原文：An Inside Look at a Flat Organization That Serves Millions 译者：Nate Lee
2012年，Sahil Lavingia创立了Gumroad，一个原创电子书和音乐的交易平台。那一年，他才只有19岁，是硅谷最年轻的创业者之一。硅谷的媒体为之疯狂，把他誉为神童和奇才。但Lavingia从不羞于承认他还缺乏经验，还有很多不知道的事情。他的方法是，让自己和一群同样聪明的人呆在一起，并观察其他人是如何处理事情的。通过这种方法，他把Gumroad改造成了使用扁平化组织结构的最成功的创业公司之一。
“坦白的说，在刚开始的时候，我根本不知道应该采用哪种方式管理公司”，Lavingia说到。“我们聘用的第一个员工，自我约束能力很强，能自动自发的完成工作。于是，最早加入公司的几个员工成为了后进者的榜样，我们以此奠定了公司的风格。随着扁平化组织结构的逐渐定型，我们开始为它感到兴奋和激动。”
Lavingia没有考虑新兴的自组织管理结构（英文holacracy，一种不设管理人员的组织形式，被Medium和Zappos等公司采用），他带领着Gumroad探索着适合自己的扁平化结构。很大程度上，他们不是为了扁平化而扁平化，而是在尝试的过程中，确实尝到了扁平化的甜头。当有20个员工直接对Lavingia负责的时候，Gumroad获得了高效的增长。数以百万的用户蜂拥而至，很多用户选择Gumroad作为唯一的收入来源。在这个采访中，Lavingia解释了创业公司如何才能保持扁平，扁平化带来了哪些好处，以及如何在扁平化的过程中及时应变。
建立良好的共识
扁平化组织的特点，是用高度的自治代替了事无巨细的管理，每个人都有权为公司做出重要的决定。在这种情况下，公司需要每个团队成员都能接收到完全相同的信息；每个成员都理解公司的目标和市场定位；每个成员都能用相近的方法论来解决问题和面对挑战。
面临选择时，定义可供选择的选项，比做出选择更重要。
Lavingia并不想限制员工的创造性和选择权，但公司内部必须要有统一的愿景，必须使用相同软件工具——这是他最重要的经验之一。在这些共识建立之后，你可以信任员工在不加监管的情况下就能做好工作。这将节省大量的时间，而员工也会获得更多的工作上的满足感。
Gumroad在内部反复的沟通以确认这些共识。公司采用HipChat和Asana作为工具，进行开放的沟通，而不是依赖email。“团队成员之间，即使是一对一的线上沟通，也必须公开的进行”，Lavingia说。“这将带来很多好处。重要的信息不会被卡在收件箱，每个人都能更容易的找到需要的信息，另外，每一个人都可以跳进来，对这个对话进行补充和完善。”
一些新人在刚加入团队的时候会比较拘谨，不敢在公开的场合进行沟通。为了让新人更好的融入团队，团队会建议他们加入几个对口的HipChat群组。每个群组都专注于某个单一的目标或主题，否则，这个群组就会被拆分成更小的群组。小的群组更方便管理，并且可以让团队成员快速的融入进去，分享他们的知识。
“我们帮助员工选择最合适的群组，让他们’入住’，开始每天的生活”，Lavingia说。“这些群组的主题，涵盖了团队，功能需求，bug，一次性任务等。另外，还有一个招募新人的群组，专门用来讨论新职位和新雇员。设立群组的要点就是要机动灵活。当一件事情启动的时候，我们创建新的群组；当事情结束的时候，我们关闭这个群组。团队成员可以自由的加入或者退出。所以，如果有人好奇另外一个部门的人在做什么，加入他们的群组就可以看的很清楚。”
这种沟通方式比email简单的多，涵盖的信息也更全面。“通常来说，人们玩不转email。一开始被抄送的人会从头跟到尾，其他相关的人却难以在中间加入进来。而且，当一封email不再有人回复的时候，有效的信息无法得到沉淀”，Lavingia说。在Gumroad，HipChat已经完全取代了email。
