随着国家治理体系和治理能力现代化建设的深入推进，政府采购制度改革再次走到深化改革的前沿。从2020年开始，国家卫健委在医疗卫生系统开展全面落实规范和加强政府采购管理三年专项行动，在检查过程中发现了一些违法违规问题。笔者结合太原市市属医院招标采购专项检查，谈谈对完善医院招标采购工作的看法。
医院招标采购审计问题提出的背景
根据《国家卫生健康委关于进一步规范和加强政府采购管理工作的通知》《国家卫生健康委办公厅关于全面落实规范和加强政府采购管理三年专项行动工作的通知》《太原市卫生健康委员会关于印发全面落实规范和加强政府采购管理三年专项行动实施方案》等文件要求，各单位高度重视，认真部署，明确责任，落实到位，加强督导检查，将问题及时整改到位，太 原市卫健委结合“经济管理年”活动成立工作专班，要求各市直医院各单位对2019年以来采购货物、服务的行为进行专项检查，形成规范和加强政府采购管理三年专项行动问题台账，从问题描述、问题领域、整改措施、完成情况等方面进行自查并汇报，从而提升采购管理水平，健全采购管理制度体系，强化采购招标的关键环节和流程管控实操能力，加强招标采购治理能力，提升医院的内控管理水平。
医院招标采购审计发现问题的实例分析
（一）招标采购组织架构不健全，招标采购及监督制度不完善
截至目前，山西省直医疗单位仅有3家医院成立招标办，市直医疗单位部分医院虽成立了招标领导组，但均未成立招标办，只有两家三级甲等医院设立归口管理科室，且均由审计科兼任，即审计科兼招标办。部分医院虽建立了招标采购制度，但制度中招标范围不明确，流程不统一，招标采购人员、职责未明确，不相容岗位未分离，医院内部采购监督管理制度缺失。普遍存在对招标采购机制及监管体系建立重视不足，监督意识薄弱的现象。
（二）招标管理不规范，存在应招未招、化整为零规避招标的行为
审计中发现，X医院总务科招标项目，2020年8月B区暖气设施改造，金额 21万元，9月A区暖气片改造，金额48万元，9月A区暖气管道改造，金额42万元 , 招标金额共计111万元。同一项目分三次院内议价，分三次签订合同，但合同方为同一 安装工程有限公司，未严格执行院内招标采购内部控制制度，化整为零规避招标。同时还发现，议价资料也不完整，主要表现在三个方面。一是应招未招，X医院未进行公开招标项目占总采购项目的96%。二是耗材续签采购合同不遵循政府采购法中规定的如果采购人还需本服务应当重新招标，不得就补充合同或以续签的方式断续保持合作关系的规定。三是招标采购成本高，如X医院设备采购时不标注专机配套耗材试剂，造成设备购买后，还需二次申报购买耗材试剂等情形，不利于采购成本的控制和采购效率的提高。
（三）招标合同签订不规范
X医院签订采购补充合同，不符合政府采购法第四十九条“政府采购合同履行中追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的采购金额不超过原合同 采购金额10%”的规定。2020年5月13日同Z公司签订CT维保合同150万元，同日签署补充协议，追加金额16万元，违反了政府采购法中追加金额不得超过10%的规定。
招标采购合同存在签订日期缺失。X医院总务科签订的施工合同中显示单方有签订日期，另一方日期为空项。
合同主要条款错误。X医院病案数字化管理软件系统维保项目，合同签订于 2020年1月，合同第8.1条关于“ 付款方式为2020年6月30日付合同总额的50%，在2019年12月31日付清剩余款项”的内容，存在前后时间不一致、时间错误等问题。
（四）政府采购项目流程不规范
政府采购部分公示延时。如医疗设备的政府采购，前期部分中标后签订的合同公示延时，未按公示期限2个工作日公示。在公示网页操作合同公示时，出现问题，沟通不到位，导致合同公示延时。
政府采购部分工作延时。政府采购预算下达后，报财政备案审批；财政下达备案计划后，与市公共资源交易中心签订委托代理协议，从提交采购需求并公示，到医疗设备的验收，此间均有延迟。采购种类和数量复杂繁多，需求和进口论证、主管单位审批等，都是分批进行，导致延时；验收受医院基建进度、外在环境影响，部分验收延迟。
（五）验收制度执行不到位
部分采购人员存在“重采购、轻验收”的思想。由于时间紧，存在未及时认真组织人员对供应商履约情况进行验收，资产使用部门等相关人员未参与验收，未严格办理采购验收手续，未规范出具采购验收单，验收主体落款为Y科，落款日期空白等不规范情形，甚至存在物资使用科室、参与验收工作人员均未在验收书上签署意见的情况。
