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效率越高越好吗?管理中警惕效率孤岛的3大原因和3个方法

  • 最慢男孩。

企业管理小说《目标》中有个故事。主人公艾利克斯·罗格参加他儿子的一次徒步旅行,碰到如何让一群小男孩都以同样的速度行进并不掉队问题。因为,有些童子军走得很快,而另一些却走得很慢。结果,走在队伍最前面和最后面的男孩距离相差好几公里。

为了解决这个问题,起初艾利克斯用的办法是让走在前面的那些人停下来,等等落后的人。这办法让队伍在短时间内聚了起来,但是一旦又开始前行,同样的差距就再次形成。

艾利克斯决定换一种方法。他把走得最慢的男孩放在这组人的前面,把其他孩子按速度进行排列:从最慢到最快。

这看起来是违反常理的做法,但是这么做,却让这群男孩开始以整齐划一的队列行进。

但这个方法也有不利之处,就是这个队伍最慢男孩的速度在前进。怎么办?

艾利克斯找到的对策是,想尽一切办法为最慢的男孩减负

最后,艾利克斯得到管理的启发,他不再费力地去改进厂里的一切状况,而是不停的找出其中的“最慢男孩”

  • 什么是效率孤岛。

从《目标》的这个故事中,艾利克斯得到的启发当然很了不起。但我看到这个故事,却想到另一个词:效率孤岛。

效率岛,是我在另一本书《需求驱动的库存优化与管理》中看到的一个名词。该书认为,在自己的可控范围内提升效率,就是效率岛。

但我觉得,在自己的可控范围内提升效率,其实就是在一个小范围在一个局部提升效率。小范围的,局部的最佳效率,称作效率孤岛比效率岛更为合适。

基于以上,我给出效率孤岛的定义。效率孤岛,是指在整个流程中形成局部效率优势的一个流程段、一个区域或一个班组(团队)。

也就是说,在整个流程或整个团队中,某一个小流程段,某一个小团队的效率特别突出,比其他的流程段或其他团队有明显的优势,这个小流程段或小团队就是效率孤岛。

局部很好,但合起来很差,这个很好的“局部”,就是效率孤岛。

  • 为什么要警惕效率孤岛?

从我上文给出效率孤岛的定义可看出,效率孤岛有一个条件是效率优势,即有一定的效率才能称为效率孤岛。

提升效率、高效率,都是管理的任务和所追求的东西。但是,不是效率越高就越好,如果走进了效率孤岛的胡同和误区,往往得不偿失。

事实上,不仅仅是库存优化与管理,也不仅仅是供应链管理,就广义的管理来说,我们都要警惕效率孤岛。

那为什么管理中要警惕效率孤岛呢?主要有以下三方面原因。


1、效率孤岛不能解决整个流程的效率问题。

《目标》中的那个故事就是典型的例子。将走得最快的人放在队伍最前面,最后的结果是,走在最前面的和走在最后面相差好几公里。

要解决这个问题,只能让走在前面的人不断的停下来等待落后的人,这不仅打击士气,而且对整体效率整个流程的效率没有任何意义和任何帮助。反而,我们要付出更多的成本,因为效率高的人没有起到应收的作用(或者反过来说,说明我们并不需要那么多高效率的人),这是实实在在的浪费。

2、效率孤岛可能带来或加重牛鞭效应。

牛鞭效应是供应链管理经常用到的一个名词,指的是供应链需求从最终客户端向原始供应商端传递时,一级一级不断放大的现象。

效率孤岛明显会带来或加重牛鞭效应,并且是向需求端和供应端双向波动。因为,效率孤岛会释放错误信号,向供需两端传递。

举个例子。在供应链整个链条上,生产环节效率特别高,也就是说,生产是一个效率孤岛。当生产高效率运行时,向上向下传递的信息都可能引起逐级放大也就是牛鞭效应的后果。比如生产速度快,使仓库物料减少(实际上只是生产提前完成,总需求并没增加),于是触动物料补货程序,而物料补货又触动供应商备货,供应商备货再触动其它,层层推进,就形成了牛鞭效应。往后端也一样,会造成库存积压的假象从而触动促销程序等。