公司把HipChat和Asana密切的联系在一起，这样就把聊天内容和项目进度进行了关联。当一个新项目在在Asana开启的时候，一个HipChat群组也会同步建立起来。相关的讨论都将被记录，可以方便的再次阅读。人们在讨论的时候，思维跳跃的很快，发散的idea和各种提议天马行空。但Asana只在项目取得实际进展的时候才会更新。
在创立Gumroad之前，Lavingia是Pinterest最早期的工程师和设计师之一（还不到19岁啊）。他发推说到：
我们把Asana叫做“无所不在的事实”，因为它记录了在任何时候发生的任何事情。
“同时使用HipChat和Asana，一个明显的好处是，随着你的正常工作，内部文档就建立好了”，Lavingia说。“你不但可以看到项目的进展速度，还可以通过聊天记录看到团队遇到过哪些问题，以及这些问题是如何被解决的。这些信息都会被自动储存，而且检索很方便。所以，如果一个新人想要了解项目之前获取用户的情况，或者项目攻关的情况，他可以立即沉浸到聊天记录中去发现一切。”
符合直觉的设计
“我做过产品经理，我知道当一个功能不好用或者不好找，用户就不会去用”，Lavingia说。团队内部使用的工具和流程也是一样。
在扁平化的组织，团队成员需要共享信息，需要了解其他人在做什么。消除信息的不对称就变得至关重要。每个团队成员所做的事情都要符合其他人的直觉。新进员工需要立刻加入到相应的群组以了解状况。如果有人需要获得另外一个团队的数据，他应该单凭直觉就能猜到那个数据在哪。
“理想的工作状态是什么，公司应该开放到怎样的的程度？我在思考这个问题的时候，制定了一个法则：假设新来的员工在48小时内不能和其他同事讲话。在这种假定下，他们应该动动手指就能得到足够的信息去开展工作。如果在工作中遇到了问题，他们也应该能够通过阅读自己弄明白。”
有信息可用，和让信息好用，是两个不同的概念。好用意味着容易查找，容易理解和容易使用，这才是你想要的结果。
根据Lavingia的经验，符合直觉的设计有三层境界：
第一层：遇到问题，你知道应该问谁。实际上，这是最坏的获取信息的方式。给别人带来了负担，耽误了大家的时间。
第二层：你可以通过搜索找到所需的信息，但找到的信息可能还需花费一些时间来归纳和整理。在这一层，信息的延展性更好了，但它仍然需要人们花费时间，所以这并不是最完美的方案。
第三层：你工作的界面是按照直觉设计的，它会引导你进行下一步的工作，呈现你所需要的信息，并告诉你应该如何使用这些信息。这才是最高的境界。
Gumroad始终把第三层境界作为产品的设计标准——给用户完美的引导，避免用户遇到问题，节省用户的时间。在公司内部的组织结构上，这一理念也同样得到了延伸。他们鼓励员工查阅Asana和HipChat上的信息，并对其进行补充和完善，而不是遇到问题就去问身边的人。
符合直觉的设计的另外一个要点，就是要用尽量少的工具和操作步骤来把事情搞定。“我们在内部要求大家使用尽量少的工具”，Lavingia说。“我们曾经用过Evernote和其他一些工具，但是碎片化太严重了，分散了人们的注意力。选择合适的工具需要智慧，一旦选好，就要推进每个人都去使用，这样才能让工具真正的发挥作用。”
更少的工具意味着更高的要求，团队成员要有善于解决问题的能力。这也是Gumroad在招聘时极为看重的素质。“习惯并乐于接受挑战，是我们的核心价值观之一”，Lavingia说。“员工在面试的时候就会被告知，这不是一份舒舒服服的工作，你可能每周，甚至每天都会面临挑战。”Gumroad以此测定求职者的价值观，那些为此而感到兴奋的员工正是公司想要的。
尽可能快速的响应和解决问题，并针对每一个问题制定解决方案，这样才能避免陷入无尽的事务中。
管理的是与非
“把管理者要做的所有的事情逐条列举出来，再看看你的流程或者系统是如何处理这些事务的”，Lavingia说。“比如，我们发现管理者经常当团队的传话筒。如何解决这个问题？我们发现让团队养成透明的沟通习惯很有用，我们可以通过优化管理工具来满足这个需求。”
