工作汇报时应该怎么说？搞清楚这4点，把话说到领导心坎上！

周末好，我是小叮~

前不久，我们团队集体向秋叶大叔做了年终汇报，第一次在老板面前汇报的我，准备工作要做足！

我在网上搜了很多「如何给领导做汇报」的文章，没想到很大一部分教的是：「用这 X 种套路汇报工作，让老板给你升职加薪！」

我？？还没学会走，你就让我学会跑？还升职加薪呢，不敢想不敢想！

今天这篇文章，比较中肯地分析了工作汇报中要注意的 4 个问题，实操落地性强，推荐给大家~

作者：王世民

来源：YouCore(ID：YouCore)

Q：提高沟通或汇报水平，有没有什么可以速成的方法？

A：一下子到 100 分的方法肯定没有，但在现有水平上，立马提高汇报效果的速成方法还是有的。

你可以在沟通或汇报前，先搞清楚下面这 4 个问题：

❶ 对方想听到什么？

❷ 我自己要达到什么目的？

❸ 我需要讲哪些内容？

❹ 以怎样的逻辑顺序组织？ 

01

对方想听到什么？

跟一个渴得要命的人交流，你是跟他说什么口味的瓜子好吃，他更感兴趣，还是跟他说如何才能喝到水，他更感兴趣？

答案显然是后者。

所以，做好沟通或汇报的第一步，就是要弄清楚对方想听什么。

否则就像在一位渴得要死的人面前，大谈什么瓜子好吃一样，你讲得越好，对方嗓子里就越冒烟，越不想听你说。

因此，在准备汇报前，你要问自己：这次汇报是面向谁，他（们）的核心诉求是什么？

比如，你在做年终工作汇报的时候，你首先得知道，这次汇报会面向哪些人。是只有你的直接领导呢，还是 HR 和二线领导也都会看？

知道面向哪些人之后，你就要换位思考去想一想，他们每个人到底想从你的工作汇报里看到什么？

是想看到你的工作成果，还是你的态度和努力过程，或者是你在工作汇报里，展现出来的分析总结能力？

回答好了这个问题：「这次汇报是面向谁，他（们）的核心诉求是什么」，你就清楚这次汇报要重点准备什么了。

02

我自己要达到什么目的？

前不久，有位同学告诉我：

我今天去找老板反馈项目情况，结果老板说，他本来觉得对项目情况了解得挺清楚的，听我说完后反而觉得糊涂，变得不放心了。

我都不敢去找老板沟通了……

很多同学在汇报或沟通时，都容易犯这个错误：表达不清晰，目的不明确。

那怎样才能做到让自己的汇报或沟通目的明确呢？

方法有两个：

❶ 用一句话说出这次汇报或沟通的目的。

即使我们能很清楚地说出自己要什么，很多时候别人也不一定能接收到。

如果我们自己都不能说清楚自己要什么，还期待别人能领悟到，那无异于痴人说梦了。

因此，去汇报或沟通前，你一定要先要求自己，能以一句话说出这次汇报或沟通的目的。

如果一开始在脑子里提炼有困难，可以先用笔写下各种你想到的话，3 句哪怕 4 句都行，然后再提炼到只有一句话。

❷ 用 5why 验证这句话是不是你的根本目的。

有时虽然将沟通目的以一句话提炼出来了，但很多时候，这句话并不是自己的根本目的。

为了避免这样的情况发生，在将目的以一句话提炼出来后，建议你再用 5 why 的方法做下验证。

我们以上面那位同学为例。

他一开始提炼出来的沟通目的是：跟老板反馈项目的实际情况。

用 5 why 验证的话，我们可以继续追问：你为什么要跟老板反馈项目的实际情况呢？

「因为老板想项目进度再加快一周，但实际是不可能的？」他回答道。

「为什么项目进度再加快一周，不可能做到呢？」我们可以继续问。

「因为这个项目里，有一个老板没有意识到的重大风险」。

到这儿，我们就可以将一句话沟通目的改成：跟老板说明因为某重大风险的存在，项目进度不可能再加快一周。

带着这个沟通目的去找老板汇报，效果肯定就比「找老板反馈项目实际情况」要好很多。

03

我需要讲哪些内容？

以管理咨询报告为例。

这些报告经常都是动辄 100 来页，内容丰富而且制作精美，一般的客户看起来可能会觉得这位顾问很专业，而且很用心。

▲ 图片源自 iSlide

但我们行内人就很清楚。

因为顾问公司的知识库很丰富，而且各种报告都有着对应的精美模板，这些管理咨询报告里的内容，大多数都是复制粘贴生成的。

一般越年轻的顾问，复制粘贴的内容就越多，恨不得将公司知识库的内容都粘贴在一份报告里。

而经验越丰富的顾问，越能从自己这次沟通汇报的目的出发，放弃绝大多数无关紧要内容的粘贴。