3、效率孤岛有悖于木桶原理。

木桶原理指出,沿口不齐的木桶,它盛水的多少,不在于木桶上那块最长的木板,而在于木桶上最短的那块木板。也就是说,效率孤岛是木桶上那块最长的木板,而木桶装水多少,并不在于长板,而在于短板。

可能有人会说,你OUT了,现在木桶原理已经过时了。是的,不少人不少理论认为,短板理论已死,长板更有优势,,长板才是永生的。

其实这是大家对木桶原理的误解,也是没真正弄懂长板理论。因为,长板理论,并不是不管短板,并不是只要长板,也并不与木桶原理相矛盾。

长板理论的思路是将主要精力和资源放在长板,而将短板采取其它方式转移出去(比如外包)。长板理论是要保持和增长自己的长板,但也必须找到外部或他方力量将短板补齐。有他方力量将短板补齐,才能使木桶装更多的水,这才是真正的长板理论。

  • 管理中警惕效率孤岛的三个方法。

说了我们管理中需要警惕效率孤岛的三大原因,接下来,我给大家带来警惕效率孤岛的三个方法。


1、找到效率瓶颈并想办法提升其效率。

《目标》中艾利克斯采取的就是这个办法。艾利克斯将走得最慢的赫比放在最前面,然后想尽一切办法为赫比减负(提升其效率)。

这个办法的第一步也是最关键的一步是识别和找到瓶颈,这看起来容易,其实没那么简单。寻找瓶颈的方法很多,本文限于篇幅不深入。我在这里只提一点,就是用数据说话,用数据分析,不要相信感觉,不要相信经验。


2、不做局部的英雄。

首先,放大视野,大家好,才是真的好。局部的英雄,效率孤岛,这些,只是“局部”,只是“孤”。没有大我,是很难有真正的小我的。

其次,控制冲动,避免自己成为效率孤岛。为了单一的KPI指标,为了自己的绩效数据,拼命提升自己或自己负责范围内的效率,带来的结果往往就是效率孤岛。

再次,均衡资源,不做效率孤岛的助推者。平衡是管理者必须面对的课题,在效率方面也一样。对自己部门内部,做好平衡,避免小的效率孤岛产生。在部门之间,也需要以自己的资源和力量平衡各种效率的关系。

最后,低头拉车也要抬头看路。管理是为了实现一定的目的,我们不要只做局部的英雄而忘了我们的方向。


3、增强岛与岛之间的沟通与交互能力。

减轻或避免牛鞭效应有一个最基本最直观的办法,就是削减牛鞭的长度(牛鞭长度短,甩起来的幅度就小),而削减牛鞭长度最好的办法就是信息共享、信息交互和及时全方位沟通。

岛与岛之间的沟通与交互,有助于均衡两个岛之间的效率,有助于整个流程的协调与平衡,从而能有效的避免效率孤岛的产生。这里,更重要的是交互。

增强岛与岛之间的沟通与交互能力的方法,除了提升文化、强化氛围外,我们还需要相应的制度与规则予以支持。

  • 许栩总结。

效率不是越高越好,我们需要避免在局部或某一个环节产生高效率,我们需要警惕效率孤岛。

警惕效率孤岛的3个原因:

1、效率孤岛不能解决整个流程的效率问题。

2、效率孤岛可能带来或加重牛鞭效应。

3、效率孤岛有悖于木桶原理。

警惕效率孤岛的3个方法:

1、找到效率瓶颈并想办法提升其效率。

2、不做局部的英雄。

3、增强岛与岛之间的沟通与交互能力。


许栩原创,专注于职场与管理,深耕供应链计划,文章全部为原创,期待与大家沟通与交流。

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