究竟什么是项目管理？

不论管理与否，项目是客观存在的。如果不好好管理，项目看上去会遥遥无期，耗尽所有可用资源，但结果却不尽如人意。有时我们完成了项目，但留在身后的却是一片狼藉的烂摊子，工作人员也被弄得筋疲力尽、倍感迷茫。那么，究竟什么是项目管理？项目管理又是如何推动项目走向成功的呢？

第二课：什么是项目管理

本课内容

1. 项目管理的基本概念及其过程组

2. 了解项目管理带来的益处

虽然项目形形色色、或大或小，但是项目管理都可以归结为以下几个问题。

1) 需要解决什么问题　如果你不知道问题根本所在，就无法判定解决方案是否正确。 有时，问题会以机遇的形式出现，你大可加以利用。比如，你可能负责一个解决高退货率问题的项目。换个角度来看，你可能启动了一个提高产品质量以提高市场占有率的项目。

即便是最简单的问题背后也有一大堆细节工作要完成。项目该达成什么目标？客户心中对此是否有明确要求？达成目标并满足客户要求需要做哪些工作？

2) 如何解决问题　把木料与钉子交给木匠并交待他们“去吧，去铺木地板”，这种做法是万万不行的。你必须为项目的实施制订计划，包括详细说明各项任务、列出所有需要的资源、确定成本及项目需要的时间。

3) 如何判断项目已经完结　如果项目目标及各方需求界定明确，就很容易判断项目是否完结。如果项目目标是将产品退货率降低30%，只需计算出产品退货的数量以及降低的百分比即可。有时，我们很难看出一个项目是否取得了成功。无论如何，你必须预先设定好明确的成功标准才能轻松作出判断。

4) 如何判断项目进展情况　项目进展顺利的一个标志是客户在项目完结书上签字并同意付款。

另外，整个过程顺利与否也是你必须评估的一个方面。在项目收尾阶段，总结经验教训非常重要，但这也是最容易被忽视的一个环节。项目团队的成员应该聚在一起记录项目的成功之处和不尽人意之处，记录成功或失败的原因，并分析哪些方面应加以改进，以便应对将来可能出现的类似项目。领悟到上面几点内容，你才能找到提高项目管理能力的办法，在将来的项目中轻松获得成功。

项目管理5大过程组

每个项目都有一系列的目标、起始时间以及预算。项目管理的目的就是严格按时间、按预算达成项目目标。在实际操作中，项目管理是一项持续性的工作，目的就是在项目范围与时间、成本、质量以及其他各种限制因素之间寻求平衡。根据项目管理协会出版的《项目管理知识体系指南》（Guide to the Project Management Body of Knowledge），项目管理可以分为以下5大过程组，如下图：

图：项目管理5大过程组

启动启动是指正式承诺开始做一个项目。选定的项目经理要深入挖掘项目真正的目标，找出潜在的项目干系人，并与客户及其他项目干系人一起寻找达成项目目标的办法。实际上，启动阶段就是要回答一个问题：“你在努力解决什么问题？”项目经理还要准备一份项目及项目商业利益概要。当管理层同意开始进入该项目的计划阶段时，启动阶段就结束了。

计划计划是指详细制订解决问题的办法。在计划阶段，你要明确所有必做的工作，落实各项工作的负责人，确定工作开始的日期及需要花费的时间，并确定成本。凭借技巧以及一点运气，有可能项目目标如期达成，开销亦在预算之内，完成的质量也符合最初的要求，更难能可贵的是没有浪费分配给该项目的资源。如果没有考虑到通往成功道路上可能出现的风险，也没能找出应对办法，那么，这样的计划是不完整的。 提前计划会让你在项目的执行过程中收到几倍于前期投入的回报。如果不提前花时间做周密的计划，后期就只能浪费更多的时间去“灭火”。

随着微软Project程序等项目管理软件的流行，许多人误以为安排项目日程等同于项目管理，他们认为日程就是项目计划的全部。事实上，只有理解了项目管理的真正含义之后，你就可以学习如何更有效地利用Project程序的功能管理项目了。

执行执行一个项目是项目经理为项目存活而持续进行的工作。第一步就是让项目正式上马，把项目团队召集到位、明确规则。接下来，项目经理要保证团队集中精力在正确的时间做正确的事，即严格按照项目计划的要求展开工作。

控制　控制项目也是一个持续性工作，但这一过程组的侧重点在于监控并衡量项目的进展，看项目是否在沿着轨道顺利进行。当出现不可避免的变化、问题、意外，甚至是概率很小但可能出现的灾难时，项目经理可以决定调整的方法及幅度，从而使项目回归正轨。

收尾收尾包括以下几个方面：正式验收并宣布项目完结、记录最终成绩以及经验教训、交付合同、将所剩资源转交给其他项目使用。标志成功的标准是否得到了满足？相关人员是否均认为项目取得了成功并正式签署验收报告？

项目管理思考 优秀的项目管理既是一种艺术也是一门科学。不过，真正认清项目的目标及客户需求非常困难。不仅如此，你还必须综合考虑项目范围、时间、成本、质量、资源等各种限制因素，合理协调以寻求它们之间的平衡，从而顺利完成项目目标。比如，如果质量是令自身产品从竞争对手中脱颖而出的关键，那么延长项目时间、提高预算也许是更好的选择。相反，如果让同类产品早于竞争对手上市是成败关键，那么减少产品功能（即项目范围）、加派人手或接受一定程度的瑕疵（即降低产品质量）亦不失为上策。

作为项目经理，你无法改变时间、成本、可用资源等限制因素，但可以决定如何利用这些因素。只要你的计划可行且不影响项目以外的任何事或任何人，你就可以大胆推行，无需请求任何人的批准。

相反，如果计划不可行，你就可以要求改变一个或两个限制因素。比如，你可以恭恭敬敬地走到管理者面前，要求他们给你配备更多的人力物力以缩短项目时间。若仍然行不通，还有最后一个办法：请求客户放宽时限，或增加投资，或缩小项目范围。

表面上看，制订计划、设定进度、控制项目都能在办公室里进行。然而，现实恰恰相反，项目管理经常需要与他人合作、交流。项目干系人（所有与项目有利益关系或受项目影响的人）或许会因项目的成功而获利，或许亲自参与项目，或许在某些方面受到项目的影响，但不论是哪种情况，他们都对项目的成败起着举足轻重的作用。项目干系人必须就项目需要解决的问题、项目的策略、项目成功的决定性因素达成共识。更重要的是，项目干系人既可能成为你坚强的后盾，也可能成为你的死敌，因此，项目经理最重要的一个任务就是与项目干系人保持良好沟通。

与项目团队的其他成员保持沟通也同样重要，因为他们是具体工作的负责人。团队成员必须了解自己的工作及各种限制因素、及时发现问题并协作解决。为了成功完成项目，项目经理必须肩负起领导责任，有时还需要苦口婆心甚至花言巧语地鼓励每个工作人员。

小结

优秀的项目管理不一定成本高昂、复杂烦琐。简言之，不要慌。你已经具备了大量的项目管理知识。如果你搬过家、举办过家庭聚会或重新装修过卫生间，那么完成目标、严格遵守项目日程、控制开支、保证质量等项目管理工作对你来说不应陌生。

后续我将为大家讲述如何更高效、更有效地管理项目，以及如何利用相关软件为项目管理助一臂之力。