黄再良
摘要：随着我国民族复兴强国计划实施，一大批中国本土企业壮大崛起，成为跨国、跨地区、跨行业、的综合性集团化企业。这些企业的业务错综复杂、经营模式、管理流程、考核方式各不相同，使得企业管理者必须通过各种信息化手段，提高信息收集质量和传递效率，克服地理空间的限制实现信息共享，才能完全有效管控企业，凭据电子化是实现信息共享实时传递的必经途径。
关键词：业务凭据；电子化；管理；信息
信息技术的发展，使信息系统朝着“无纸化”、“自动化”、“智能化”的方向发展。实现公司经营管理信息化目标，首先应以信息互联互通为切入点，解决信息流动的问题。业务信息要进入公司经营管理信息流，业务凭据电子化是基础。
一、业务凭据电子化的上线给经营管理带来的改变
1．解决了纸质业务凭据与信息化的不相容性
纸质业务凭据是业务信息承载的主要形式，这些业务凭据作为公司业务活动原始数据分别重复存储于会计、物资、业务等部门。具体表现在一式多份的入库单、领料单、发货单、验收单等业务凭据。业务凭据电子化后各业务部门可以共享数据，消除了公司管理数据冗余，使纸质业务凭据记载的信息汇入到信息流。业务凭据电子化，减少了公司业务活动和会计信息处理的时间间隔，解决了会计信息处理滞后于其业务活动，消除了业务流与信息流协同的首要障碍，通过业务凭证电子化提升业务凭据处理效率。业务凭据电子化，使得财务人员可运用信息系统快速审批、快速支付、服务迁移和信息共享，从而实现事前规范前端业务、事中在线监控审核 、事后会计信息穿透。
2．解决了会计业务凭据主要依靠人工方式进行传递和流转
传统的纸质凭据无法在线审核和追溯，集中结算压力与日俱增，验审处理效率和质量有待改进。业务凭据电子化为大修、技改、结算等环节涉及的原始资料收集提供了便捷的影像支持，确保了原始资料存储的安全完整。提高业务凭据的传递效率，支撑业务凭据在线审批、追溯查询、非结构化数据的提取分析，推动业务信息无纸化、精益化和可视化，实现对业务凭据电子化数据的规范管理和高效利用，提高依法治企水平，有效防范经济业务风险。
3．经营信息加工方式和流动的改变
业务凭据作为公司业务起点，其电子化应用程度制约经营数据加工的自动化水平。业务信息通过各部门子系统集成，从技术层面分析，是突破电算化理念以会计部门为核心信息集中加工系统构架。在ERP系统的基础上，进一步与PDM系统、OA系统集成，以消除各个系统中的数据冗余和重复处理，在充分共享基础上提高各系统的数据加工以及系统间的数据传输效率。外部业务凭据电子化是信息化发展的基础，是完善业务信息系统的流动功能，提升业务信息的质量的前提，从公司整体管理层面上解决了内部各专业子系统间数据冗余和信息孤立问题。
二、业务凭据电子化怎样落地实施
1．调整管理流程使当前业务与业务凭证电子化平稳对接
针对业务凭据电子化这种新型管理工具，实施公司一方面做好上线后系统发生的各类问题的预案，保障公司经营业务不受影响；另一方面，动态跟踪系统运营效果，及时解决各业务部门业务处理过程中发生的疑问，确保系统功能的有效运用，推进业务凭证电子化项目的开展；通过业务管理流程再造，落实内控责任、划分业务界面、明晰岗位职责，将业务凭据电子化管理理念推动到业务前端；加强业财融合，更好的推动核算与业务前端的贯通，提高业务凭据电子化应用的准确性、便捷性、高效性。
2．完善业务凭据电子化的监管制度
完善业务凭据电子化的监管制度保证电子凭证真实完整性。实施公司对电子业务凭据进行系统的监管，建立严格的审核程序，对电子业务凭据进行系统的审核，防止业务人员徇私舞弊，同时审核业务凭据录入和审查权限，避免非法用户利用电子业务凭据漏洞擅自入侵业务信息系统，造成公司业务信息的丢失，威胁到公司的经济利益。其次，建立电子凭证保管制度，任用专业人员来管理电子业务凭据信息系统，并及时的做好业务凭据的备份，防止系统故障而造成的业务凭据信息的丢失，便于及时的恢复会计数据信息。建立内外部相结合的监管制度，来规范税控系统对业务凭据真实有效性的认证，保证内部电子业务凭据录入的科学合法性。
3．健全业务凭据电子化相关的规章制度做到有章可循
