“头脑风暴”集体自由讨论专题

9.进行会议
 

翻译：郑伟　四川省广汉中学

 

　　首先，你应该早点到达,准备房间并在里面放松一下。把头脑风暴规则粘贴在一个显眼的地方。浏览一下在会议期间要做的事，记住你要显得友好和鼓励他人，这样来做好心理上的准备。
　　参加者到达时,欢迎他们每个人并试着使他们从社交意义上彼此说话。你要努力使每个人放松，而且使他们相互感到很舒服。介绍一下从未见过面的人，这会非常有用。如果你有一些平静的音乐，则可以播放一点。
　　当每个人已经到达(或大多数人到达,这取决于时间)的时候,把他们聚集起来，把每个人安顿在座位上。欢迎他们来到头脑风暴会议，并概略说明会议的目的:在你选择的主题上得到尽可能多的观点。把你们意图给人们阐述，但应该小心不要暗示出具体的问题解决方法，尽量不要在现阶段对任何问题解决方法设置障碍。对于现在而言，要让他们相信何事都是可能的。

浏览头脑风暴规则：
　　○延迟和不给予你对观点的评判
　　○鼓励狂热的和夸张的观点
　　○在现阶段是量，而不是质有价值
　　○在他人提出的观点之上建立新观点
　　○每个人和每个观点都有均等价值
　　如果头脑风暴对于有些人来说是新东西，那么如果把规则印刷出来则会非常有用。
　　突出规则的重要性。也要跟他们解释他们大声说出的观点可以用作问题的解决方法，也可激发他人的观点。你正在期待奇怪的和激发产生可行观点的不可能的观点。让他们知道你多么看重怪异的和奇异的观点。
　　如果有人不太熟悉头脑风暴或不时常进行头脑风暴,举行一个热身会议让人们进入"心情"，帮助他们消除最初的拘束，这点很重要。这样做的一个方式就是要求人们接近一个不影响公司中任何人的不相关的主题。其目的是使头脑以柔性的和有创造力的方式思考。典型的例子是:"为汽车想出新特色"或"为厨房想出新特色和新装置"或"为电视想出新节目"等任何有趣的东西、刺激的和，最重要的是，与工作不相关的东西。
　　热身大约五到十分钟后，你应该再把你的主题导入到头脑风暴中来。
　　通过要求尽可能多的观点和提议来开始会议。把每个观点都写下来。如果人们认为它们在被"官方"写下之前他们会忘记的话，那么告诉他们写在他们自己的便笺上。
　　然后叫人们提出激进的观点、以奇怪方式凑效的观点和那些没有明显的理由就被想起的观点。在便笺上把它们全部写下。把它们改变、歪曲和夸张一下，看看有没有更多的观点出现。解决问题最奇怪的方式是什么？偶尔提醒人们你也需要普通的观点。他们应该大声说出他们所有的观点，而不仅是有趣的观点。
　　当他们提出新观点,尤其是观点非常怪异的时候，不断告诉他们说，他们做得多么好。感谢他们说出他们的观点。要有鼓励性。如果他们批评某个观点或对某个观点感到愤慨，那么轻轻把他们引开。鼓励并奖赏所有的提议，无论它们激进与否。在人群中四处看看，以一愉快的方式引起他们的注目和微笑。试着加速观点的提出，以便为批评或评估留下较少时间。
　　不要直呼人们的名字，因为这会削弱小组的团结。当你的说话时候使用"我们"。让他们知道这是一个小组的努力，而且你负责建立一个有帮助的和有创造力的环境。
会议不可避免地会出现笨拙、沈默的时候。不要认为这很不好。人们需要时间和空间来思考。对其他参加者轻松的交谈将会再一次帮助他们说话，使他们不会感到他们只是在打破沈默。回到便笺上列出的观点,选择一个有趣的并把它交给小组，要求他们扩张、修正或改造。一直继续，直到没有更多的观点。
　　在一小短时间后，你的小组的观点将会已经竭尽，这时需要休息一会儿。 这需要的时间可能是十分钟或多到一个小时。这取决于分配给会议的时间和取决于观点产生的数量，你应该叫他们休息一下，或者，的确应该结束了。 不要仅仅因为房间预订使用时间是两个小时，就强迫人们呆上两个小时之久。你完成任务时就停止。
如果你在会议中间休息,让人们走动、在外面闲谈、与其他人见面并放松一下。感谢他们参加，感谢他们到目前已提出的观点。允许人们谈论任何话题。鼓励他们游览记录观点的便笺。休息结束时，请人们坐在不同的座位，叫他们的跟邻居问好，然后继续进行。请醒人们注意规则和目的,然后叫大家开始提出观点。
　　如果你有几个会议，或者你发现观点已经竭尽，你应该试着改变过程：
　　○让人们创立小组围围绕不同内容进行头脑风暴，然后进入到下一下。
　　○让人们在纸上写下他们的观点，把它交给下一个人，以在此基础上建立新观点(或者你可以任意重新分配它们，以便人们不会感到那么困窘和拘束)。
　　○使用任何额外的观点和材料来进行头脑风暴。
　　○当然，你会希望学习和使用高级头脑风暴技巧，这些技巧包括对我们的专业软件的使用。试用一下我们的试用期为30天的专业软件(头脑风暴工具箱) 来使头脑风暴更容易进行。
　　到这个阶段，你应该有一个非常了不起的头脑风暴会议在进行(尤其是如果你使用了我们不久将学习的所有的高级技巧)，你会有如果不是数以千计，都是数以百计的观点和有潜力的问题解决方法。在一些地方，你需要停止会议，如在正常的休息时间，或在会议终点结束时，或由于时间不够有必要停止的时候。

