引子——
前几天侃了“劳动关系管理的那些必备证据”，一不小心又增了十几个粉儿，开心！
今晚不知为啥，又失眠了，于是乎继续侃——侃一侃劳动关系管理的必备文书一箩筐。
帮主做行政时曾经点灯熬油写文案，后来做HR了又废寝忘食写制度。写来写去的结果，就是年轻轻的弄了个颈椎病！
上周在一个群里看到个很狗血的“处罚决定”，经过分析，帮主认为那个HR同行比帮主要聪明很多，随便文字凑凑就是一页A4纸——这个同行肯定没有颈椎病！
开侃......
说实话，关于今天的话题，之前有很多伙伴提出过问号，也在几个群里有过不同程度的沟通探讨，后来也发展到有小伙伴伸手向帮主讨要模版，吓得帮主赶紧撤退——逃！
为了侃起来便当，帮主还是按照劳动关系的逻辑发展顺序分类吧，这样最起码不会乱了思路——先备注一下，今天侃的“文书”，时间上可以理解为“书面证据”。
【一】招聘阶段的相关文书
1、找萝卜用的招聘简章
互联网 时代了，招聘渠道五花八门了，但不代表传统的那种通过报纸、网站等媒介发布的招聘简章就不存在了。作为求职者与用人单位第一次沟通的窗口和桥梁，一份规范的招聘简章向求职者展现的诸多内容和信息（比如：公司名称、行业类型、地址坐标、招聘岗位、岗位职责、任职条件、薪酬福利、联系方式等等），绝对是求职者决定是否投递简历的重要参考依据。
与此同时，小小的一纸简章，也着实代表着企业的对外形象！所以说，HR千万别把招聘简章写成“求萝卜，小窗谈”那么简单和粗犷。
2、招聘用的信息采集表
如果想仅凭一份简历就分析出求职者的方方面面，那么做招聘的HR绝对是个神仙；如果面试只是一问一答然后打叉画圈，那么做招聘的HR绝对不知道还有劳动关系管理这回事儿。
一份格式规范、逻辑严谨的信息采集表，不但可以为HR做出最终决断提供必要信息支撑，而且也是劳动关系管理必不可少的文书表单之一。从另一个层面来讲，要求求职者告知用人单位需要了解的信息，也是HR依法维护单位合法权益的具体体现。
3、背景调查的问题清单
曾经有一场非公开的“辩论”，第一种观点认为“背调是用人单位变相侵犯劳动者隐私权的具体表象”，第二种观点认为“背调是用人单位依法维护自身权益的合法举措”——而这场非公开“辩论”，恰恰是帮主的一篇软文惹的祸！
其实，帮主的态度是“在坚持道德底线，背调的相关信息只限于本单位掌握并作为决断是否录用求职者的基础上，帮主严重拥护第二种观点”。相信绝大多数同行也与帮主一样，绝对相信！
从劳动关系管理角度来讲，背调问题清单以及所获得的信息应该归档保存，最起码跟着新员工走完试用期的一段旅程。
4、严谨的《录用通知书》
也不知道录用通知俗称OFFER，还是OFFER俗称录用通知书——但二者是一回事儿，并且是劳动关系管理的重要文书之一。
几个群里关于OFFER的讨论还是蛮多的，耳闻目睹的因为OFFER而产生的争议和不快也是蛮多的。关于OFFER的那些事儿，有兴趣的可以去翻帮主的旧软文，但帮主在此再次呼吁——不要朝我要模版！有一种快捷渠道叫“度娘”！
【二】入职阶段的相关文书
1、入职登记表或员工登记表
一般情况下，有些单位忽略了入职登记表，因为新员工在面试时候已经填写过信息采集表。而另一种情况下，有些稍微上档次的单位都有统一版式的员工登记表，作为员工档案管理的重要材料之一装进（工作）档案袋里保存着。
也有些单位互联网 很深入，员工各类信息全部进系统，但在传统管理思维的企业里（比如帮主的单位），员工登记表的设计和填写要求还是满高的。
2、新员工填写的如实告知书
有的伙伴把它叫做“入职申明书”，原理差不多，功能差不多，不过帮主还是喜欢叫它“如实告知书”。
其实无论叫啥名字，名字总是标签而已，关键的还是文书表单的内容设计，一来不可侵犯新员工隐私权，二来要了解到公司关心的问题，三来要体现对等公平原则，四来则是防范后续争议隐患。
所以说，虽然只有一两页纸，但内涵外延还是需要一定功底的。
3、书面劳动合同及签收手续
书面劳动合同不必多说了，大家都懂。而关于书面劳动合同怎么写，话题绝对太大了，一两个段落侃不完，帮主准备后续推出《劳动合同一席侃》系列，感兴趣的继续关注吧。
关于劳动合同的签收手续，实操中可以分为三种模式。第一种，不办理签收；第二种，表格化（批量）签收；第三种，单位留存版扉页签收。从劳动关系管理的复杂性来讲，帮主推崇第三种——让员工在单位留存的那一份的扉页上提笔落字写上“本人业已受到劳动合同文本一份，内容与本件一致无讹”然后签名画押年月日就足够了......
