巧用Excel数据有效性实现6个数据规范效果

01 创建下拉列表

利用数据有效性这个功能，我们可以在表格中对指定区域创建有效性下拉列表。比如我们要在销售地区这一列里创建一个下拉列表，销售地区包括：北京，上海，广州，深圳，杭州和南京。

第一种操作：数据有效性设置来源直接输入用英文状态下的逗号隔开的文本

第二种操作：来源里直接引用单元格区域

第三种操作：利用名称定义，引用名称，这种操作方式可以跨表引用区域，也可以用来处理引用的序列不在同一行或同一列的问题。

因为数据验证的来源必须是对单一行或单一列的引用，如果引用的序列不在同一行同一列，可以先对第一列的序列定义名称后进行数据验证设置

然后编辑名称，更改里面的引用位置，下拉列表即可出现所有的序列。

02 限制数据输入范围

比如我们在销售日期这一列需要对日期范围进行限制：2018-1-1至2018-12-31。设置好后，如果我们输入这个范围外的日期，就会弹出一个提示框：“此值与此单元格定义的数据验证限制不匹配。”

03 防止重复输入

我们可以结合COUNTIF函数进行设置。比如我们要防止订单编号录入出现重复，进行数据验证自定义设置，输入公式：=COUNTIF($C:$C,$C1)=1

04 限制单元格输入的数据类型

有时候我们在某些特定的表格区域内只允许输入数值或者文本，如果只能输入文本的，结合ISTEXT函数进行自定义，检测输入的内容是否为文本，是的话返回TRUE，否则返回FALSE。如果只能输入数值，可结合函数ISNUMBER。

比如我们销量列里只允许输入数值，进行数据验证自定义设置，输入公式：

=ISNUMBER(D2)=TRUE

05 给单元格加上注释内容

给单元格添加注释，可以直接插入批注，这里我们利用数据有效性的“输入信息”设置给单元格加上注释，这样当我们在单元格内输入数据时，就会出现提示信息。

06 对数据进行条件限制

利用数据有效性的自定义设置，我们也可以对输入数据进行特定条件限制。比如我们在产品类型里面，只允许输入以电器、家具这两种产品名称。我们在数据验证自定义设置里输入公式：=OR(D2='家具'，D2='电器')