监督管理部门未对采购项目履约验收过程进行监督。监督管理部门应当对采购项目履约验收过程进行监管，还需要对验收过程进行共同的记录来实时监督，及时发现验收的问题，并要求限期改正，确保采购验收规范有序。
验收记录缺失，重要节点未留痕。对处理验收中发现的异常情况，虽然及时指出相关问题，但书面记录缺失。如体检中心采购医疗办公家具，验收抽查时发现个别诊疗桌质量与招标合同参数不符（抽面、门板、侧板及封边），当时便要求更换。问题虽解决但无问题反馈清单，缺少二次验收单，时间、事项等也缺失记录。
（六）管理机构能力建设不足，人员专业知识缺乏
当前，招标采购人员缺乏政府采购专业知识的培训，同时，由于对政府采购管理相关知识学习不重视，导致对政策掌握不全面、理解不到位。
完善医院招标采购工作的建议
健全采购管理体系。严格执行政府采购法有关规定，执行公益性医院自有资金采购应执行政府采购的规定，结合“经济管理年”要求，结合三年专项行动，进一步健全单位内部采购管理体系，建立有力有效的监管体系和监督措施，规范采购流程，逐步形成依法合规、运转高效、权责统一的管理制度，实现对采购活动内部权力运行的有效制约，确保采购工作依法依规运行。
实行归口管理。采购业务专业性较强、采购程序较复杂，需要由归口管理部门进行统一管理，以降低管理成本，加强风险控制。如采购项目、采购需求审核等实施内部归口管理，可有效完善采购管理体系。
严格执行采购预算管理制度。无论采购资金来源哪里，都必须纳入本单位预算管理。未纳入预算管理的项目一律不得采购 , 未经批准的采购计划一律不得执行。严禁以任何形式分解采购预算或分解采购项目规避招标。
预算招标文件制订要严格执行政府采购相关制度规定和程序要求。采购需求应当符合国家法律法规规定，执行国家、行业、地方等标准规范。落实政府采购时支持节能环保、促进中小企业发展等政策要求。采购前要充分 进行市场调研，充分征求专家意见，科学合理论证，合理确定采购需求。
落实采购信息公开要求，严格专家论证。成立医院论证委员会，由院内论证委员会进行初步论证，组织专家对招标文件进行复核论证。专家组应当由5人 ( 含 ) 以上单数组成 , 其中应当包括1名法律专家 , 本单位人员不得担任复核论证专家。根据复核论证意见，完善招标文件。招标文件严禁设立排他性、指向性技术参数和指标 , 严禁设置不合理和歧视性准入条件排斥潜在供应商参与政府采购活动。严格执行集中采购目录及标准要求。
严格加强内部控制管理。严格内部风险防控，坚决不碰纪律红线。制订内部风险防控机制和监督管理措施，采购部门和需求部门建立岗位间制衡机制，实现“管采分离”。建立权责清晰、岗位分离、相互制衡的内部控制体系，如招标文件制订人员与参加论证和评审人员相互分离。
严格履约验收。验收人员重点关注合同、发票等原始单据与到货设备的数量、品牌、规格型号的一致性，验收单内容是否完整，签收人是否签字；验收人员要检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件，并及时归集设备档案；对于验收过程中发生的异常情况，验收人员是否立即向招标采购部门反馈，招标采购部门有无查明原因并及时处理。同时强调经办采购的人员与负责采购合同审核、验收人员职责权限必须明确，并相互分离。
严格监督检查和责任追究。充分发挥单位纪检监察、内部审计等部门对采购活动的监督作用，定期或不定期开展日常监督检查。配合财政、审计、纪检监察等部门的监督检查和巡视工作，对审计发现的招标问题进行梳理和反馈，举一反三，及时按照要求限期整改，妥善处理采购相关质疑、投诉。招标采购责任重大，牵涉部门和人员多、涉及领域多，专业性强、政治性强、政策性强，对于违反政府采购法和有关制度规定的，按照政府采购有关法律法规进行严肃处理。除按照规定追究单位有关直接责任人责任外，还应当追究单位主要负责人责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。
加强人员培训和能力建设。强化培训，不断提升采购人员能力，要有计划地组织本单位领导班子和涉及采购工作的人员参加培训，进一步强化依法采购理念。要加强采购管理机构能力建设，在人员配备、办公条件等方面给予支持，有条件的单位可单独设采购管理部门。（作者杜娟丽单位系山西省太原市妇幼保健院）
来源：《审计观察》杂志2023年第4期
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