工作中，如果你想达到化繁为简的效果，就必须知道如何去把握那些重要的少数，把主要时间和精力用来完成重要的事情，这是高效率的保证。怎样把握重要的少数呢？有一个非常著名的理论叫“二八法则”，它是由意大利经济学家帕累托提出来的，他认为：在任何特定的群体中，重要的因素总是占据少数，大概20%，而不重要的因素总是占据多数，大概80%。只要你控制好那些重要的20%的因素，就可以取得80%的回报。
每个人每天都只有24小时，1440分钟，86400秒，一分不多，一秒不少，既不能提前预支，也不能过期补上，唯一能做的就是利用好这些有限的时间，让他发挥出最大的价值。这就是时间管理的意义所在。
如果有两件事摆在你面前，一件很重要，另一件不重要，完成它们都需要花费半个工作日，大概三四个小时，你会先做哪件事？一般情况下，人们习惯于先做自己喜欢的事，或先做自己熟悉的事，而不是先做重要的事。很显然，这不符合高效工作的要求。
“二八法则”告诉我们：应该避免将时间花在不重要的、琐碎的、不能产生大效能的事情上，因为就算你花掉80%的时间去做它们，也只能得到20%的回报。聪明的做法是，把80%的时间花在20%的重要事情上，因为解决了这些少数重要的问题，你可以得到80%的回报。
凡事都有轻重缓急，重要的工作与次要的、琐碎的工作不应混为一谈。大多数时候，我们之所以工作效率低下，往往是因为把大部分时间花在了次要的工作上，却忽视了最重要的20%的事情。所以，如果你想工作保持高效率，就必须学会运用二八法则来调整自己的工作习惯和工作方式，根据工作的轻重缓急，合理安排时间投入，争取获得最大回报。
（1）学会选择和排序，不要试图去做每件事。
既然事情有轻重缓急之分，而你又想提高工作效率，那么从这一刻起，你有必要记住一点：不要试图去做每件事。对于那些不重要、不紧急的事情，先放一边，不要理睬；对于重要的事情，再进一步按照轻重缓急去排列优先顺序。每天上班，优先做重要的事情，直到完成它们为止。若还有空，再去做不重要、不紧急的琐碎事情，比如，处理电子邮件、整理文件等。
（2）在20%的事情上投入80%的时间和精力。
假如你一天有10件事要完成，依据二八法则，其中有两件事是最重要的，需要你用80%的时间和精力去对待。完成了这些工作，你就可以获得80%的价值回报。所以，你要认真挑选最重要的两件事。怎么挑选呢？你可以参考六点优先工作法中的“四象限法则”，根据事情的轻重缓急来排序，从而选出最重要的两件事。
当然，很多时候最重要的两件事并不一定真的会花掉你80%的时间。等你做完它们之后，你还有时间去慢慢做剩下的8件事。对于这些事情，你可以根据其重要程度，选择委托、授权，或暂时不做，甚至放弃掉。
（3）给重要的20%的事情准备整块的时间。
在做20%的重要事情时，你不仅可能要花掉80%的时间和精力，你还需要准备一整块时间，以便于自始至终保持专注。也许有人不理解“为何要用整块时间去做重要的事”，那我们不妨来做个假设：
第一种情况：你要写一份重要的报告，领导答应给你独立和完整的时间，在这段时间内，你不会受到任何事情的干扰，你可能只需要两个小时就搞定它。
第二种情况：领导答应给你两个小时写一份重要的报告，但这两小时不是整块的，而是多个时间碎片的总和。在这两小时内，你时不时会受到其他事情的干扰，比如，领导让你去他办公室一趟，同事找你探讨工作，电话铃突然响起，虽然最终你也用了两小时去写报告，但你会发现报告写得不好，或根本完不成报告。
为什么都是两个小时，工作完成的效果却大不一样呢？这是因为人在被干扰之后，注意力会分散，再想聚集到手头的工作上，要花一些时间。而不受干扰的思绪，在专注力的作用下，能连贯地思考问题，从而提高工作效率。所以，请给重要的事情准备整块的时间，并保证在这块时间内不受干扰。为此，你可以这样做：
①关掉手机，拔掉电话线，退出QQ登录；
②在办公桌的隔板上挂上“免打扰”告示牌。
③整理思绪，将其他工作放到一边，告诉自己：9：30-11：30，我不想别的事！
摘自图书《高效工作法》，作者 周剑熙，本文系授权转载。
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