我的小小档案经
作者//归旭辉
作为一名档案人，我不是个很好的案例，终其十余年，不过一档案搬运工。
但这似乎是一种宿命，既想仰望围城之外的海阔天空，又舍不得这围城之中的汗牛充栋。
也罢，日久生情，毕竟在这块田地里耕耘太久，虽不够深爱，却也很享受这片净土带给自己内心的淡泊与宁静。
一些小小的心得和经验分享给大家，以资借鉴，或批评指正。
第十八篇：归档问题案例分享
档案管理要在学中用、用中学，循环往复，才能融会贯通、推陈出新、为我所用。这一篇，我们就从实际案例中查找学习点，以扬长避短，运用于实践。
先来看两张图片：
图18-1、18-2为一档案盒内归档内容，是聘请某家外包单位整理的。其中含卷内目录、案卷封皮、档案实体、卷内备考表，且封皮有档号、档案右下角标有页码，看上去整齐、规范，满足了我们对档案整理的第一印象，似乎很完美。
但这盒档案的查找并不是一帆风顺，打开看里面的档案，也非完璧无瑕。同样一组图片（图18-3、图18-4），揭开它的面纱，我们来看一下细节：
因图18-3中的“？-1”，使这个档案的查找颇费周折。把项目1和项目2两个项目的内容混放在一个盒子里，又将这盒档案归入项目2档案中。而要找的是项目1这个内容的档案，加上老式未电子化、未上系统的归档方法，更使这笔查档如大海捞针一般困难。
而在这个“混合归档”的前提下，卷内目录（如图18-4“？-3”）及卷内备考表也都跟着按混合项目的内容进行填写。
“？-2”指示的“立卷单位”，上面填写的是“***土地管理局”。这盒档案的归属方明明是某企业，而立卷单位怎么可能是“土地管理局”呢？
盒内档案很显然是按“件”归档，而图18-4目录中“页号”（“？-4”）和档案右下角页码（“？-5”）却是按“卷”的方法填写和标注。
继续看图例：
相信每一个爱档人看到上面（图18-5）锈迹斑斑的图片，内心都会有一种抑制不住的痛感， 普通订书钉，实在不应该出现在长期保管档案的装订中。
其实，除了上面的问题，还有一个无法在图片中展示的内容：目录中的“页号”和实体档案页码标注是对应一致的，但档案文件却未按目录顺序排列，且盒内档案未标注档号或顺序号。
总结一下，该盒档案中，发现但不限于如下主要问题：
1、两个或多个项目“混合归档”，未按项目分开存放。
2、混淆“立卷单位”和“责任者”的概念，误把“责任者”当作“立卷单位”。
3、拎不清“件”和“卷”的区别，及其页码标注方法。
4、装订方法不当，普通订书钉装订，锈蚀档案。
5、盒内档案未按目录顺序排列，未标注档号或顺序号。
既知错，也应会纠错。案例中的问题，实际工作中，我们该如何去做呢？一些注意事项，我们一起来分享。
1、分类合理，按一定规律各归各位，不“窜档”。
比如按项目归档的档案，为保证项目档案的完整性，按照事先划定好的分类方案，归入各自项目，而不能根据档案数量或专业合并归档。
2、搞清档案基本术语和概念，相关人员、单位不“窜岗”。
立卷单位：负责按照文件材料在形成和处理过程中的有机联系，将若干文件材料编立成各个案卷的机关部门，亦称归档单位。而企业档案的立卷单位，一般是指档案所属企业。
责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。其实也就是一般档案文件落款处的单位或个人。
3、“件”、“卷”归档要分清，不“窜位”。
“件”和“卷”是不同的档案文件组合方式，其中“件”是以单份文件或者与其密切相关的文件组合为单位整理装订，“卷”可以是同一类别多份文件，或者一个事项产生的多个文件组合在一起整理装订。
页码标注方面，“件”和“卷”分别以各自始末页为起始页和终止页编写页码，中间不断号。目录中，“件”页码标注为“页数”，也就是每份文件的页数；“卷”页码卷内目录标注为“页号”或“页次”，数字形式为段号，如1-5、6-8、9-15等，中间连贯、不间断。
4、装订材质要安全，金属材料要剔除。
档案装订材质首推专用棉线，不但整齐、美观，还对档案起到较好的保护作用。
若一定要用订书钉，有两点建议：首先不要用于保管期限长期或永久的档案，其次要选取质量较好的不锈钢订书钉。
5、档案排列要有序
卷/盒内档案要标注档号，按档号顺序排列，且与目录对应。以方便快速查找和利用。
前车之辙，后车之鉴。不管是档案所属企业自身，还是档案外包单位，都需加强档案管理基础知识的学习，在档案整理归档工作中，避免出现常识性疏忽和失误。
2022年8月16日于郑州
作者简介：
归旭辉，企业档案人，出品【我的小小档案经】系列篇。
业余爱好诗歌与随笔，有《狼》、《菊花》、《故乡》等作品发表。系列篇【成长笔记】、【彩云档絮】创作中。
脚踏实地，仰望星空！一份耕耘，不问收获！
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