array第一列中的数值;col_index_num为2，返回table_array第二列中的数值，以此类推。Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值;如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。
实例：如果A1=23、A2=45、A3=50、A4=65，则公式“=VLOOKUP(50，A1:A4，1，TRUE)”返回50。
解析Excel中的阅读完整性
Excel中的阅读完整性问题主要表现在屏幕显示和打印输出两个方面。为了全面分析Excel中阅读的完整性，首先我们来看一个例子：如图1所示“教学工作量统计表”，管理部门根据该统计表为教师发放课时津贴。
但是由于数据量大、窗口小，图中只显示了部分数据，出现了阅读完整性问题。如图2所示，这是在打印“教学工作量统计表”时出现的情况，在默认页面设置情况下，全部数据需要打印在8页上，图中显示的是第7页，显然，仅凭这页数据内容，无法理解这些数据的含义，同样出现了阅读完整性问题。
图1
图2
屏幕显示中的解决方法
1. 全屏显示
操作方法：选择“视图/全屏显示”命令。这时整个屏幕上除了必需的菜单栏、行标、列标和工作表名称外，屏幕的其他绝大部分都被用来显示数据。
2. 改变“显示比例”
操作方法：选择“视图/显示比例”命令打开“显示比例”对话框，在对话框中提供了对显示比例的多种选择，其中“恰好容纳选定区域”可以对数据细节显示效果进行折中，保证了阅读的完整性。
3. “拆分”工作表
在Excel中，可以根据需要将窗口水平“拆分”成左右两个窗格，或垂直“拆分”成上下两个窗格，或同时在水平和垂直两个方向上将窗口“拆分”成四个窗格。水平“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定列，选择“窗口/拆分”命令；垂直“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定行，选择“窗口/拆分”命令；双向“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定单元格，选择“窗口/拆分”命令；
特别注意：“拆分”后的每个窗格都可以通过滚动条定位到所希望的数据位置，拆分工作表并不是将工作表中的数据分割成多个部分，而是在完整的工作表上开设了多个观察孔，从任意一个窗格中都能查看到工作表的全部数据。因此，“拆分”工作表常用于阅读数据时进行相互参照。
4. 冻结窗格
冻结窗格同“拆分”工作表类似，也可以在水平方向、垂直方向或双向同时进行冻结。方法与“拆分”类似，这里不再赘述。“冻结窗格”后，冻结位置上方的行和左边的列将不再参与滚动，在发生滚动时，为工作表中的其他数据提供参照，从而保证了阅读完整性。
冻结窗口 锁定Excel表头的设置要领
当我们编辑过长或过宽的Excel工作表时，需要向下或向上滚动屏幕。这时表头也会相应滚动，不能在屏幕上显示，于是我们搞不清要编辑的数据对应于表头的哪一个信息。按下列方法可将表头锁定，使表头始终位于屏幕上的可视区域。
首先选定要锁定的表头，如果我们要将图中表头(1至3行)锁定，那么单击A4单元格，然后单击“窗口”菜单中的“冻结拆分窗口”命令，即可完成表头的冻结。假如还需锁定表格左侧第一列，那么单击第一列和第三行交叉处的右下方单元格B4，以下操作步骤同前所述。
被冻结的窗口部分会以黑线与区分开来。
如果要取消表头锁定，则单击“窗口”菜单中的“撤消窗口冻结”命令。
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