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Word 2007 多级列表、图表目录、参考文献

1.Word2007轻松定义多级列表

不管是写报告还是写论文,都是一件头痛的事情。最痛苦的就是和一大堆繁琐的格式抗争。其实 Microsoft Word发展到2007版,已经加入了很多预设值,帮助我们轻松撰写论文。但是。。。天知道,要搞明白这些功能怎么用其实是一件更痛苦的事情。本着有福同 享有难同当的精神,鱼鱼特地在此开辟一个实战论文专题,跟广大正在和报告和论文苦恼的XDJM们分享。

专题新开篇,第一章就介绍一下多级列表问题吧。Word2007对外观进行了很大的改变以至 于有时候大家根本找不到工具栏在什么地方。这个问题,只能说慢慢习惯慢慢摸索吧。

大家都知道Word其实提供了自动生成目录的功能,所以在写Word的文档的时候我们可不能 全部用“正文”格式一路写到底啊。那些用的不熟的筒子们大概都会像原来菜鸟级的鱼鱼一样全部用正文格式一些到底,还傻乎乎的在那边一个劲调整字体格式,最 后要生成目录的时候彻底发现白做工了。唉。。。当你发现写了一个月的报告有一半时间居然在白做工的时候。。。那种感觉就不描述了。本Space拒绝消极情 绪。。。

现在,废话完毕,开始进入正题。编写文档的关键就在于要活用Word中的样式功能。

Word2007中提供了很多样式库,最基本的就是样式“标题1”到“标题9”,用这9个样 式配合格式菜单中的多级列表功能就能轻松写出漂亮的报告,而且已经为生成目录做好了广泛的基础工作。

首先,我们把论文的标题栏从高级到低级分等级,最高级别的当然就用样式“标题1”啦。在 Word2007中我们在开始菜单下就能在靠近右侧的地方看到样式工具栏,通常“标题1”标签已经出现在里面了。我们需要做的就是选中我们的需要设置的那 行文字,然后点击“标题1”那个按钮,我们原本普通的文字就出现了预设值的格式。最重点的在该行之前有一个小黑点。可别小看这个小黑点,有了这个小黑点, 就说明最后这行文字会被标注到目录里面去。这可是很重要的。

然后我们会发现也许这个预设值的“标题1”格式不是我们所期望的那样。没关系,在样式工具栏 的最右下角有一个小方框里面带个小箭头的标志,点击那个标志就会出现一个样式列表(参见图1)。把鼠标移到列表中的“标题1”处,会出现一个下拉菜单,点 开下拉菜单,选择修改。之后会跳出一个对话框,你就可以轻松在里面设置字体大小,行距等各种格式了。在对话框的下方有一个选项是“只应用于本文档”,默认 是选上的,我认为大家还是保留这个选项,这样打开一个新的文档,才能够设置新的格式。除非你真的是写很多论文,而且每次的格式要求都一样,那为了方便,你 可以把你的更改写入到Normal模板。这样以后每次打开一个新的文档就直接会按照你设置的格式编排了,无需再手动修改标题跟格式了。

图1 样式菜单

这里说道一个重点是我们通常会给标题设上序号,大标题当然就是1,2,3……,副标题就会用 到1.1,1.2等编号,编号的同时还会有相应的缩进。鱼鱼刚开始的时候也是在样式里面的编号子菜单修改,结果发现Word2007在此处没有提供多级列 表选项啊。。。大郁闷。经过寻寻觅觅,鱼鱼终于找到了那个隐蔽的功能。真是汗。。。

刚才说了,其实在更改标题格式的时候不需要做编号处理,只需要更改字体和行距就行了。因为最 后我们还要回到段落菜单的项目编号出设置编号的。接着上文,在修改完标题格式之后,回到Word主页面,在开始菜单的中部可以找到段落工具栏,工具栏的最 左上角就是项目符号工具,里面总共有3个按钮,最后一个就是多级编号按钮。(参见图2)

