公文格式汇总
秘密等级:用3号黑体字,顶格标注在版心左上角第1行,两字之间空1字;如需同时标注秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标注在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
紧急程度:用3号黑体字,顶格标识在秘密等级和保密期限下一行,两字之间空1字。在首页左上角顶格分别标明
“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”。
发文单位标识:推荐使用红色小标宋体字,且应小于22毫米×15毫米;
发文字号:发文字号包括单位代字、年份、序号。发文单位标识下空2行,用3号仿宋体字居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位,不加“第”字。发文字号之下
“签发人”:用3号仿宋体字,后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
公文标题:一般不用标点符号。标题在红色反线下空2行,用2号小标宋体字分一行或多行居中排布。
主送单位:在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送单位名称后标全角冒号。
正文:用3号仿宋体从左至右横写、横排,一般每页22行,每行28个字。
结构层次序数:,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。(个人习惯:小标题使用3号小标宋体字或黑体字,)
附件:在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(有两个以上附件时,应注明顺序),数字后用下圆点符号,附件名称后不加标点符号。如需回行,应与附件名称第一字对齐排列。附件标题一般用小2号小标宋或黑体字,附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号,其序号和名称前后标注应一致;如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。版记之后的附件独立编制页码,版记之前的附件与主体内容一起编页。
成文时间:单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文
公文用印应注意的事项:(1)公文用印时,必须以机关领导人或部门负责人签发的公文。原稿为依据,经核对无误后始得用印。(2)公文用印要端正、清晰,不得模糊歪倒。做到上不压正文,下要骑年盖月。(3)两个以上的机关或部门的联合下发的公文,各机关部门都要加盖印章。(4)公文用印一定要与制发公文的机关、部门成单位相一致。(5)公文用印要核实份数,超过份数的不能盖印,要防止将印章错盖在漏印的空白纸上面。
附注:用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
“主题词”:用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。
抄送:用3号仿宋体字在主题词下一行左空1字标注,抄送单位间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送单位对齐,在最后一个抄送单位后标句号。
发文单位:在抄送单位之下(无抄送单位在主题词之下)用3号仿宋体字标明发文单位及部门和印发时间,发文单位左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标注。
页码:用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距离版心下边缘
页码设定:单击“插入”, 选择“页码”,位置选“页码底端”, 对齐方式“外侧”,单击“确定”,选择“页面设置”,版式选“奇偶页不同”, 单击“确定”, 双击“单页码”,
附表:公文如需附表,对横排A4纸型表格,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。 对A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不贴在文件最后一页(封四)上。
上粗下细叫武文线,上细下粗才叫文武线。
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