根据Lavingia所说，管理归根结底就是两件事情：明确和信任。如果你是一个管理者，你的工作就是尽可能的明确，让每个人都明确当前的状况，明确什么事情是最重要的。另外就是信任，和每一个人都建立信任，他们会知道你在留意他们，你需要他们把事情做好。
“想一想，为什么传统的组织结构演变出了层级？层级的好处就是容易建立明确性和信任”，Lavingia说。“人们总是可以找到一个顶头上司来寻求帮助和了解情况。同样，人们也可以去信任那个顶头上司。这样的信任一层一层的传递，所以每个人都可以相信组织。但是这种组织结构的缺点也很明显。”
保持公司的扁平化，就是要在避免层级的情况下，找到创新的方式来达成明确性和信任。
扁平化公司存在的基础，就是要在公司的每一个人之间都建立信任，而不是让信任仅仅存在于管理者和被管理者之间。只有这样才能提高做事的速度，而速度对于创业公司性命攸关。Lavingia和Gumroad团队重新思考了建立明确和信任的方法，改变了传统的组织结构并使之符合他们的需求。
“传统的公司需要非常频繁会议来告知进展，通过每日站会、一对一沟通、员工会议等方法，让员工知道其他人在做什么”，Lavingia说。“我们反对这种做法。我们在想，能否不用这些东西而达到同样的效果？”
最终，他们找到了一个适合他们现有系统的解决方案：他们在HipChat建立了一个叫“状态更新”的群组。当团队成员的项目进展到新的阶段时，他们就去这个群组写下他们的状态，告诉大家他们现在在做什么。团队成员可以随时更改他们的状态。“这取决于你的角色”，Lavingia说。“作为一个CEO，我需要保持透明，让大家随时都知道我在做什么，这是非常重要的。所以我频繁的更新我的状态。对于工程师来说，他们可能要花费数周的时间来完成一个app的开发，在他们再次更新状态之前，我知道他们在忙这件事情。“
扁平化的最大挑战是责任不清楚。为了解决这个问题，Gumroad建立了基于季度的OKR系统，使用7Geese进行管理，对每个员工开放。这个系统可以方便的查阅每个人在做什么，取得了哪些进展，为完成季度目标采取了哪些措施。它同样保证了个人目标和公司整体目标在逻辑上的一致性，而公司整体目标是Lavinga根据团队全员的反馈来制定的。
“我们告诉员工，你的目标应该反映在日程表上，你应该知道如何花费自己的时间”，Lavingia说。“当你为团队设立了这些工具，并强调一定要使用这些工具的时候，团队会照做。不愿意遵守这种规则的人，不应该被招聘进来。”在实际情况中，Lavingia发现，更多的自主权能够激发员工更加遵守这些规则。
如果用事无巨细的方法来管理团队成员，他们会想，“哦，我不需要太负责，反正还有别人在管着。”
为此，应该给员工强调，最值得依赖的是他们自己。他们会感受到你的信任并心怀感激。人们在拥有很大自主权的时候，会有一种强烈的本能，避免让其他人失望。扁平化组织理应放大这种本能。
扩大规模的挑战
“我们会为了扁平化而始终保持80人的现有规模吗？当然不会”，Lavingia说。“这么说吧，我不相信那些说法，如果规模更大就不能维持扁平化。作为一个创业公司，最爽的事情就是你可以自己设立规则，然后观察事态的发展并做出调整，快速迭代。我想我们总是倾向于保持扁平，倾向于给员工更多的自主权。能做到怎样的结果，我们会试试看。”
“创业公司一定不要为了扩张而扩张”，他说。“一个100个人就能解决的问题，你也可以用1000个人，但千万不要这样做。经验告诉我，小团队同样可以做出惊人的产出。不要聘请新人，除非绝对必要。我们尽量通过产品和内部系统的迭代来提高效率，而不是雇用更多的人。”
我们知道事物的两面性，当出现用人需求的时候，有时候我们会招募新人，而另外一些时候，我们会优化工作流程。
