【周四·阅读】
导读：
今天为大家选择的文章是世界著名咨询公司麦肯锡在《麦肯锡方法》一书中所摘录的职场内部管理宝典，麦肯锡对于管理学界的意义已无异于卡地亚之于珠宝的意义。你会像麦肯锡一样保密工作做到连和女友约会时都会把公文包上密码吗？等等诸如此类你意想不到的情况。诚如，职场有时候，真的需要留一手。
谨言慎行
如果你不能做到保密，你就不是一个称职的咨询顾问。要知道什么时候说什么，什么时候应保持沉默。在这方面不妨偏执一点。
在麦肯锡工作的第一周，我和公司里其他的新同事一起参加了一个短期培训课程。在一个有关保密的研讨会上，项目经理带领大家参加讨论，他提到在自己女友的公寓过夜时，公文包都是锁着的。对此我有些震惊。毕竟，如果连女友都不信任，你还能信谁呢？（那时我太年轻，还有些天真。）在麦肯锡工作时间长一点后，我渐渐意识到麦肯锡把保密看得有多重要。
麦肯锡在企业文化中不断强化保密的重要性。我们一直把保密牢记于心。在飞机上，我们绝不会把客户资料从公文包里取出来；我们永远不知道是谁坐在旁边—竞争对手、记者，或者是客户公司的某个人。如果我们还需要在那儿工作3小时，可就要倒霉了。
在办公室之外，我们从不提客户的名字，有时候即使是在公司里也不提。麦肯锡常常同时为同一产业的不同客户提供服务，所以在同事之间也要保密。我们在讨论客户时经常用代号，尽管有时候用得不太成功。一位德国的项目经理回忆，他回家的时候，发现了女友（她在另一家咨询公司工作）给他的一张便条，说代码A（code A）公司的晚宴安排在慕尼黑饭店（在德语里，Code A 的发音和“code ah”是一样的）。实际上，客户的公司叫Coda，打电话的人用的是客户的真名。幸运的是女友误解了来电人的话，但他还是心有余悸。
或许你认为在处理商业问题时不需要保密。问几个简单的问题吧：如果你在飞机上工作，你的竞争对手坐在旁边看到了你的工作，会发生什么？如果是你们公司其他项目组的同事看到了呢？如果是你的上司看到了呢？
如果你的工作内容是敏感的，要采取几项预防措施。不要把重要的文件乱扔，在晚上离开办公室时要锁好办公桌和文件柜。别在你的团队之外谈工作的细节（你可以告诉你的另一半，如果她不会给你的工作带来风险的话）。不要把敏感的文件带到公共场所—敏感意味着竞争对手或记者感兴趣的任何事。留心你在电话里的谈话，在发传真、电子邮件和语音信息时尤其注意，它们都是很容易落入不法分子之手的。
有效信息的三个关键因素
有效的商业信息有三个特征：简洁、全面、系统。把这三点蕴藏在你的语音留言、电子邮件或者备忘录中，你的信息就会得以有效的传播。
一条信息，不论是电子邮件、语音信息、备忘录或是书写潦草的记事贴，都是一份汇报的缩影—向受众传递信息的一种方式。就其本身而论，一条有效的信息和一份有效的汇报应该具有同样的特质：简洁，只包括受众需要知道的要点；全面，包括受众需要知道的所有要点；系统，有能将这些要点清晰传递给受众的结构。
一、简洁
口头交流中的简洁，或者省略，比书面沟通还要困难。很多商业人士可以写简短的备忘录，但多少人可以录一段简短的语音留言呢？要想做到这一点，就要在说（或者写）之前思考。把你的信息缩减到受众需要知道的三四点。有必要的话，把这些都写在纸上。有的麦肯锡人在给自己的项目经理或者客户高管发语音邮件之前像打草稿一样把所有的事情都写下来。我认为这样有点过了—只要把重点写下来就可以了。
二、全面
要保证你的信息包括受众需要知道的每件事，不要给受众留有悬念。不要只是告诉你的上司，“我在做X、Y和Z。如果您有任何疑问，请通知我。”不要仅仅告诉她你正在做的工作，还要告诉她目前的主要问题是什么，你对它有何想法。不要只是向领导汇报工作，这是在浪费你们的时间。如果没有什么值得沟通的，那就等等再说吧。
三、系统
要想别人理解你的信息，就要让它系统化，让它具有对听众来说很容易理解的结构。即便只是在写一页的电子邮件或者留30秒的语音留言，简单的结构也有助于你把信息说清楚。信息的系统性可以概括如下：
我们有三个问题，按重要性的顺序依次为：
我们的装饰品价格过高
我们的销售队伍办事不力
我们的装饰品厂刚刚遭到意外的破坏
有时候，麦肯锡人在系统化信息方面做得又过了头。一位纽约办公室的项目经理曾因按照公司的结构列自己的采购清单而“闻名”。还有一位老兄在他妻子的留言机里留了一段用麦肯锡结构向妻子示爱的信息。
虽然你不需要学这些过于狂热的麦肯锡人，但在商业沟通中只要记住传递有效信息的这三个关键，就一定能大获成功。
文章摘自：《麦肯锡方法》
联系客服
