作者：机智
微信公众号：机智说（becomewiser）
今天想和大家分享一下“如何提高工作的效率”，无论做什么岗位，运营也好产品也好，都会对自己的工作效率感到头疼，首先我们先看看下面的场景是不是很熟悉。1看到朋友圈的小红点，然后刷一刷你觉得反正就一两分钟的事情，无所谓了。但是，你的十分钟里有多少个一两分钟？
2突然被乱七八糟的东西打乱了计划你觉得这都是别人的问题，突然增加了你的工作量。但是，有没有可能是你没有规划好呢？
3做一件事的时候突然想起另一件重要的事
你觉得哪个的紧迫程度更高，得先做那个，反正都一样。但是，你有没有考虑重新启动的时间成本？
任务的重启需要耗费许多额外的时间成本，如果不停地在多个工作任务之间来回倒腾，就会无形中浪费很多的时间。如果只做一件任务，就不会有此损失，这就是为什么专注的人比不专注的人时间利用效率高得多的原因。
大脑开始一件任务的时候必须要有一定时间来“热身”。
举个例子：
你工作了一会之后，忽然感到一阵无聊，忍不住打开手机，五分钟后你想起来还要继续工作，但要回复到当时理想的状态，却需要一段时间来集中精力，把大脑里中相关的板块激活起来。而因为你玩了十分钟手机之后这些板块已经被抑制了。如果你的这个“热身”状态需要十五分钟，那么看似五分钟的上网闲逛其实就花费了二十分钟了。
在这里想推荐给大家一个方法，也就是很著名的番茄工作法。能够提高工作效率，提高你的专注度及避免工作被打断。
首先先说说番茄工作法能带来的益处。1时间分块
番茄工作法让时间的慨念从“点”变成“块”，让我们对时间的分配变得有迹可循。使用番茄工作法可以提高对工作量的预估能力，知道“这个任务要几个番茄完成”，而从消耗的番茄时能够明确的能看出自己的工作效率。
2保持专注
每个宗教都会有一个仪式，通过仪式感来增加人们的虔诚度，而番茄工作法的开始记时和结束计时也同样，不过换个说法——专注度。仪式开始后会变得很容易专注，时间到就停下休息；休息时间结束，就继续刚才的工作。劳逸结合的同时，既放松了大脑也跟进了时间。
3主动抗拒干扰
番茄工作法的工作规律刚刚说了它就是“仪式”，仪式开始直到结束，什么都不能打断你。通过仪式你会对时间更敏感、更尊重。
番茄钟内的时间只能专心做目前的任务，尽量去掉干扰源，微信、QQ或邮件统统不看。同事有事找你，让他先等着。不仅如此，还应该要求对方做任何事情将问题和意见一次性收集和提交，碎片化他人的时间是慢性毒药。
4提高你的规划能力
如果你总是被打断，你可能需要对自己反省，到底是否真的是突发事件？看一看活动清单中标为“U”的活动和今日“计划外紧急”区内的活动。
透过这些条目，可以看出你在规划阶段有无规划好活动的类型和数量，以及预估的工作时间。计划外活动越多，预估的错误越多，通过每天的记录你就能慢慢知道有哪些地方考虑不足，然后思考问题的角度也会慢慢的变得完整。
那么什么是番茄工作法呢？
番茄工作法的根本目的是使人保持专注，如果你觉得自己学习某种知识或是做某项工作不够专注时，就可以用番茄工作法，反之则不用。
1准备工具
一个番茄计时器（一个计时的东西就行）
一张to do today 工作计划表
每天开始时填写以下事项：
（1）小标题，包括时间、地点、人物。
（2）清单，包含今天要做的事情，并按先做和后做的顺序排列。
（3）表格中一部分留给“计划外的紧急事件”。这些事件是不可预期的，但又必须要处理的，当他们出现在表格中时，可能会推翻全天的计划。
一份activity inventory 活动清单
由以下两项组成：
（1）标题：人物、事件。想到要做什么就记什么，随处随记。（2）一份记录表，用于记录原始数据。通常情况，记录表中包含数据、摘要、完成任务所需要的番茄时间。
2规则
一个番茄钟由25分钟工作+5分钟休息组成
每4个番茄钟一组，之后有15-30分钟休息时间
番茄钟不可分割。没有一半或四分之一番茄钟
一旦番茄钟启动，就必须走到响铃
如果番茄钟被明确地打断——即中断不可控——则番茄钟视为无效，和没开始过一样，不能标记X，完成一个番茄钟标记X
如果番茄钟开始后，一项工作提前完成，继续检查同一个活动，直到番茄钟响铃
保护番茄钟。有效告知、快速协商、重新安排中断，遵守约定，回电给中断者
超过5-7个番茄，就拆分。复杂的活动应拆分为几个活动
不够1番茄，就合并，简单任务可以合起来做
3流程
计划
在每一天的开始，从Activity inventory 活动清单中选出你今天要完成的任务，优先考虑他们，并把他们记在to do today 工作计划表中。
追踪按照to do today 完成任务，加上计划外的紧急事件（当日需要做的），记录每项任务所耗用的番茄时间。
记录档案每天到结束时，把已经完成的任务记录在档案（自己建，可以用书本，也可用电子表格）中。
分析“你要跟踪和记录什么，取决于你要观察什么”。
4进阶过程
第一阶段：弄清任务时间
把“下一步动作（计划任务）”详细些（路径划）。例如：不是“看一本书”而是“看某本书到第几页或者某章”。
第二阶段：减少被打断的次数内部中断 ——我们打断自己
使这些中断清晰可见
每当潜在的终端出现时，标一个撇号（‘）在工作表上要记录番茄的位置。然后执行下列操作之一：
· 假如这事确实迫在眉睫，不可拖延，把他标记在今日待办表格的“计划外紧急”区。
· 将这事记在活动清单里，标上一个U（计划外），如果需要的话给他定一个期限。
· 强化你的决心，完成当前番茄钟。在标上撇号后，继续完成给定工作，直到番茄钟响铃。
那些计划外紧急事物，可以有下列处理选项：
· 他们可以在下一个番茄钟完成（但仍然以番茄衡量），顶替其他活动位置。
· 他们可以重新安排在今天某个时候完成，顶替其他活动位置。
· 尽可能地将它们的番茄钟向后排，这样有助于学习识别，什么才是真正的紧急，同时增加这些活动的可控和可计划程度。
外部中断 ——我们被人打断
根据经验来说，一般所谓紧急的活动，通常可以推迟25分钟到2小时（4番茄）。按照你的方式完成活动，并且安排紧急任务。
使这些中断清晰可见
每当某人某事打断了番茄钟时，画一个（-）在记录番茄的位置旁边。然后执行下列操作之一：
· 在今日待办表格的“计划外紧急区”，记下新的活动，并填上与对方商定的最后期限。
· 在活动清单表格记下它，标一个U（计划外），如果需要的话给他定一个期限。
· 强化你的决心，完成当前番茄钟。在标上减号后，继续完成给定工作，直到番茄钟响铃。
每天拨出1个番茄钟（或更多，如果需要的话），来处理紧急中断。
写在最后
番茄工作法仅提供参考，不一定适合每个人，可以挑选适合自己的那一部分来进行使用。比如说调整每个番茄钟的时间，对于律师来说25分钟太少了，所以大家也可以根据自己的工作效率来调整。
番茄工作法不适用于思维需要突破天际的工作，又或者说阅读之类需要持续性的工作。因为任何工作都是有重启成本的，对于思路和创意来说，一旦被打断要再爆炸一次就很难了。
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