4、试用期录用条件专项确认
录用条件约定是一个老生常谈的话题，帮主也凑热闹写过几个软文，并且不幸地在后期别人转发的软文中发现“撞文”了——这年头，有撞衫的、撞墙的，当然也有撞文的了，不见怪。
帮主的建议是，即便招聘简章、录用通知、规章制度、岗位说明书中都已经白纸黑字约定了录用条件，但新员工入职时再出具一份专项的文书，还是很必要很必要的，并且这份专项文书最好能与劳动合同进行巧妙的对接。
5、保密协议和竞业限制协议
对于涉密岗位，本着防患未然的风险防范责任意识，HR还是有必要在新员工入职时就与之订立一份严谨的《保密协议》的，而保密协议几乎可以覆盖整个劳动关系存续周期直至员工离职那一天。那么涉密岗位的员工离职之后怎么办？《竞业限制协议》就开始起作用了。关于这个协议何时签订，帮主主张在新员工入职的时候就订立。
当然了，如果员工是在劳动关系存续过程中由于职能变化后续才走上涉密岗位的，那么在办理转岗操作手续时，这两份协议还是有必要及时跟上的。
6、岗位职责或岗位说明书
无论是岗位职责还是岗位说明书，都是人力资源管理必不可少的文书内容，即便在实操中有些同行将二者混为一谈，那也无碍，因为这两份文书都是要与员工见面的、员工必须知情的。
科学严谨的岗位职责或岗位说明书，可以形象地描述“坑”的深浅宽窄，一旦执行招聘，也就往往有着“对着坑来选萝卜”的妙处。不过，如果过份强调萝卜必须与坑严丝合缝，也就显得教条不机变了，最终的效果既有可能与“按图索骥”差不多。
【三】合同履行过程中的文书
1、绩效合同或绩效责任书
绩效指标不是拍脑袋凑数字凑出来的，那么绩效指标的下达也就不能采取“面对面，谈一谈，握握手，不改变”的方式下达，而是本着“相互尊重，落在纸面”的原则，白纸黑字形成绩效合同或绩效责任书为好。
有HR伙伴常在群里呼喊“绩效合同有没有？扔过来一份谢谢哈！”帮主从来没扔过，因为帮主认为隔行如隔山，跨行业、跨企业的绩效文书实在没有任何参考价值，最多只能应付一下老板而已。
2、绩效考核结果反馈及确认
绩效引起的不快和争议，往往是因为绩效管理透明度差的原因。忽略了员工的参与权、知情权，绩效考核也就和“打闷棍，上手段”的整人措施相去不远了，绩效管理的“效果”也就不言而喻了。
绩效考核结果需要与员工见面，并通过申诉、沟通、确认等程序最终使员工接受，这是最常规的实操模式——即便是最常规的，但是与之配套的文书也绝对不能马虎应付了事。
3、培训服务期协议及附件
提起培训服务期协议的附件，很多同行觉得帮主过于小心翼翼没有大无畏的气魄——有了协议，还用得着劳什子附件吗？
真的不用吗？
帮主一直都用的——类似培训计划、参训申请书、开班通知、外训纪律告知、参训名单、培训考勤表、培训评估表、培训费支付凭证复印件等等东东，全装在一个培训档案中做留存，即便做不到参训人员一人一份，也得做到一次培训一个档案。
4、《劳动合同》变更确认书
《劳动合同法》规定劳动合同变更应“协商一致、书面变更”，正因如此这个变更书也就不是新鲜话题了，但愿在这个实操问题上不会再有什么冒失鬼儿到群里问“怎么办”。
这份变更书看似简单，但作为劳动合同的重要附件，写法、内容和措辞还是有一定讲究的，帮主后续推出《劳动合同一席侃》系列时会提及的。
5、《劳动合同》续订要约单
就在上周五，还有同行在群里谈起“劳动合同期满，HR找员工谈续订，员工没有任何明确表达......”的话题。帮主嘴欠问了一句“HR是怎么和员工谈的啊”，根据同行的回答来推测，TA当时是口头与员工沟通的......
从劳动关系管理尤其是劳动争议风险管理角度来讲，任何口头的“达成一致，君子协议”一旦“事后反悔”上升为争议，空口无凭也就无法作为有力的证据。这样说来，弄一份白纸黑字的“要约单”还是有必要的——有兴趣的伙伴可以去翻帮主的旧文字。
【四】离职阶段的相关文书
1、协商解除劳动合同协议书
有HR同行提到“离职协议”的话题，帮主有些发懵，因为没有涉及过，所以也不便多说什么——还是倔强地谈谈劳动合同协商解除需要的文书吧。
很多同行乐观地认为“只要双方形成协议了，事后也就不再有争议了”，但如果协议写出了漏洞，这种想法也就往往会有“理想很丰满，现实很骨干”的尴尬了。
2、劳动合同解除/终止通知书
作为宣布双方劳动关系结束的法律文书之一，这份通知书的措辞一样要求依法、合规、严谨、有据，绝不是凭着HR的心情就可以随便写写的，否则会有一定争议风险隐患。
3、员工离职一次性结算单
员工离职，涉及的应付费用（未了薪资、报销费用、经济补偿等）和应扣费用（未满服务期的培训费、个人借款等），都应一五一十一次性结算清楚，也免得人走之后手续无法办理、对证无门。
4、员工离职相关交接流转单
除了工作交接之外，员工离职还可能接触到办公用品、办公设备、门禁卡等物品的移交，涉及到跨部门的工作衔接问题，HR有必要制作一份清晰明了的表单，做好相关交接确认。
5、劳动合同解除或终止证明
劳动合同解除或终止证明俗称“离职证明”。作为双方劳动关系结束的法律依据，离职证明应简明扼要地载明双方劳动关系存续期间的系列内容，并办理签收手续。
帮主曾专门侃过离职证明的写法，有一个HR同行看后说“太麻烦了，两行字就可以解决”。帮主回答道“其实两行字也太麻烦了，不出具都行......”
侃完之后回头看，帮主感觉自己就是一个文员啊！悲催......！
做文案的时候，曾傻乎乎地以为做了HR就不用整天爬格子了！
做了HR之后，发现每天不但傻乎乎爬格子而且还提心吊胆着！
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