【技巧】PPT与Excel的数据链接

 

 

       大家都知道PowerPoint是Office的一个组件，而Office提倡的是协同办公，也就是说，PowerPoint和Access，Excel，Word，Outlook等是紧密结合的，数据也是可以交互的，运用的好是可以提高工作效率的。
       PowerPoint和Office其他格式文件交换数据最好的方法是通过VBA，功能相当强大。只有想不到，没有做不到，但VBA毕竟牵涉到编程，一般用户很难马上掌握。所以今天介绍一种我们以前偷懒常用的方法，非常适合需要重复更新数据，但格式基本一致 的PPT报表制作，很简单哦。
       正如提到的一样，PPT只是一个展现数据的载体，虽然本身也有图表编辑功能，一点不逊于Excel，但遇到数据量大的工作，制作图表之类还是用Excel顺手。

 

       第一、在Excel中制作图表，并设定好图表的格式。建议一个工作表放一个图表的数据和图表，为了日后工作方便查找，可以将工作表的名称设定为PPT1，PPT2……制作好的文件如图所示。

 

       第二、将上面Excel文件保存，并在同一目录下新建一个PPT文件，设定好模板，版式，颜色，LOGO等。将上面Excel文件的图表选中并复制。

       第三、在PPT当前页面中选菜单——编辑——选择性粘贴。 

 

       第四、在弹出的对话框中“粘帖链接”，按确定。复制的图表将以Excel对象被粘帖到PPT中。

 

        第五、在PPT页面中适当调整图表位置大小，注意按住Shift键缩放，否则会变形。增添其他元素保存就可以了。这个PPT中复制的图表数据是和EXCEL链接的，只要Excel的数据更新了，PPT中的数据也会自动更新。

 

       第六、以后每次打开PPT文件都会有提示是否更新链接

 

       第七、也可以在打开的页面中选中图表直接按鼠标右键选取“更新链接”来更新数据。

 

       这样就一劳永逸了，以后每月更新数据只要在Excel中进行就可以了，PPT会自动同步更新数据了。为了显示正常和正常更新请大家注意以下几个使用经验。
       1.Excel源文件和PPT最好放在同一目录下。
       2.Excel中的图表事先设定好格式，这样不用再PPT中再设置，图表大小最好符合PPT页面需要。
       3.每个月拷贝原来整个文件夹，在新文件夹中更新当月数据，就不会搞乱上月的数据。

 

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       PPT中标题栏有时会有数据，比如“本月销售比同期增长X%多少”，这也可以在Excel的单元格中打上文字和设定公式计算单元格，然后把文字和计算单元格以上面同样的方式选择性粘贴到PPT的标题栏中，这样X%数据也会同步更新了。
       这种方式还有一个好处是，当你不小心出现弄错数据的时候，你可以跟老板说：不是我的错，是电脑链接出了问题！ 然后马上更新下Excel数据，接着跟老板说：你看嘛，我都没动PPT，真的是程序的问题。