项目沟通计划的编制方法

1 项目沟通概述

项目沟通管理（project communication management）包括为了确保项目信息及时适当的产生、收集、传播、保存和最终配置所必须的过程。项目沟通管理把成功所必须的因素：人、想法和信息之间提供了一个关键连接。项目沟通管理是由沟通计划编制、信息发布、绩效报告、管理收尾四部分组成。

2 项目沟通计划编制的意义

项目沟通计划是确定利害关系者的信息交流和沟通要求。项目干系人都必须准备该项目“语言”进行沟通。并且要明白：每个项目干系人所参与的沟通将会如何影响到项目的整体。谁需要何种信息、何时需要以及相应如何将其交到他们手中就好通过沟通方式和手段。因而沟通计划对于项目的成功很重要。

3 如何编制项目沟通计划

项目沟通计划的编制工作流程：准备工作 → 确定项目沟通需求 → 确定沟通方式和方法 → 编制项目沟通计划。

3.1 准备工作 3.1.1 收集信息

（1）项目沟通内容方面的信息 （2）项目沟通所需沟通手段的信息 （3）项目沟通的时间和频率方面的信息 （4）项目信息来源与最终用户方面的信息

3.1.2 加工处理沟通信息

对收集到的沟通计划方面的信息进行加工和处理也是编制项目沟通计划的重要一环，而且只有经过加工处理过的信息，才能作为编制项目沟通计划的有效信息使用。

3.2确定项目沟通需求

项目沟通需求的确定是在信息收集的基础上，对项目组织的信息需求做出的全面决策，其内容包括：

（1）项目组织管理方面的信息需求；

（2）项目内部管理方面的信息需求； （3）项目技术方面的信息需求； （4）项目实施方面的信息需求； （5）项目与公众关系的信息需求。

3.3 确定沟通方式和方法

在项目沟通中，不同信息的沟通需要采取不同的沟通方式和方法，因此在编制项目沟通计划过程中还必须明确各种信息需求的沟通方式和方法。常用的沟通方式有：口头、会议和书面沟通等。

（1）口头沟通：是指借助于口头语言实现的信息交流，它是日常生活中最常采用的沟通形式。主要包括：口头汇报、会谈、讨论、会谈、演讲、电话联系等。

（2）会议沟通：“会议沟通”是一种成本较高的沟通方式，沟通的时间一般比较长，常用于解决较重大、较复杂的问题。

（3）书面沟通：书面沟通是以文字为媒体的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等)。书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制，因此被我们广泛采用。

（4）影响项目选择沟通方式方法的因素主要有以下几个方面： ① 沟通需求的紧迫程度； ② 沟通方式方法的有效性； ③ 项目相关人员的能力和习惯； ④ 项目本身的规模。

3.4 编制沟通计划

项目沟通计划的编制是要根据收集的信息，先确定出项目沟通要实现的目标，然后是根据项目沟通目标和确定项目沟通需求去分解得到项目沟通的任务，进一步根据项目沟通的时间要求去安排这些项目沟通任务，并确定出保障项目沟通计划实施的资源和预算。

项目沟通计划书的内容除了前面给出的目标、任务、时间要求、具体责任、预算与资源保障以外，一般还应该包括下列特殊内容：

（1）信息的收集和归档格式要求； （2）信息发布格式与权限的要求； （3）对所发布信息的描述；

（4）更新和修订项目沟通管理计划的方法； （5）约束条件与假设前提。

3.5项目沟通管理计划表