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GTD到底是如何提高工作效率的?

相信很多人做事都很认真,工作也很勤奋,脑子里装着只要努力奋斗就可以改变命运的信念,然而在现实生活中老天爷似乎并没看到你的努力,自己的付出并没有得到应有的回报。于是你不禁开始怀疑:一个人拼命努力的工作,真的能改变命运吗?

其实,你的付出就有回报、努力就有未来这种信念并没有错。你的工作效率低,努力之后并没有获得应有的回报,主要是因为可能从一开始你的努力方向就错了。我们经常听人说:磨刀不误砍柴工,好钢用到刀刃上。说得就是一个人的精力、时间都是有限的,我们应该把自己有限的时间和精力都用到更为关键的更为重要的地方,而不是把时间平分到每件事情上。

那如何更好地利用时间提高工作效率呢?这里就要用到“GTD时间管理法”。GTD就是Getting Things Done的缩写,翻译过来就是“把事情做完”,是一个管理时间的方法。这套时间管理法的宗旨就是提高人们的工作效率,而不是陷入忙碌而低效的工作黑洞。它的核心是:清空人们的大脑。这里有人就不解了,清空人们的大脑是什么意思呢?这里涉及到了一个实验来证实大脑工作效率低的原因究竟是什么。

实验的过程是这样的:有一个人找来一组人,让他们在上班之前,记住7个毫无规律可言的数字,然后下班后还要考核他们的记忆效果如何。这个实验有一个前提就是这七个数字只能用脑子记,不能借助其它任何工具来记。结果这组人为了记住这7个毫无规律的数字,在上班期间,大脑不断回想这七个数字,一会回忆一下,要不就忘了,工作效率可想而知。大部分人的工作效率都低了一半以上,这还仅是记住七个简单的数字,如果是其它更加复杂的事情在脑海里来回浮现,那么我们平时的工作效率是怎样的,相信大家都有了预见。

这个实验说明了什么?这个实验说明了人的大脑是用来思考东西的,而不是用来记忆东西的,如果你的脑子总是不停地记着另外一件事,那么你正在做的这件事的工作效率就会非常的低。我们其实大多数人的工作效率低,就是因为你的大脑总是在记着另外一件事情,让大脑不能最大效率的投入到你正在做的事情上去。所以说要清空你的大脑,这里的清空指的就是要清空那些可以靠其它工具,如一张纸或者手机的记事本能够记住的东西。让你的大脑彻底地放松下来然后再投入到你当下的工作中去,这样会让你的工作效率上升一个台阶。

这里讲一下GTD时间管理法的具体操作步骤,希望能够帮助到你。

第一步:收集

就是把你没有完成的,还有其它需要你去做的事情,都搜集到一起来,可以写到一张纸上,也可以写到手机的记事本或者其他的一些辅助工具上。这里主要就是为了清空你大脑里时常需要惦记的东西,让你的大脑彻底地从这些需要记忆的泥潭里脱身出来,然后集中精力处理工作中的事情,不用总是让大脑进行频繁地切换而导致工作效率的降低。

第二步:整理

这里提到的整理,就是把你收集到的各种信息,按照待办事务的轻重缓急分门别类地各自罗列到一起,让人一目了然。

第三步:组织

这一步的组织主要讲的是:把整理出来的那张待办事务清单与我们实际生活与工作中的具体情形有机地结合起来,让我们能够在最合适的时间里做最合适的事情,然后列出一张具体的可执行的待办事务清单。

第四步:回顾或检讨

这一步目的就是回过头去检查一下自己上面所做的事情是否还有一些遗漏,是否还有些不足的地方,如果有就把它添上。

第五步:执行

这一步无疑就是在之前四个步骤都没有问题之后,开始依据那张经过合理安排的待办事务清单开始进行实际工作。相信这时你的工作效率会有一个质的提升。

这以上五步就是GTD时间管理法的具体实施步骤,希望能够帮助到你。GTD时间管理法的核心可以说是让大脑只是专注的做你目前正在做的事情,而不是总是用来惦记着某件其它的事情。明白了这最根本的一点后,相信工作效率上的事情已经不再是困扰你的难题了。

有些人,看似很勤奋,可实际的工作效果并不好,于是开始对这个社会满是抱怨和怀疑,觉得努力无用,实际上你是在用你那战术上的勤奋来掩盖你战略上的懒惰而已,所以请你不要再抱怨了。这个GTD时间管理法应该归为战略上需要重视的东西。希望你不要再只关心战术上的努力,你更应该努力的方向是战略上的东西,因为它也许真的可以帮助到你。

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