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Excel函数应用之查询与引用函数(下)
Excel函数应用之查询与引用函数(下)
2007年10月01日 星期一 09:35 A.M.

四、HLOOKUPLOOKUPMATCHVLOOKUP

1 LOOKUP函数与MATCH函数

LOOKUP函数可以返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。此系列函数用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。当比较值位于数据表的首行,并且要查找下面给定行中的数据时,使用函数 HLOOKUP。当比较值位于要进行数据查找的左边一列时,使用函数 VLOOKUP

如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身,则应该使用函数 MATCH 而不是函数 LOOKUPMATCH函数用来返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。从以上分析可知,查找函数的功能,一是按搜索条件,返回被搜索区域内数据的一个数据值;二是按搜索条件,返回被搜索区域内某一数据所在的位置值。利用这两大功能,不仅能实现数据的查询,而且也能解决如"定级"之类的实际问题。

2 LOOKUP用于返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。

函数 LOOKUP 有两种语法形式:向量和数组。

1) 向量形式

函数 LOOKUP 的向量形式是在单行区域或单列区域(向量)中查找数值,然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值。

其基本语法形式为LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)

Lookup_value为函数 LOOKUP 在第一个向量中所要查找的数值。Lookup_value 可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。

Lookup_vector为只包含一行或一列的区域。Lookup_vector 的数值可以为文本、数字或逻辑值。

需要注意的是Lookup_vector 的数值必须按升序排序:...-2-1012...A-ZFALSETRUE;否则,函数 LOOKUP 不能返回正确的结果。文本不区分大小写。

Result_vector 只包含一行或一列的区域,其大小必须与 lookup_vector 相同。

如果函数 LOOKUP 找不到 lookup_value,则查找 lookup_vector 中小于或等于 lookup_value 的最大数值。

如果 lookup_value 小于 lookup_vector 中的最小值,函数 LOOKUP 返回错误值 #N/A

示例详见图3

2) 数组形式

函数 LOOKUP 的数组形式在数组的第一行或第一列查找指定的数值,然后返回数组的最后一行或最后一列中相同位置的数值。通常情况下,最好使用函数 HLOOKUP 或函数 VLOOKUP 来替代函数 LOOKUP 的数组形式。函数 LOOKUP 的这种形式主要用于与其他电子表格兼容。关于LOOKUP的数组形式的用法在此不再赘述,感兴趣的可以参看Excel的帮助。

3 HLOOKUPVLOOKUP

HLOOKUP用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。

VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。

当比较值位于数据表的首行,并且要查找下面给定行中的数据时,请使用函数 HLOOKUP

当比较值位于要进行数据查找的左边一列时,请使用函数 VLOOKUP

语法形式为:

HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

其中,Lookup_value表示要查找的值,它必须位于自定义查找区域的最左列。Lookup_value 可以为数值、引用或文字串。

Table_array查找的区域,用于查找数据的区域,上面的查找值必须位于这个区域的最左列。可以使用对区域或区域名称的引用。

Row_index_num table_array 中待返回的匹配值的行序号。Row_index_num 1 时,返回 table_array 第一行的数值,row_index_num 2 时,返回 table_array 第二行的数值,以此类推。

Col_index_num为相对列号。最左列为1,其右边一列为2,依此类推.

Range_lookup为一逻辑值,指明函数 HLOOKUP 查找时是精确匹配,还是近似匹配。

下面详细介绍一下VLOOKUP函数的应用。

简言之,VLOOKUP函数可以根据搜索区域内最左列的值,去查找区域内其它列的数据,并返回该列的数据,对于字母来说,搜索时不分大小写。所以,函数VLOOKUP的查找可以达到两种目的:一是精确的查找。二是近似的查找。下面分别说明。

1) 精确查找--根据区域最左列的值,对其它列的数据进行精确的查找

示例:创建工资表与工资条

首先建立员工工资表

然后,根据工资表创建各个员工的工资条,此工资条为应用Vlookup函数建立。以员工Sandy(编号A001)的工资条创建为例说明。

第一步,拷贝标题栏

第二步,在编号处(A21)写入A001

第三步,在姓名(B21)创建公式

=VLOOKUP($A21,$A$3:$H$12,2,FALSE)

语法解释:在$A$3:$H$12范围内(即工资表中)精确找出与A21单元格相符的行,并将该行中第二列的内容计入单元格中。

第四步,以此类推,在随后的单元格中写入相应的公式。

2) 近似的查找--根据定义区域最左列的值,对其它列数据进行不精确值的查找

示例:按照项目总额不同提取相应比例的奖金

第一步,建立一个项目总额与奖金比例的对照表,如图6所示。项目总额的数字均为大于情况。即项目总额在0~5000元时,奖金比例为1%,以此类推。

第二步 假定某项目的项目总额为13000元,在B11格中输入公式

=VLOOKUP(A11,$A$4:$B$8,2,TRUE)

即可求得具体的奖金比例为5%,如图7

4 MATCH函数

MATCH函数有两方面的功能,两种操作都返回一个位置值。

一是确定区域中的一个值在一列中的准确位置,这种精确的查询与列表是否排序无关。

二是确定一个给定值位于已排序列表中的位置,这不需要准确的匹配.

