概述
质量保证、GMP和质量控制的概念是质量管理的三个互有联系的方面。
GMP 是质量保证的一部分；质量控制是GMP的一部分。
良好的文件是质量保证体系不可缺少的基本部分，应涉及GMP的各个方面。
文件是指一切涉及药品生产、管理的书面标准和实施中的记录结果。
文件管理
文件管理的目的
文件管理的意义
文件编制与管理的责任
文件编制的时间要求
文件管理的一般要求
文件的类型
文件的编制与管理过程
实例介绍
文件管理的目的
界定管理系统
减少语言传递可能发生的错误
保证所有执行人员均能获得有关活动的详细指令并遵照执行
对有缺陷或有疑有缺陷产品的历史进行追踪
文件管理的意义
明确管理和工作职责
对员工进行培训的教材
保证按书面文件规定进行运转
监督检查和管理的基本依据
真实反映执行情况
便于追踪调查
接受GMP检查或认证和质量审计的必要支持
保证 GMP 的执行：有章可循、照章办事、有案可查
文件编制与管理的责任
文件的设计和使用取决于生产者
所有工作人员均应了解对他们至关重要的GMP原则，并都需经过初级及连续的培训
所有工作人员均负有及时、准确地执行书面文件的责任
生产部门和质量管理部门的负责人在文件管理方面负有共同的主要责任
生产和质量部门的主要责任
指定合适的人员起草相关文件
对已起草（修订）的文件进行审定
组织培训，注重培训效果
文件执行有效性的监督检查
记录的分析与评价
变更控制
质量部（QA/QC）的职责
公司设有直接向总裁报告的独立于生产部门之外的质量部门（QA/QC），明确职责与授权。
质量部的主要职责是建立、健全确保产品质量的过程、方法、程序，并不断持续改进使之完善。
质量部下设两个部门：
质量控制（QC）
质量保证（QA）
质量保证（QA）的主要职责（一）
贯彻执行GMP规范，监督检查GMP的执行情况
组织实施GMP培训
组织起草和完善生产管理和质量管理文件、程序文件，并监督检查执行情况
组织内部自检，并监督检查改进措施和落实情况
协调组织验证工作
质量保证（QA）的主要职责（二）
实施对生产全过程的监督检查及偏差处理
负责审核批生产记录，并进行评价
组织对供应商的质量审计
负责处理关于质量问题的投诉，参与产品质量的改进工作，从GMP 的角度监督新产品、新技术的引进
质量控制（QC）的主要职责
质量检验处由化学检验室、包装材料检验室、微生物检验室等组成。
制定原辅料、包装材料、中间产品、半成品、成品等质量标准，并按标准进行检验和判断合格与否，保证不合格不释放，同时严格控制三个环节。
进公司的原辅料、包装材料控制环节
对于出现的任何与质量标准不符的极小偏差情况，严格按照规定的程序，在采取必要的保证措施或进行预处理后，方能同意使用。
制定有复验周期和重新申请检验程序。对库房物料每月进行一次检查，如果有接近一月到期者，通知库房作二次抽检。
产品制造过程控制环节
除按规定程序由过程控制（IPC）人员定时进行抽样检验外，所有生产的中间体、半成品须经QC 检验合格贴上绿标签后，方能流入下一道工序。
在每一批号产品开始压片、灌装胶囊或成品包装前，由QA 人员进行首检，确认材料、产品、压印批号和使用期限无误后才能开始生产。
出公司产品控制环节
经审核批生产记录符合要求，产品检验结果符合质量标准后，由质量部经理签发产品质量证书，并通过计算机网络系统释放后，成品方可出厂。
制定产品稳定性监测计划，进行产品稳定性监测，并汇总分析监测结果。
对生产环境进行监测。
对水系统进行监测。
对通过检验获得的信息和数据进行评定、分析，为质量保证提供依据，进而发现产品质量问题所在，以便采取有效措施避免再次发生。
文件编制的时间要求
生产开工前、新产品投产前、新设备安装前
引进新处方或新方法前
处方或方法有重大变更时
验证前和验证后
组织机构职能变动时
文件编制质量改进时
使用中发现问题时
接受GMP检查认证或质量审计后
文件管理的一般要求
应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印刷及保管制度
使用的文件应为批准的现行版本
文件的制定、审核和批准责任应明确
各类文件应有便于识别文本、类别的系统编码和日期
文件使用的语言应确切、易懂
文件的标题应能清除地说明文件的性质
文件应定期审查修订
留有填写数据的足够空间
记录应客观、真实、清晰、易保存
记录修改后应能看清原来的记录，并签名
不使用的栏目应“/” 除
文件的类型
文件应涉及到GMP 的各个方面。
由于 GMP 贯穿于药品生产管理全过程，其种类和数量是很大的，因此，文件系统的完善与否是一个药品生产企业管理水平的重要指标。
文件可分为两大类：
标准 （制度、规程）
记录 （台帐、标签、卡）
进一步的划分应结合企业的规模大小、生产经营品种范围、管理机构设立、职能关系等因素可有所不同。
文件的类型标准
管理标准 （管理制度）
技术标准 （工艺规程、质量标准）
工作标准 （标准操作程序）
文件的类型管理标准
厂房设施、设备管理制度