结束会议
　　当你决定结束会议的时候，不论是甚么原因，抓住每个人的注意力并且要求他们完成他们写的东西。感谢他们参与，告诉他们会议过程是多么好，你发现它是多么让人愉快。告诉他们你将核对一个大清单中的观点，分析它们，找出你将使用的观点。在适当的时候，你可以把清单送给他们。
　　告诉他们，如果在当天、在回家路上、在浴室里或在下周里他们有任何观点，他们应该让你知道，因为你仍对他们的观点感兴趣。告诉他们在哪里和如何联络你--不要假设他们都知道。
　　进展良好的会议结束时，你的参加者一般会在精神上疲劳，因此让他们休息一下，给他们一些点心，告诉他们不要动任何东西。当他们离去时,巡视周围，收集写有内容的纸张、便笺和笔记本，甚至甚至(偶然地)扔进垃圾筒的纸屑。
　　如果你现在离开房间,你可能时常忘记发生了什么。因此坐在房间中间，思考会议整个过程，在纸上写下你现在所有的观点，这样做有时候非常有效。你可能经常在现阶段思考非常清楚，有数以百计的观点在你的头脑里游动，等待结合在一起来使你惊讶。你也应该记下你对头脑风暴会议进行的，下次如何改进的想法。
　　现在把这些纸带到你的办公室,好好进行来之不易的休息。祝贺你自己工作出色完成。

会议之后的工作和观点分析
　　你应该有许多观点分散在纸片上(除非你用了一台计算机程序储存你的观点)。建议你把所有的观点放在一个清单里。
　　如果你想要做针对观点的任何量的分析，或与你组织中(这是一个鼓励人们作出贡献的好方法)的其他人分享这些观点，那么你将希望把观点都输入到计算机上。分类和分析的最简单的方法就是使用一个表格软件，如Microsoft Excel。有这些电子方式储存的观点，你就能容易地重组他们和通过电子邮件或磁盘把他们发送给他人。
　　技术上讲，头脑风暴会议在此时已经结束，分析过程已经开始。作这一种区别很重要。头脑风暴仅是观点的生成。当你开始分析观点的时候，你就不是在进行头脑风暴。然而,没有分析的头脑风暴是毫无意义的，因此我们将会指出这一基本要点。
　　观点的分析可以仅由你完成，也可以在小组内完成。小组可以是进行头脑风暴的小组，也可以是最终实施所选择观点的专职人员。因为有头脑风暴会议的"外部"人士是最好的。经常有这种情况，分析观点的小组跟提出观点的小组不同。
　　即使你正在使用小组来分析观点，做一个最初的分类，删除那些实际上是不可能的观点，这样做总是有帮助的。删除要基于有效的实际标准，如成本、时间和法律。在初期阶段尽量不要删除任何在很远的将来可行的问题解决方法。
　　既然你有了观点的清单，把他们分类成三个清单：
　　○优良的－－一定会凑效并且可以立刻被实施。
　　○有趣的－－可能会凑效，或需要进一步的分析来决定是否会凑效。需要更多调查。将会可能凑效。
　　○无用的－－不会凑效。
　　你有清单时，应该计划实施优良的观点和调查有趣的观点。这是你的管理和领导技巧所在的地方。
　　祝愿你在实施你的观点的时候交上好运。你在分析的时候要逐个思考每个观点,以便你能将它卖给你的顾客或者你的经理。这点很重要。

 
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原文地址：http://brainstorming.co.uk
发布时间：2003年05月23日