语法结构为:MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) 

lookup_value为要搜索的值。

lookup_array:要查找的区域(必须是一行或一列)

match_type:匹配形式,有01和-1三种选择:"0"表示一个准确的搜索。"1"表示搜索小于或等于查换值的最大值,查找区域必须为升序排列。"1"表示搜索大于或等于查找值的最小值,查找区域必须降序排开。以上的搜索,如果没有匹配值,则返回#N/A

五、HYPERLINK

所谓HYPERLINK,也就是创建快捷方式,以打开文档或网络驱动器,甚至INTERNET地址。通俗地讲,就是在某个单元格中输入此函数之后,可以到您想去的任何位置。在某个Excel文档中,也许您需要引用别的Excel文档或Word文档等等,其步骤和方法是这样的:

1)选中您要输入此函数的单元格,比如B6

2)单击常用工具栏中的"粘贴函数"图标,将出现"粘贴函数"对话框,在"函数分类"框中选择"常用",在"函数名"框中选择HYPERLINK,此时在对话框的底部将出现该函数的简短解释。

3)单击"确定"后将弹出HYPERLINK函数参数设置对话框。

4)在"Link_location"中键入要链接的文件或INTERNET地址,比如:"c:\my documents\Excel函数.doc";在"Friendly_name"中键入"Excel函数"(这里是假设我们要打开的文档位于c:\my documents下的文件"Excel函数.doc")。

5)单击"确定"回到您正编辑的Excel文档,此时再单击B6单元格就可立即打开用Word编辑的会议纪要文档。

HYPERLINK函数用于创建各种快捷方式,比如打开文档或网络驱动器,跳转到某个网址等。说得夸大一点,在某个单元格中输入此函数之后,可以跳到我们想去的任何位置。  

六、其他(CHOOSETRANSPOSE

1CHOOSE函数

函数CHOOSE可以使用 index_num 返回数值参数清单中的数值。使用函数 CHOOSE 可以基于索引号返回多达 29 个待选数值中的任一数值。

语法形式为:CHOOSE(index_num,value1,value2,...)

Index_num用以指明待选参数序号的参数值。Index_num 必须为 1 29 之间的数字、或者是包含数字 1 29 的公式或单元格引用。

Value1,value2,... 1 29 个数值参数,函数 CHOOSE 基于 index_num,从中选择一个数值或执行相应的操作。参数可以为数字、单元格引用,已定义的名称、公式、函数或文本。

2TRANSPOSE函数

TRANSPOSE用于返回区域的转置。函数 TRANSPOSE 必须在某个区域中以数组公式的形式输入,该区域的行数和列数分别与 array 的列数和行数相同。使用函数 TRANSPOSE 可以改变工作表或宏表中数组的垂直或水平走向。

语法形式为TRANSPOSE(array)

Array为需要进行转置的数组或工作表中的单元格区域。所谓数组的转置就是,将数组的第一行作为新数组的第一列,数组的第二行作为新数组的第二列,以此类推。

示例,将原来为横向排列的业绩表转置为纵向排列。

第一步,由于需要转置的为多个单元格形式,因此需要以数组公式的方法输入公式。故首先选定需转置的范围。此处我们设定转置后存放的范围为A9.B14.

第二步,单击常用工具栏中的"粘贴函数"图标,将出现"粘贴函数"对话框,在"函数分类"框中选择"查找与引用函数"框中选择TRANSPOSE,此时在对话框的底部将出现该函数的简短解释。单击"确定"后将弹出TRANSPOSE函数参数设置对话框。

第三步,选择数组的范围即A2.F3

第四步,由于此处是以数组公式输入,因此需要按 CRTL+SHIFT+ENTER 组合键来确定为数组公式,此时会在公式中显示"{}"。随即转置成功,如图10所示。

以上我们介绍了Excel的查找与引用函数,此类函数的灵活应用对于减少重复数据的录入是大有裨益的。此处只做了些抛砖引玉的示例,相信大家会在实际运用中想出更具实用性的应用方法
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