如何控制采购成本

 

 有一天，我接到了一个电话，一位企业家约我下午三点给他两小时与他见面，可我整个下午都要开会，要到晚上十点才有时间，于是我们约在十点在我的办公室见。

十点钟，李总准时到了我的办公室。是一位四十多岁的男人，个子很高，人长得很帅气。首先向我介绍了企业的背景。该企业是集团公司，是做房产(采用竞标形式，工程项目全包给建筑商的，不存在采购成本控制）、物业管理、酒店、娱乐设施等一体的集团公司。

L：袁总，这次找到您就是想解决如何控制采购成本的问题？我的企业采购那块漏洞太大了，以前企业不大，都是我的妹妹在帮我采购大宗物品，现在企业大了，我也没有那么多亲戚呀，真不知道如何控制采购成本好？

Y：您目前是如何管理的呢？采购部是由谁主管呢？

L：有一个采购总监，采购总监由我自己管。

Y：那您是怎么管的吗？您对市场上所有采购的大宗物品的市场价格熟悉吗？

L：不是很熟悉，主要是固定在几个朋友那儿拿货。

Y：那公司是否分类建立价格系统，不断的更新，大宗物品进行竞标？

L：价格系统采购部有，但每次都是他们报价（每种商品有报三个价格），但我觉得他们所报的价格都很高，我真不知怎么控制。

Y：您的财务总监是否参与采购审批吗？

L：在我这儿批了后，才给财务总监审批，一般只要我批了的，他就在上面签字就算了事。

Y：这问题是在您，您是他的上级，上级都审批了，财务总监也不敢不批，如果不批他的位置坐不稳呀！

L：是吗？他为何不可以帮我把把关呢？

Y：您应该在财务部成立一个价格稽核部，由财务总监领导，采购部每月做好采购计划上交您那儿和财务部。

L：这样不会影响采购进度？很难操作的。

Y：规定好采购流程，每个人按计划完成，只要财务对市场价格非常熟悉，审批一天内可以完成，急于要用的可以先打电话，在电话上审批，如果经常有此现象就是不对的了，应进行罚款（除了突发事外）。

Y：采购部把要采的物品提前三天报价给财务部价格稽核部的价格专员（必需每种商品报三个价格，三个供应商，其采购的数量、规格、性能、品牌、供应商品称、联系人、联系电话等等都要注明在报价表上），然后由财务总监审批，再到您到那儿，审批的依据就是调出物资的价格系统与网上询价，有的还必要与供货商直接通话沟通砍价。这样有好几个人在控制价格，不会有太大的漏洞。再加上财务审计专员偶尔抽查和完善采购制度与流程，审批权限等等，我想一定可以控制好采购成本（做这方面的流程一定不要闭门造车，要先做一个草稿，几个相关的部门一起讨论，这样的流程才能实施）。

L：您说得太对了，我总觉得财务总监做事不行，其实是我自己喧宾夺主。

Y：是呀，你没充分用好他，本来内部控制是他的责任呀。可是你不要他承担责任，别人也不敢主动做呀，怕其他部门的人排挤他。管理企业没有这方面的制度与流程，财务总监也有责任（财务总监应该建立好内部控制制度）。

L：每天要用的物资且用量大、价格小的怎么操作吗（常用的低值易耗品）？

Y：企业进行竞标，采取月结或季结的形式。价格稽核员每月对其价格审核一次，不合理时随时提出调整，好采购的物资可以采取要供应商拿资金来竞标，也是融资的一种好办法。

L：袁总，听别人说您帮有家企业想出了一个融资的好办法（供应商、企业、银行三者为一体的贷款模式），具体怎么操作吗？

Y：是呀，企业采购的数量多，价格贵，又频繁的，况且供应商实力好，愿意做担保是可以的，有点还愿意帮您出担保证金与承担贴现利息呢？采用短期商业票据贷款的形式，这些都可以双方协商的（主要原材料）。

L：我知道，真的非常感谢您！

Y：但一定要安排一个讲原则，对公司采购物资熟悉的人做价格稽核专员，并且会处理好与采购部的关系，不然工作会进行得没这么顺利。

L：哈哈，这些您都在我考虑了。我经营企业多年，这些还是会的。还有饭堂的采购又如何控制呢？我们员工5元一餐，外面的才卖4元，听说我们的还没有外面的伙食好？

Y：一、以采取竞争模式，企业吃饭的人多，可以竞标，由三个或三个以上的人来经营饭堂，员工愿意在哪吃就在哪吃，把5元钱一餐发给员工；

   二、每天由三个人去市场买菜，排班的，分成两组或三组，经常调换，不是固定三人，一人谈价，一人付钱。一人选菜，回到公司食堂有监盘菜的数量，并把买菜的价格公布在公布栏内，大家一起来监督，价格稽核专员每星期抽查一次。

L：哈哈，袁总，你真有办法，好呀！

控制好采购成本，一定要建立好合理的采购流程、采购制度、采购审批制度、采购审批流程、付款制度等等，不然再好的方法用起来都会有矛盾，内部控制没做好，就等于引诱企业中高层犯罪，这是我经常与企业家们所说的话！

续后：三个月后，我接到李总电话，告诉我管理出成效了，大家相互之间配合得很好，中、西餐厅、酒店、娱乐业等业务采购成本每月节省了100万元。