高效率会议应具备的特征是:在绝大多数与会者感到满意的情况下,以最短的时间实现会议目标。这个特征有三个关键要素:实现目标、时间、与会者满意。三者相互关联,完整地构成了高效率会议的特征。某部门规定每周召开例行会议,令人感到尴尬的是,很多时候,成员们不知道在周例会该说些什么。部门经理经常在会议开始时环视大家,问道:“这次我们开会讨论些什么啊?大家有没有什么事?”其他成员面面相觑,最后不得不拿出一些无关紧要的事情来讨论。目标是行动的指南,没有目标,行动就失去了方向。任何会议都有既定的目标,会议就是实现这一目标的手段。实现目标是会议的首要意义。因此,考核会议是否高效,首先要看的就是会议是否实现了既定的目标。如果目标没有实现,那么,会议的成本就无法转化为效率,产生价值。某公司市场部接到客户的电话,要求必须在下午2点之前将年度招标方案以电子文档的方式发送给客户,否则将视为放弃投标。市场部业务员小王赶紧将这一情况反馈给市场部经理,市场部经理立即组织公司研发部、生产部等其他相关部门人员召开会议,商量招标方案。等所有参会人员都到齐的时候,时间是上午11点多,大家在会上进行讨论,很快就到了吃饭时间。吃完饭,大家接着开会,虽然讨论得很激烈,但一直没有很明确的结果,业务员不断提醒部门经理,但会议始终无法结束。时间已经悄悄逼近了下午1:30。业务员小王拍案而起,对所有与会者说:“这个会议开了有什么意义?2点就是截止期限,即使你们现在讨论有了结论,我也来不及做方案了。”上面的案例中,会议因为超出了截止时间而变得毫无意义。虽然大多数情况下,并不要求会议必须在一定的时间内取得成果,但如果无限制地扩大会议时间,就等于增加会议成本,可能使成本大于成果,让会议成为浪费组织资源的方式。高效率会议必须在确保目标得以实现的前提下,尽可能地缩短会议时间。在确保会议目标得到实现的情况下,会议所用的时间越短,就意味着效率越高。现实中,很多会议虽然达到了目的,取得了成果,但却无法令绝大多数与会者感到满意,甚至会议结束后,会场内抱怨声不断。这样的会议结果很难得到良好的执行。所谓满意,并不意味与会者对会议的主题或决议感到高兴。例如当会议的主题是裁减人员,与会者对这样的会议一定不会感到高兴。但若能设法令与会者了解裁员的理由,并让他们有机会发表意见或提出实施办法,这种做法多少会使他们感到满意。所以想使与会者对会议感到满意,则应提供机会让他们尽量吐露心声,并参与讨论。
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