城建档案管理存在的问题及对策研究

陈晋

南阳市城乡规划建设档案馆

摘要：本文结合工作实践，从城建档案管理的重要性、城建档案管理存在的问题、提高城建档案管理水平的对策及城建档案管理信息化建设等几个方面讨论了如何做好城建档案管理工作。

关键词：城市建设；档案管理；信息化建设

城建档案作为城市发展的重要信息资源,其内容包括城市规划、建设和管理活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表等,是城市建设发展的历史记录,在城市规划、建设和管理中具有重要价值。随着社会不断进步,城市建设的速度和规模迅猛发展,城建档案的数量和复杂程度也随之提升。如何更加科学、规范地做好城建档案管理工作,充分发挥城建档案在城市建设中的依据作用,是值得每位城建档案工作者深入思考的问题。在信息时代,信息成为一种资源已是人们的共识,利用信息化技术手段做好城建档案管理工作,已成为城建档案部门的重要任务。在城市建设发展过程中,城建档案成为不可或缺的重要参考材料,尤其在信心技术被广泛应用的今天,城建档案管理如何更好地应用信息技术,不断加大城建档案信息化建设力度,提高城建档案管理和利用水平,已成为当前城建档案管理部门面临的重要课题。

1城建档案管理的重要性

1.1城建档案的凭证作用

城建档案的凭证作用,为城市建设提供依据和佐证,在城市整体规划方面具有重要价值。城建档案是城市建设相关情况的客观反映,记录了城市规划、建设和管理的发展进程,是城市建设的历史凭证。客观、完整、准确的城建档案能够对城市建设长远的规划和管理具有重要的参考价值,从而对提升城市管理水平具有巨大的推动作用。城建档案中记载了城建项目的具体情况,对城市建设项目中的某些纠纷也具体有重要依据佐证作用。

1.2城建档案的服务功能

城建档案的服务功能,满足利用者各种档案需求,在保障和维护经济利益方面具有重要价值。城建档案作为档案的重要组成部分,其工作的重要意义在于为需要者提供利用服务。城建档案管理部门对城建档案信息资源进行科学规范地整合和管理,为个人和组织的查询利用提供了完备的服务基础。城建档案的利用功能对于城建相关单位在工作中避免重大事故,以及保障和维护人民群众生命财产安全具有积极作用。

1.3城建档案的文化载体功能

城建档案的文化载体功能,为城市文化发展起到传承作用,在推动城市文化发展方面具有重要价值。城市建设是城市文化的重要呈现方式,城建档案记录了城市发展每个阶段的建设变化,包括城市风貌和城市建设管理方式中蕴含的城市文化,这集中反映了一个城市文化的特点,以及具有连续性的文化发展脉络,这对城市文化的传承和学识研究具有重要意义。

2目前城建档案管理中存在的问题

2.1城建档案管理规范程度有待加强

目前,我国城市高速发展,城建档案的复杂程度和数量激增,这对城建档案管理工作的规范性提出了更高的要求。然而,城建档案管理的规范性不尽如人意,究其原因,一是包括城市管理者、城建档案管理人员在内的社会公众,对城建档案的重要性认识不足,档案管理人员在具体工作中不能够完全按照相关规定进行操作,致使档案收集不完整、整理不规范。二是对城建档案管理工作的投入不足,包括资金投入、技术投入和人员投入等,这些不利因素都制约着城建档案管理工作有序、高效的开展。

2.2城建档案数字化工作相对滞后

城建档案的组成较其他档案相对复杂,且由于城市的快速发展,其内容不断更新,数量迅速增大。近年来,在档案行业迅速推广的数字化管理方式,对城建档案的保管和利用水平具有极大的提升作用。然而,目前的城建档案数字化工作还是相对落后的。一是存量传统形式的纸质档案数量庞大,数字化的投入限制了数字化的速度。二是城建档案管理部门对档案数字化管理的投入不足,如基础硬件设备的配备不完备,后期维护跟不上。三是城建电子档案平台不统一,城建档案形成的各个单位由于平台不同,形成的电子档案格式不统一,导致有些电子城建档案跨平台后无法使用。四是城建档案具有保密性,在数字化的管理方式下,如果措施不当,存在安全隐患。

2.3城建档案管理高素质人才欠缺

随着时代发展,大数据、云计算等高新技术日渐融入社会各行各业,同样也应用于城建档案管理中,这对城建档案管理人员的综合能力提出了新的要求。然而,目前城建档案管理人员由于思想的制约和能力的限制,一般还是满足于做好传统城建档案管理工作,不能利用新的技术和手段,适应新的工作要求,不能满足为城市政治、经济、文化发展提供更多的支持。