图2 多级编码菜单

  点开多级编码下拉菜单,就出现了这么一个框,在中部右侧(见图中大圆圈处)有一个多级菜单,重点是数字后面的灰色字符,标出了每一级的样式名称。选中这个 编码样式,协同你之前设置的标题格式,以后每次出现大标题就会自动编码1,2,3……,出现第二级标题就自动编码1.1,1.2等。

现在问题是这个多级编码没有给出缩进,就是说第二级和第三级标题都是顶格开始的,那么如果你 想要缩进设置怎么办呢。其实也很简单,在选择了这个编码样式之后点击线面的“定义新的多级列表...”那个选项(见红色方框处)。之后会弹出一个对话框, 参见图3。

从左边的列表里面选择你需要编辑的等级,1就是第一级大纲,也就对应标题1样式,选择2,就 可以切换到二级大纲,也就是标题2格式。此时更改下方的文本缩进位置,调整到合适的位置就可以实现缩进了。之后的第三级,第四级都可以用样设置。

定义完毕之后以后只需要在图1的下拉菜单中直接选择我们定义好的那个多级列表样式就可以自动 设置成我们想要的格式了。

当然,另一种方法是在第一种多级列表的基础上更改。(参见图2列表库中无选项右边的那个样 式)。该样式已经自动设置了缩进位置,问题是没有给出每级列表的文字样式。我们可以选择这个样式,然后同样“定义新的多级列表”,弹出图3对话框。

点击对话框最下方“更多”按钮,对话框就会出现右侧部分。然后在右侧第二个下拉框中设置“将 界别链接到样式”。依次设置好各个等级也能达到同样俄效果。

  然后,基本上就大功告成了。等全部文章写完之后,你只需要到文章的开头处,选择“引用->目录->插入目录”就大功告成了。

 

        图3 定义新的多级列表对话框

××××××××××××××××××××××××× 分割线来了 ×××××××××××××××××××××××××××××××

下期预告:

除了以上说道的文本标题格式,多级列表格式以及目录生成之外,论文必不可少的还有图表目录, 以及参考文献。Word2007中提供了相应的工具,但是。。。不得不说的是很不好用。所以在下期【实战论文】中我们将寻求更好的结局之道。

鞠躬,谢幕。。。

 2.Word2007图表目录设定

哟~~这么快第二集就出现了。哈哈。。。因为找到了Word2007里面图表标注的设定方法了。其实应该和老版本的Word差不多啦。不过鱼鱼我以 前都没用过这种功能。。。汗。。。当年菜鸟的我都是自己手写的唉。。。而且最牛的是每次更改了之后都是自己从上到下全部改到一致唉。。。难怪当年写论文的 时候天天熬到天亮的说。。。

好了,进入正题。

首先我们说手动插入表格和图片的问题。这个问题很简单,在需要插入题注的地方,切换到“引用->切换题注”。

由于鱼鱼用的是中文版的Word,所以默认的 标注都是中文的(“表格”,“图表”),但是鱼鱼写报告要用英文啦,所以只好自己“新建标签”,分别命名为“Table”和“Figure”。根据需要选 择Figure或者Table标签,至于后面的数字,Word会根据在文中出现的位置自动编号。很方便。此外,还有很多附加功能,比如“题注中不包含标 签”,以及在“编号”按钮之下还有“包含章节号码”的选项。当然很重要的就是选择题注位置,一般来说表格的题注位于表格上方,图片的题注在图片下方。

鱼鱼的经验是,如果格式没有特别要求,最好是把表格的名称和题注放在同一行,这样最后制作图标目录的时候图标的名称会出现在目录中。

然后当在文章的前面插入新的图片或者表格之后,Word会自动更改题注,每个后续的图表都会自动延后一位。

然后说道文章中的引用,因为我们不可避免的会写道类似“See Figure 1”之类的地方。这个时候我们当然希望这些地方能够和图表联系起来。这样如果之后图表的标号发生了变化我们不需要手动去一处一处更改。否则。。。就跟当年 菜鸟的鱼鱼一样。。。好了,不说了,说过拒绝消极情绪的哈。

