与效率有关的时间管理
过去有句话很流行,叫“时间就是金钱,效率就是生命”。对于企业而言,在短的时间内能够给客户提供更多、更好的服务和产品,就是竞争的核心能力。对于一个基层主管而言,在短的时间内能够高效、有序、清晰、和谐地完成任务,就是王者。
其实,社会对于一个企业的评价并看你内部忙不忙,而是看你的有效输出;企业对于一个主管的评价,也并不主要看你的忙闲,而是你的工作成果和成效。
忙≠有价值。
忙=能力低下?忙中生乱,月忙越乱,没有头绪……
一、时间分析
1、我们的时间哪里去了?
序号 | 去的地方 | 所占比例 |
1 | 有计划、有目的、有设计的时间占用 | |
2 | 无计划、忙乱的时间占用 | |
3 | 发呆中 |
2、谁占用了我的时间?
序号 | 项目 | 所占比例 |
1 | 被自己占用了 | |
2 | 被会议占用了 | |
3 | 被领导占用了 | |
4 | 被下级占用了 | |
5 | 被同事占用了 |
3、我占用了谁的时间?
序号 | 项目 | 所占比例 |
1 | 占用了领导的 | |
2 | 占用了下级的 | |
3 | 占用了同事的 |
4、时间已过去,我得到和留下了什么?
1)留下了能够影响一年的事情
2)留下了能够影响一个月的事情
3)留下了能够影响一小会儿的事情
4)什么都没有留下
5、为什么忙?忙的价值怎样?
1)忙的没价值
2)忙的有价值
3)不忙而获得价值
二、时间利用
(一)目标:利用好自己的时间、利用好下属的时间、利用好领导的时间
1、利用好自己的时间:我的时间我作主,做最有价值的事情。
2、利用好下属的时间:让他们的时间有效地为我的目标和指令服务,给那个闲着的人找事情做。
3、利用好领导的时间:支持、理解、帮助。
(二)方法:
1、想到位、说到位,才能保证做到位
1)做错了的事情,事倍功半。
2)想清楚再做:做什么?为什么做?要达到什么目的和结果?做的条件?
3)反复交待和确认
⑴指令:发出-接收-执行,层层递减
⑵对指令的错误理解和一知半解,是工作的大忌
⑶反复的核实,是否真的明白和理解了
⑷一次就做对,一次就做到位,是最好的工作习惯和品质
2、训练和授权
1)熟能生巧
2)心有灵犀的默契,需要长时间的训练(了解每一个员工,重视员工的才干,欣赏和鼓励员工)
3)授权的方法:目标、内容、方法、标准、责任、资源、利益
3、一次只集中做一两件极有价值的事情
1)有价值的工作才是主管必须要首先予以处置的
⑴人员培养(选人,留人,育人,用人一个环节都不能少)
⑵预防错误(提前预见、提前判定、提前准备)
⑶流程、方法的优化(最好的方法)
⑷检讨和改善(发现不足,把不足当成改进的内容)
⑸标准、方法的发明、固化和简化(简单的,才是好的)
4、消除无效劳动和重复劳动
1)无效劳动,就是报废、成品率下降,或者是不能产生价值的动作,包括协调的不良,材料等待、设备损坏等等
⑴提前预见
⑵衔接合理
⑶标准化的方法
2)重复劳动,就是某件事由不同的人,在不同的场合和地点,分别做同一件事情(资源共享)
5、一件事情可以赋予两个或两个以上的蕴意
6、推和拒绝未必就没有意义
1)明确下属,哪些是需要请示和报告的
2)明确下属,哪些是自我处置和权责内完成的
3)明确横向联络的对象,以及方法和要求(自己不当中转站)
4)建立良好的外围关系,使员工的横向沟通更加有效。
5)拿出时间,放低身价:去帮助和服务别人,然后换取别人的帮助和服务
7、标准化、流程化、模块化
1)标准不要揣在自己的口袋里
2)写出来、画出来
3)让所有相关的人都知道、都明白
4)做细做实,慢功夫,一定是真功夫
5)标准化、流程化、模块化定有成效
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