3提高城建档案管理水平的对策

3.1持续不断地开展城建档案的指导服务

为确保城市建设项目档案能够及时完整地接收进馆,我们不断加大城建收集整理和档案立卷归档工作力度,做到对城市建设项目底数清、情况明,提前介入,及时登记,强化指导,跟踪服务。对全市重点城市建设项目,我们都积极深入施工现场跟踪指导,发现问题及时指导服务,保证了工程竣工验收与档案接收进馆同步进行,维护了城建档案的完整安全。与此同时,我们还加强了城建档案鉴定工作,及时将重复的、已经失去保存价值的城建档案进行检查剔除和鉴定销毁,这样既可以降低保管成本,又可以提高档案的利用率,使城建档案管理工作准确无误、科学有序。

3.2强化城建档案管理规范程度

一要加大城建档案宣传教育力度。提高包括城市管理者、城建档案工作人员以及社会公众对城建档案的重视程度,充分认识到城市档案管理在城市建设与发展中的重要价值。城建档案管理人员要在《档案法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规的指导下,严格按照相关规范制度工作,塑造科学规范的工作流程,不断完善城建档案管理工作。二要加大对城建档案管理的投入力度。目前,档案行业的数字化管理已经有了一定发展,数字化的管理方式极大地提高了城建档案工作的收、管、用各个环节的工作质量和效率,城建档案管理部门要加大软件、硬件投入,吸引优秀人员,多措并举,实现城建档案工作质量的提升。

3.3进一步推进城建档案数字化工作

一是采取适合的方式方法对本单位存量的传统形式城建档案进行数字化加工。一般来讲自行加工需要组织人员培训,添置设备等,效率较低。为了保证数字化的速度和质量,可以委托专业档案数字化加工的组织机构批量进行,由熟悉档案数字化加工的人员操作,在数字化成品的质量和数量上都有保障。但需要注意的是密级程度较高的档案要经过鉴定,谨慎交给外包公司处理,防止泄密。二是加大投入力度,夯实城建档案的数字化管理基础,为数字化管理提供适合的硬件设备,并随着时代发展和城建档案的发展变化情况,不断更新并维护,为数字化管理的良性发展提供一个可持续的发展基础。三是统一城建档案管理平台或者是城建档案电子文件的格式,为数据互联互通提供客观的可能条件,为大数据、云计算在城建档案管理中广泛应用做好准备。信息化的管理方式,拓展了城建档案应用的范围,为城际、省际之间的档案资源互相利用提供了便利,因而,在平台选择上也要注意强化利用服务的功能。四是要确保城建档案数字化数据的安全性。城建档案内容涉及城市规划、建设很多关键数据,如城市地下管网的分布、重要建筑物的规划施工图纸等等,这对城建档案数字化数据的保密提出了较高的要求。在选择城建档案数字化管理平台上,要充分考虑其安全性能,并要安装安全性较强的各种技术设备,防止泄密发生。

3.4加强城建档案管理高素质人才队伍建设

在新的时代背景下,城建档案管理部门要进一步提升城建档案管理的水平,必须要加强档案管理人才的培养,建立起高素质的城建档案管理队伍。城建档案管理要充分利用新的技术手段对其深层次价值进行开发,不能仅停留在保管阶段。城建档案管理人员要以新的思维去管理档案,既要熟练掌握档案管理知识,又要学会对数据信息进行分析,还要具备一定使用新技术、新手段的能力。城建档案管理部门要加强原有档案管理人员的业务培训,同时,对外吸收高素质人才,不断提升城建档案管理人员的专业知识和实践管理技能,逐渐建立起一支综合素质高、实践能力强的城建档案管理队伍,提升城建档案管理工作的整体水平,充分挖掘城建档案的重要价值,实现城建档案为城市发展助力。

4结论

总之,要想做好城建档案管理工作就要持续不断地开展城建档案的指导服务、强化城建档案管理规范程度、进一步推进城建档案数字化工作和加强城建档案管理高素质人才队伍建设。另外，城建档案部门想要提升整体的工作效率,就需要积极地将信息化手段引入到城建档案管理工作之中,依托于知识与信息手段,将传统的纸质城建档案转变为数字化的资源,利用网络技术对城建档案进行整理归纳,提高管理效率和服务质量,让城建档案管理信息化建设在新世纪得到更好地发展。

参考文献

[1]李丽红.加强城建档案工作的几点思考[J].黑龙江档案,2018(02):64.

[2]孙妍.试论城建档案信息化建设的意义与存在的问题[J].黑龙江档案,2019(02):78.

[3]孙万彤.浅谈城建档案管理的存在问题及解决对策[J].黑龙江档案,2020(01):66-67.