这个时候,就需要用到这个“交叉引用”的功能了。这个选项,参见右图,在“引用->题注”菜单里面有,在“插入->链接”菜单里面也 有。这个时候,你只需要在文章中输入See,然后点击“交叉引用”,就会跳出一个对话框,选择你需要的标签,然后就会列出文中所有的此类标签,然后选择对 应的题注就行了。然后,在你输入的See之后就会出现相应的Figure 2之类文字,并且是和相应的题注关联的。如果该图片之后变成了Figure 3,我们在使用了更新域功能之后它也会相应的变成Figure 3。

现在问题在于,当我们每次插入新的题注的时候Word会自动更新全部相关的题注(注意,不包括交叉引用的部分,交叉引用的部分需要需要自己手动更 新),但是,当我们删除或移动一个题注的时候Word不会自动更新题注,就是说如果我们删除了Figure 2,之后的Figure 3不会自动升级到Figure 2,而是仍然保持在Figure 3。这个时候我们要做的就是选中Figure 3,然后右键,选择“更新域”,这样Figure 3就会自动编号成Figure 2。当然这样大家还是会觉得很麻烦啊,不是还是要手动更改嘛。如果一篇几十页的文章,要怎么找到相应的位置更改呢?

好吧,这里有一个比较方便的方法,就是Ctrl+A,选中全文,然后右键选择“更新域”,这样全文中所有的题注和交叉引用会全部被按照当前顺序编排 好。包括目录也会被更新到最当前的状况。所以说,最推荐的做法就是在整片文章全部完成之后全选文章然后彻底的更新域,以保证所有的题注都是正确的。

×××××××××××××××××××××××× 不要怀疑,还是分割线哈 ××××××××××××××××××××××××

3.让人头疼的参考文献

写过论文的都知道要在一篇几十页的论文里面正确的整理出参考文献列表是多么头疼的一件事情。记得鱼鱼当时写本科毕业论文的时候还是菜鸟一只,刚刚学 会如何自动生成目录,当时都不知道其实应该还要图表目录的。。。汗。。。是一只到上个学期写Projekt最后的报告的时候印度同学拿了一个报告范本出来 才知道原来还有图标目录一说(关于图标目录参见【实战论文】系列第二篇)。。。当时鱼鱼的所有参考文献都是自己手写的,编号都是自己手编的,每次改动都是 自己一点一点改到前后一致的。真不明白当时是怎么熬过来的。其实在word里面提供了相应的功能。

word2003版以前,有一个功能叫尾注,顾名思义就是在文章的最后加入批注,我们也就可以利用这种功能来做参考文献。但是问题是参考文献的条目 我们就真的得一条一条输进去了。而且如果要改格式,比如说原来都是标题在前,作者在后的,现在突然要统一到作者,标题这样的结构,汗,几十条文献一个一个 该也够费劲的。

到了word2007,它增加了一个“引文和书目”功能,包括了添加书目,管理源之类的,但是鱼鱼亲自试用的结果是——扔!那个功能虽然做了,但是 还很不完善,速度很慢,格式很乱,总是是一个可以扔掉的功能。那么参考文献到底要怎么做呢?现在只能依靠第三方软件了。

目前比较流行的书目管理软件有:

  • RefWork
  • Reference Manager
  • Endnote

RefWork, 鱼鱼目前只看到有网络版,而且要交钱。汗。。。至于学校里面是不是能用。。。广大SJTU的同学们可以在校园IP范围内使用,至于TU的。。。我没试过。 不知道是不是学校内部IP会开放使用。只在TU图书馆网页上找到一个链接,没有任何说明。但是RefWork支持中文界面就是了。

Reference Manager我试用了11版的,与Word 2007兼容的不是很好,需要手动设置插件。而且关键是之后在书目输出样式的自定义编辑上很不顺手。最后被鱼鱼丢弃。

最后用到了EndNote X1版,最后鱼鱼好像装了X1.0.1版吧,应该是最新的了。已经能和word 2007兼容了,也没有出现速度慢的情况。界面很难友好。安装完毕之后,在word的功能区中会出现一个EndNote选项卡,参见图1。黄色框框标出的 就是我们常用的选项了。

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