物料管理制度
卫生管理制度
验证管理制度
文件管理制度
生产管理制度
质量管理制度
其他管理制度
厂房设施、设备管理制度
厂房/设施的使用、维护、保养等管理制度
生产、检验设备使用、维修、保养等管理制度
校验规程*
水系统监测管理制度*
洁净室（区）环境控制标准及检查规程*
存储区环境控制标准及检查规程*
备件管理制度
物料管理制度
物料的购入、存储、发放等管理制度
特殊药品，易燃、易爆物品，危险品，菌毒种等的管理制度
取样间的管理制度
不合格品的管理制度
物料的使用期限规定及复验管理制度*
标签、说明书管理制度*
物料平衡管理制度*
物料盘存管理制度
卫生管理制度
厂房设施（环境）清洁消毒规程（一般区、控制区、洁净区）
设备、容器清洗规程*
员工个人卫生管理规程*
工作服管理制度*
清洗室管理规定
定期体检管理规定*
验证管理制度
验证主计划*
验证管理制度
前验证，回顾性验证，再验验证方案，验证报告
工艺验证程序
设备验证程序
清洁程序、验证程序
文件管理制度
文件的起草、修订、审查、批准管理规定
文件的印制、发放、撤销及归档管理制度
文件变更控制程序*
印字包装材料审批程序*
生产计划的制定与下发程序
批记录发放控制程序
生产管理制度
生产工艺规程
过程控制管理程序
偏差管理程序*
产品返工管理程序
清场管理程序
质量管理制度
物料、中间产品和成品的质量标准和检验操作规程
取样程序
物料、中间产品和成品的释放程序
标准品（滴定液、检定菌等）管理规定*
稳定性试验及留样观察管理规定*
超标、超常复核管理制度*
微生物检验室管理规定
其他管理制度
供户质量审计程序
人员培训管理制度
销售记录管理制度
产品退货和回收程序*
自检程序
用户投诉管理程序
药品不良反应监察报告制度
文件的类型技术标准
原、辅、包装材料质量标准及检验规程
中间产品、成品质量标准及检验规程
稳定性试验质量标准及检验规程
产品生产工艺规程
工艺用水质量标准
计量校验规程
卫生学控制标准
文件的类型记录
批记录、检验报告*
台帐、记录单
卡、标签
标准与记录的关系
记录的依据是标准
记录必须与标准保持一致
可将最终标准要求列入记录中
文件编制与管理过程
文件的设计
明确组织机构体系中相关职责部门的职责
成立跨职能工作小组（CFT）
安排与提供适宜的，有效的培训
对原有文件作系统的回顾与评价 *
依据现行GMP的要求，作出改进计划 *
文件的编码
系统性：统一分类、编码
准确性：文件应与编码一一对应
可追踪性：可随时查询文件的变更历史
稳定性： 应保证系统的稳定性
相关一致性：文件一旦变更，相关文件中出现的该文件号同时进行修正
文件的起草/ 修订
起草/修订：由文件主要使用部门负责
会稿：由相关使用人员及相关管理人员会稿
“ 缺什么，补什么”
“ 边执行，边修订，边完善”
视作为GMP培训与提高的机会
起草文件的基本要求：
文件标题、类型、目的、适用范围应清楚的陈述
用词简洁、准确
流程清晰、职责分明
文件如需记录，应有足够空间
附上必要的流程图及记录样本
应表明文件编码、总页数及分页号
文件的审核/批准
所有文件的审核人与批准人必须预先规定
审批人具有相应的资格与能力
所有正式生效的文件，均应有起草、审核、批准人签字，并注明日期
文件的发放
文件一旦批准，应在执行之日前发放至相关人员或部门
文件发放必须进行记录
新文件执行之日必须收回过时的文件
文件的培训
新文件必须在执行之日前进行培训并记录
培训师原则上为文件的起草者、审核者或批准者
必须保证文件使用者均受到培训
文件的培训是GMP培训的重要组成部分
培训的方式为：自学/培训课、提问与回答、模拟演练、实地一对一授教等
所有培训均应记录
文件的执行
文件的有效执行是最重要的环节
新文件初始执行阶段，应特别注意监督检查执行情况
所有文件必须定期进行复核
应定期向使用部门提供现行文件清单
对现行的管理标准，未经变更控制，不得随意改动文字内容
对现行的批记录或其他记录文件，确有必要进行改动，应由责任人签字，并注明原因和日期
采用自动控制或管理系统记录，应仅允许授权人操作
文件的归档
所有的现行文件原件或样本均存档于质量管理部门
所有的过时文件仅保留一份在质量管理部门
记录按种类归档，按其重要性分别保存在相关部门并存档至规定日期
各种归档文件应建立台帐以便调用
文件的回顾
应定期对重要的管理标准作相应的回顾
对重要的GMP活动作年度回顾、产品年度回顾、供应商质量管理年度回顾、客户投诉年度回顾、验证年度回顾
文件的变更控制
任何文件未经批准不得随意更改
变更的提出：文件的使用者或管理人员有权提出变更
变更的审批：应评价变更的可行性并批准变更，履行变更手续
变更的执行：变更执行过程可视为一份新文件起草
变更管理：应检查文件变更引起的其它相关文件的变更
变更记载：文件的任何变更必须详细进行记录
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