扁平化和快速增长之间存在的矛盾是，如何给予员工建议和反馈，促进员工成长。创业公司的领导者需要始终关注员工成长并给出建议。但扁平化公司实际上只有一个管理者，他的时间非常有限，又没有其他人来顾及这件事情。这就需要时常的提醒员工，互相给予建议和反馈。否则，和你一起工作的人，以及他们的水平都会遇到瓶颈。
“如果你想聘用那些很有潜力，但又缺乏实际经验的工程师，你就不能完全保持扁平的结构。你需要给他们支持，让更有经验的人带领他们，传授技巧，把他们培养成优秀的工程师”，Lavingia说。
“在这个方面，我们也开始有了层级。很幸运，我们有一些资深的工程师，但我们终究需要更多优秀的人。”
为了鼓励团队成员之间互相给出建议和反馈，Lavingia推动团队使用7Geese来表达自己的意见，提出建议，回顾工作表现。这个工具可以保证重要的反馈不会被丢失或者遗忘——它按照时间来记录和排序，员工可以返回去看他们取得了哪些进步，以及在哪方面还能做的更好。
这个工具将让Gumroad拥有一套收集反馈的标准流程。想要了解个人工作表现的团队成员，可以在里面不断的获取反馈，改进工作，形成良性的循环。这也会让整个工作流程更加简单和符合直觉。“在组织内建立这种流程的关键，在于让员工可以轻松的参与”，Lavingia说。“当人们想要分享想法的时候，不应该让他们感到困扰或害怕。”
Lavingia自己也承担了大量的责任。他保持至少每月一次与公司的每个成员单独沟通，花费大量的时间给予员工反馈和建议，并加以讨论。他认为这是一种机会，可以提高绩效，找出拖慢进度的原因，一起解决问题。另外，在重要的项目结束后，项目相关的人员会进行复盘。不仅仅是工程师，市场、客服、设计、通信等团队也都会参与进来。
“复盘是一种非常有效的方式，人们可以坦率的说出作对的事情和做错的事情。我们获得了什么教训，下次遇到类似的情况时应该怎样去做”，Lavingia说。“会议记录将会发给每一个人，并在Google Docs存档，然后在周五的全员会议上再次完善。”一个团队或者项目收获的经验可以被公司上下全面吸取。当这些经验不断的被重复，就能形成潜意识，在下次遇到问题的时候正确应对。
Gumroad在扩张的时候，会继续鼓励团队尊重工具中“无所不在的事实”，鼓励尽可能的沟通和流程自动化——正是这些信条让他们始终保持扁平。“不因循守旧，信任人们的工作，对新员工仔细的审查，确保在一开始他们就是合适的人选。但是，真正的秘密在于，频繁的再次评估，并及时作出调整。”
Lavingia不断的追问自己，如果Gumroad的规模再扩大一倍，现在的系统还能否适用。他预计这将给团队带来一年的缓冲期。在事情变得急迫之前，提前思考改进的方法，做出尝试并收集反馈。现在，他已经预感到了一个问题，管理人员的招聘可能会变得更加困难。“在我们的扁平化结构中，管理者没有头衔，没有真正的下属。管理者应该适应团队中的每个人都是管理者”。Lavingia会提前思考这一类的问题，以避免问题的真正出现。
保持扁平化并不是我们做事的首要考虑。更重要的是，建立正确的组织结构，以便我们能够做出最棒的产品。
为了让每一个人都认同付诸行动、自主权和组织扁平化，Gumroad把这些态度加以归纳，形成了核心价值观：
快速行动
快速行动，不要拖延。尽快执行做出的决定。快速交付。去评估和执行，而不是空谈。完美是优秀的敌人。
拥抱变化
习惯并乐于接受挑战。没有什么是必须敬畏的，任何事情都在变化的状态中。摆正心态，每天学习，每天进步。
找准位置
把自己放在正确的位置，让所做的事情最适合自己，同时也最适合团队整体。
开放透明
简化你的人际关系。卸下防备。直率的讲话，告诉大家你在乎什么，正在处理什么问题。获得建议和反馈并变得更好。
保持专注
追问自己，在你能做的事情里面，你是否在做价值最高的那一件事？推论：相信其他人也在完成他们的目标，所以你可以专注在自己的目标。
微笑面对
玩的开心，不要后悔。别想太多，乐观面对并期待最好的结果。事情总是能解决——为什么不能？
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