不从自己的汇报目的出发，盲目填写很多不相关内容的情况，在我们大多数人的工作汇报中也很明显。

大多数公司，工作汇报的框架基本都是规范好的。比如：

❶ 当期工作完成情况；

❷ 工作中存在的问题及原因分析；

❸ 下一步工作计划。

因为公司有了模板，我们在做工作汇报时，可能一头扎进去照着填了。

凡是能想得起来的都给写上去，完全忘了自己这次汇报的目的是什么。

比如，有人本来应该是想让公司提供更多的资源支持；

但在工作汇报里，大谈特谈自己取得的成绩，结果领导一看你完全罩得住，也就打消给你加资源的想法了。 

再比如，有人本来是想证明业绩不佳，不是自己能力不行造成的，但在工作汇报里，对业绩不佳的各种客观原因浓墨重彩。

结果，不仅能力不行的印象未能扭转，还在领导心中留下了推卸责任的不良印象。

那如何避免以上的错误，只讲该讲的内容呢？

你可以分为两步来做：

◆ 步骤 ❶：列出来所有自己想讲的内容 ◆

你可以先用思维导图，列出所有你想讲的内容。

这样做有两个好处：

一是可以减小深度思考的压力，更愿意动手去做。

二是防止在一开始就过滤、丢掉一些关键内容。

◆ 步骤 ❷：逐一跟自己的目的匹配 ◆

将步骤一中列出来的内容，逐一跟自己这次汇报或沟通的目的匹配，跟目的相符的保留，不符的删除或修改。

比如，若主要目的是向公司争取更多资源，对取得的成绩可以一带而过；

要重点强调遇到的困难和挑战，这样公司才更愿意给你追加资源。

再比如，若想改变因业绩不佳带来的能力质疑，对客观原因要一带而过；

重点在下一步工作计划上发力，做出一份能提升业绩的可执行的计划出来，这样领导可以看到你的能力，从而愿意给多你一次机会。

04

以怎样的逻辑顺序组织？

有个广为人知的传说：

清末名臣曾国藩在围剿太平天国时，前期作战不利，一直在打败仗。

幕僚在帮他拟的给咸丰皇帝的奏折中写道「…屡战屡败…」，曾国藩看后改成了「…屡败屡战…」。

结果朝廷看了后，不仅未责罚作战不力，反而念败军勇气可嘉，降旨嘉奖。

这个「屡战屡败和屡败屡战」的故事，给我们揭示了一个很重要的道理：

同样的内容，如果逻辑顺序不同，透露出来的意思是有着天壤之别的。

那怎样做才能将要讲的内容组织得更出色呢？

你可以分为下面两步来做：

◆ ❶ 按照「对方想听什么」做修正 ◆

你在第三步「我需要讲哪些内容」中，已经罗列出所有跟你沟通或汇报目的有关的内容。

不过这些内容都是从你想讲的角度出发的，我们在最终呈现时，要按第一步「对方想听什么」，来对内容做修正。

比如，给老板汇报项目进度无法加快时，不一定非要这样说：

老板，项目有风险，因此项目进度无法加快。

因为项目进度无法加快，不是老板想听到的。

你可以换个说法，让老板知道，你是积极支持项目进度加快一周的，只是在推进中遇到了一个绕不开的风险。

修正后的说法参考如下：

老板，我将项目按加快一周做了实施调整，其中遇到一个风险，现在的做法是两种：

一是投入更多资源，来尝试能否降低这个风险，但把握很低；

二是维持原先的项目进度。

◆ ❷ 比较不同的逻辑顺序组合效果 ◆

所有的内容按照「对方想听什么」做过修正后，还面临一个排列先后的问题：

哪个内容放前面，哪个内容放后面。

这个排列顺序影响是很大的，比如曾国藩调整了「败」和「战」的顺序后，呈现出来的意思就完全不同了。

排列可以遵循的逻辑顺序有 4 种：时间逻辑顺序，结构逻辑顺序，重要性逻辑顺序，演绎逻辑顺序。

你一开始不确定哪种逻辑顺序更适合的时候，可以每种逻辑顺序都试下，然后再选用最合适的。

如下图所示：

05

小结

出色的汇报或沟通，考验的是我们的综合能力，无法一蹴而就。

但如果你能在汇报或沟通前，想想下面 4 个问题，那么你的汇报和沟通效果一定能在现有水平上，得到大大的提升！

▲ 沟通及汇报清单

很多同学汇报时，恨不得把所有细枝末节都写上，特别是到了年终总结的时候，就怕领导看不到自己的工作成果。

但是，往往这样的汇报，领导都没耐心听下去！作为一名优秀的职场人，我们需要解决的问题是：

年终总结，到底应该写什么？

如何最大程度体现工作价值？

让老板认真听你汇报的秘诀是什么？

……

要知道，一名优秀的职场人，除了「做得好」，还得学会「说得好」！

而不是：