虽然业务凭据电子化有效弥补了纸质版业务凭据在经济性、时效性、真实性以及完整性等方面的不足，但是要实现业务凭据电子化与纸质版业务凭据的同等法律效率，还需要得到相关法律法规的支持和肯定，具体来说，业务凭据电子化进程的发展需要我国相关的《会计法》、《电子商务法》、《电子签名法》、《档案法》等涉及经济活动相关凭证的法律法规进行全面系统的完善，以此来保证电子业务凭据的合法性，促进业务凭据电子化的全面发展和进步。公司在业务凭据电子化推广使用的同时，结合业务电子化管理特点制定出符合现有相关的法律法规的操作手册，在实践中不断的完善和发展电子业务凭据相关管理制度，使其真正的能为公司经济效益的提高服务。
三、业务凭据电子化与经营管理的矛盾与协调
1．业务凭证电子化与现有组织结构的矛盾
业务凭据电子化其实施过程涉及公司组织机构、业务流程以及内部控制制度等多方面的转变。即原始业务凭据的收集、扫描、审核、传递，如果还采用纸质凭证管理流程会因原始凭证错误增加返工率、降低业务凭证电子化工作效率。通过公司级平台“采集分发”和业务数据“统一采集”的实施，具体体现为公司所有业务凭据数据通过统一平台录入，经信息中心统一验证无误后，才正式进入或分发给公司信息各专业子系统。公司平台的“采集分发”模块，有两大子模块组成，即“业务凭据预处理”和“业务凭据验证分发”，前者实现业务凭据录入及相关责任人签字等环节功能处理，这一预处理虽然通过公司级平台实现，但具体业务处理仍分散于各职能部门；而业务凭据验证分发则集中于信息中心职能部门。其次，业务凭据是记录经济业务、明确经济责任，具有法律效率的证明文件，即业务凭据也是公司内部控制制度关键环节。
2．业务凭据电子化与公司现有内部控制制度的矛盾
其一，业务凭据相关责任人签字控制。鉴于目前电子签名技术应用的局限性，业务凭据相关责任人的签名控制，只能通过软件使用的密码控制技术解决。其二，纸质业务凭据下，一式多份的情况具有相互稽核、强化控制的作用。一旦电子化后，业务凭据仅有一份，相对削弱了内部控制的作用，因而需要在“相关责任人签字”和“业务凭据验证分发”等环节加强管理。最后，与业务凭据相关的还有公司档案管理。公司档案当前的分类包括：科技、文书、会计、人事等。当业务凭据电子化以后，由于消除了与此相关档案的一式多份现象。从而引发了相关档案分类管理机制调整的必要，因而需要进行相应的公司档案管理变革。
3．公司业务凭据电子化与外部信息化环境的矛盾
公司业务凭据电子化以现有社会的信息化水平为基础，在外部信息化水平普遍不高的环境下，公司的业务凭据电子化发展水平受其制约。业务凭据电子化虽然对公司内部信息系统进行了优化集成，但没有从根本上解决会计与外部电子商务集成、公司与外部环境相应物流、资金流的集成。从这一意义上分析，该方案并非终极方案，终极方案应是社会级方案或社会范围的业务凭据电子化。社会范围的业务凭据电子化是指所有业务凭据生成、传输、存储以至相应档案管理的整个过程完全实现无纸化。其明显特征表现为：会计充分与电子商务集成，与公司经营外部环境集成，具体而言，即公司外来业务凭据电子化。公司外来业务凭据电子化中，电子发票是核心环节，而电子发票的实现需要一个社会平台。该平台不仅需要信息技术支撑，更需要国家法规和管理体制作为保障。目前，电子发票技术尚没有达到普及应用水准，虽然我国已有了电子签名的法规，并示有电子发票规范，但缺少相应的法规和管理机制。
四、结语
综上所述，只有构筑社会跨级平台，在社会范围实现业务凭据电子化，还需要走很长的路，启用业务凭据电子化的公司，目前只能在全面优化内部管理流程制度的前提下，尽量与外部信息化环境形成最大交集，实现企业的经营管理全面升级。
考文献：
[1]张莉莉：《诊断信息孤岛顽疾--实现信息系统集成化是企业信息化建设的关键》，《信息系统工程》2004-年第8期。
[2]徐雁、陈新度、陈新、赵翼翔：《PDM与ERP系统集成的关键技术与应用》，《中国机械工程》2007年第2期。
[3]李扬、陆南燕：《图情档一体化系统与现代企业信息管理系统集成构建高新企业知识管理系统》，《现代情报》2006年第9期。
[4]陈新跃、向阳、王茜：《跨平台下的会计信息系统集成模式研究》，《山东科技大学学报》（自然科学版）2003年第3期。
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