哈喽小伙伴们!又到公开课时间啦!
在商务领域中,约90%的员工通过电子邮件联系公务,但很多人都不了解发英文邮件的正确格式是什么。
英文电子邮件有五大基本要素:主题、称谓、正文、结尾用语、署名。今天Mischa老师就来说说如何正确地写英文邮件吧!
1
主题
主题要言简意赅并突出重要性。
短的主题可以是一个单词,如:Greetings。
长的可以是一个名词性短语,或一个完整的句子(长度最好不要超过35个字母)。
注意:主题的句首词和专有名词要大写。
如:
Some questions about Python.
关于Python程序的一些问题。
根据邮件内容是否重要,还可以在开头加上强调词,例如:URGENT或FYR——For Your Reference (供参考)。
如:
URGENT: Submit your report today!
紧急:今天提交报告!
FYR: More details about tomorrow's workshop.
仅供参考:明日研讨会的更多细节。
2
称呼
常用称谓以Dear开头,一般适用于正式场合,表示对他人的尊敬。
根据收信人身份的不同,使用的称谓词也会有所变化:
知道对方姓名时:用Dear+Last name。
如:
Dear Mr. Smith,
尊敬的史密斯先生,
不知道对方姓名时:用Dear Sir or Madam。
收件人是一个群体时:用Dear+群体名称。
如:
Dear customers,
亲爱的顾客们,
Dear colleagues,
亲爱的同事们,
To whom it may concern,
致有关人士,
写给老板时:用Dear Manager(尊敬的经理)或Dear Director(尊敬的领导)。
写给关系好的人时: 用Hi+First name,显得更加亲切随意。如:Hi Tom;Hi everyone;Hey guys.
写给特殊称谓或头衔的人时:Doctor/Dr.(医生/博士);Professor/Prof.(教授)。
3
正文
1. 阐明来意
在邮件开头阐明写邮件的目的,能让收件人迅速get到重点,并及时回复。
根据不同的邮件目的,可使用不同的句式:
主动给别人写邮件:可以用I'm writing to...来表明意图。
例:
I am writing to inquire the procedures of examination.
我写邮件是想询问一下考核的流程。
表示感谢:可以用Thank you for...句式。
例:
Thank you for all your assistance.
感谢您的帮助。
邮件回复晚了表示道歉:可以说——
Apologies for the late reply.
Sorry for the delay.
非常抱歉回复晚了。
2. 邮件主体
英文邮件通常在分段间空行,不采用中文写作中首行缩进两格的形式。
在称呼和开头之间、段落之间、正文和结尾客套话之间都要空一行。
※注意※
邮件内容尽量言简意赅,一般不超过5段, 每段不超过5句话。每句话第一个单词首字母要大写。
有需要强调的词,可以用星号标注在词语两侧,如*important*。
尽量使用书面语, 少用缩写和简写, 避免网络用语和俚语。
如果需要添加附件,可以这样表达:
Please refer to the attached document.
详情请参考附件。
4
结尾
结尾通常需要对收件人再次表示感谢。
例:
Thank you for your patience and cooperation.
感谢您的耐心与合作。
Thank you for your kind consideration.
感谢您的理解和支持。
如果期待对方尽快回复,可以说:
If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know.
如果有任何问题,可以随时跟我联络。
I'm looking forward to hearing from you.
真诚期待您的回复。
致意部分也要根据对象和场合选择不同的用语。
非常正式的场合
· Respectfully yours
· Yours respectfully
正式的场合
· Very truly yours
· Yours very truly
相对正式的场合
· Sincerely Yours
· Yours sincerely
朋友或同事之间
· Best regards
· With my kindest regards
5
署名
署名的位置在左下角,包括必要的个人信息:姓名、公司、电话、地址等,以方便对方联系,最好不要超过4行。
To:Cecilia Lin
From:Tina Wang
Date:January 2nd, 2020
Subject:FYR: More details about tomorrow's workshop
Hi Cecilia,
I am writing to tell you that we added and modified some details about tomorrow's workshop. The changes have been highlighted, please read carefully *what you are responsible for*. You may review the attached file for more information.
Thank you for your patience and cooperation.
Best regards,
Tina
LAIX
12345678911
No. 1687 Changyang Road, Yangpu District, Shanghai
上期解答
I know you didn't want to hurt me, __ ?
A. did you
B. didn't you
C. do I
D. don't I
正确答案是A. did you?
如果要给Sam Smith博士写一封工作邮件,我们应该怎么称呼他呢?
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