来来来,科普一下搜狗新词【表格疯】。
从上学到工作,我们常常都得填表格,对填表这件事大家早已驾轻就熟~
然而!总是有大神不按常理出牌,在填表的时候脑回路不知歪到了哪里!
只想说,填个表戏都能这么多,在下佩服!!
如何不让您的表格被“张红梅”S给整疯了?
答:数据有效性。
为你的单元格(填报区域)设置数据有效性,下拉选择:
再也不用害怕那些奇葩的脑洞了~
在企业里,每个部门(编表的人)下发的表单,都是为了收集数据,并最终进行统计分析的。
那么就不希望,填报后的表单,数据参差不齐、千差万别。
除了写上两三页的填表说明以外,最好的办法是,在单元格中,设置【数据有效性】!!!控制填报人员的填写规范。
数据有效性的设置,有2种方法
①固定的数据选项设置
数据验证--设置--选择序列--在来源那里,直接手动输入选项
②动态的数据选项设置
a.用引用数据源的方式
b.用名称管理器设置数据源
c.用indirect的方式引用
适用于:
在选项不多的情况下使用
或者是,下拉设置的选项参数,无需经常更改和变动的情况
如:设置性别,学历等
在数据验证(数据有效性)下
【设置】--【验证条件】下的允许值为【序列】--在来源处
直接输入文本文字
注意,各选项之间用英文状态下的,逗号隔开。
适用于:
在下拉选项变化情况较多,且需要交互式维护的情况
如:员工姓名、产品名称等
a.用引用数据源的方式
在数据验证(office2016版本,office2010及以下版本,叫做:数据有效性)中
设置,【允许】为【序列】
在【来源】中,直接点击excel表格中的单元格区域,如:
=$A$2:$A$22
【确定】,效果如下:
b.用名称管理器设置数据源
选中数据源以后,在【名称框】中,输入一个名称
如:为以下城市区域,设置名称为“湖南省的城市”
也就是说,我们给A2:A15单元格,起了一个名字为“湖南省的城市”
下一步就是把这个名称,赋值到单元格的有效性当中:
c.用indirect的方式引用
上述的方法,对于数据源来说,都是固定大小的区域
只能在这些区域内,进行数据的修订
但不能够实现,数据源区域自动增减的功能
用【indirect】的方式,除了可以修订已有的数据信息外
还可以自定义的增减数据选项
①建立一张超级表,即给表格套用【表格格式】
将该表的名称改为,浙江
②设置数据有效性中序列的来源=INDIRECT('浙江[city]')
其中:
浙江,为该表格的表名
city,为改下拉选项所在的字段名称
字段名需要用英文状态下的[]大括号括起来
indirect函数内的参数,用英文 状态下的''双引号括起来
语法如下:
=INDIRECT('表名[字段名]')
设置以后,可以在数据源city字段下,增加新的内容,下拉选项,随之变动:
【高级】设置双重数据有效性
在很多表格的填报中,希望点选了一级选项后,二级的下拉选择是有筛选性的与之变动,如:
选择了北京市,对应的二级下拉只有:朝阳区、通州区等
选择了水果,对应的二级下拉只有:樱桃、火龙果、猕猴桃等
设置的步骤共三步:
1.设置省份的数据有效性
选中I2:I23单元格,设置其数据有效性为:
序列,来源=$A$1:$G$1
设置后效果如下
2.给省份下的城市,定义名称
选中A1:G22单元格区域
点击【公式】选项卡下的【根据所选内容创建】
勾选【首行】
点击【确定】
此时,点击名称框可见:
3.用indirect函数,将城市关联到二级有效性当中
选中J2:J23单元格区域,设置其数据有效性为:
序列,来源=INDIRECT($I2)
注意:引用时,只锁定列号,不锁定行号。
效果如下:
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