ERP系统下分录模板背后的逻辑

在ERP系统下，我们不能做只会“下一步”的工具人，前面章节讲了ERP下常见的会计错误和如何防范这些错误。但这还不够，我们还要知道系统背后的为什么。尤其是在业务财务一体化下，财务不能以按时系统结账为工作标准，而是需要发现财务数据前端的业务问题。

以ERP系统下分录模板来说，供应链的凭证几乎不用手工在总账输入了，根据ERP系统的单据与数据逻辑，业务和财务数据是这样的：业务单据一对一生成业务凭证，业务凭证一对一或汇总生成总账凭证。业务凭证把业务数据转变成标准的财务数据，详细记录每一笔经济业务的财务信息。

如果站在凭证的角度看业务流到财务流，似乎我们只要保证凭证模板没有问题即可。而凭证模板几乎都是上线时ERP顾问设置的。我们可能不需要花时间去了解，也不需要去搞什么分录模板背后的逻辑。

但是我们天天提业务财务，忘了财务的前提是业务，分录模板的前面是业务，是单据，是系统数据供应链数据流。

此前在某企业，见其主营业务成本结转分录是（系统生成分录，借：主营业务成本，贷：原材料；然后会计在总账中手工输入分录，借：原材料，贷：库存商品），我说如果是卖材料，则应该借方计入其他业务成本。会计说：“是上线时实施顾问，不知道这个产品外购回来对外直接销售，当做是外购的原材料，所以分录模板就设置错误了”。

其实不是分录模板设置错了，ERP系统下都是根据业务单据，取业务单据上会计所需要的信息，然后生成对应分录。所以是这个产品当初物料信息基础设置时，没有设置为库存商品，而是设置为原材料导致。

把系统分录模板拆解就如下表

科目来源	科目	借贷方向	金额来源
单据上物料的销售成本科目		借	产品出库单实际成本
单据上物料的存货科目		贷	产品出库单实际成本

单据上物料的存货科目，此物料当初应该设为库存商品科目，而错误设置为原材料科目，所以导致凭证模板取数错误。

当然了解ERP系统下凭证模板背后的逻辑，不仅仅是为了保证分录不出错，更多的是让业务输入真实、完整、准确的进入财务流，最后形成财务信息是可靠的。下面从销售及应收模块分录为例子，谈一下ERP系统下分录模板背后的逻辑。

一：系统基础设置

数豆职人公司销售给甲公司一批货物A，在ERP系统中，首先是增加甲公司客户信息，新增客户信息路径为：【系统设置】→【基础资料】→【公共资料】→【客户】，进入客户列表界面，双击某一个客户打开，进入客户属性界面，点击到“应收应付资料”页签，看到的“应收账款科目代码”，将科目代码设为1122（应收账款）、将应交税金科目代码设为2221（应交税费-应交增值税-销项）。

同时在系统上线之初，对货物A在物料模块设置相关科目：销售收入科目代码6001（主营业务收入），销售成本科目代码6401（主营业务成本），存货科目代码1405（库存商品）。

也就是通过以上基础设置，把客户和物料，后面涉及的会计科目已经设定。后面系统中所有的单据，需要这些信息时，会自动带出设置好的会计取数科目。

二：系统流程

系统的基础信息设置好了，其实就是对物料，客户，供应商等等标注一个系统身份码。那么业务系统数据，需要在ERP下以系统单据的形式，按照设定的流程，形成业务流程，同时产生财务处理所需的数据。一般来说，从销售到收款，系统会涉及以下单据和流程。

业务类型	系统处理
	单据类型	具体操作
销售订单	销售订单	销售订单：根据客户要货计划生成销售订单，并审核
		销售变更申请：对销售订单做交期和数量上的变化，并审核
发货	发货通知单	根据销售订单下推生成发货通知单
	发货通知单	审核发货通知单
	中转库客户销售调拨单	根据发货通知单做调拨单，调拨到客户中转库，并审核打印，财务审核
	中转库客户销售出库	月底根据客户的消耗状况，做销售出库单并审核打印
退货	红字销售出库	做红字销售出库单，并审核打印
	中转库退回（未结算退回）	做调拨单从中转库调回，并审核打印
发票结算	销售发票	根据销售出库单给客户开销售发票
		审核勾稽销售发票
收款	收款单	收款处理，生产收款单。
退款	退款单	退款处理，生产退款单。

以上是一般ERP系统的流程，不同的系统或者公司流程设置不同，可能会存在一些差异。但是财务一是必须了解整个过程，知道业务数据是怎么流转的，流转过程中可能存在的哪些问题，以及站在财务视角如何管控，

一般来说管控方向有至少包括以下内容：

1：财务部需要了解ERP系统全流程，将核算迁移，着重关注系统逻辑、数据逻辑、各环节可能存在的问题。

2：应收会计主要工作：应收会计核算、收款后与业务人员沟通将回款拆分对应到相应合同、坏账核销会计核算、税控发票开具、出具应收对账单、应收账款账龄分析明细表的出具。

3：管控方向：加强销售合同的经济价值分析、客户管理、应收账款催款工作/定期进行应收账款账龄分析，出具应收账款明细分析报表；对应收账款周转情况分析后，向业务部门反馈分析结果.

三：分录模板生成

（一）凭证模板单据单据解释义

1、单据上单位的应收（应付）账款科目，指的是核算项目中应收应付资料页签设置的应收（应付）科目，不管单据上设置的什么科目直接取的是单据上核算项目资料中设置好的科

目。

2、单据上物料的销售收入科目，指的是基础资料物料中设置的销售收入的科目。

3、单据上单位的应交税金科目指的是单据上核算项目应收应付页签中的应交税金的科目。

4、单据上的往来科目，指的是单据头上（销售增值税发票）设置好的往来科目

以上有个不好区分的地方，那就是单据上单位的应收（应付）账款科目和单据上的往来科目，大白话说单据上单位的应收（应付）账款科目，就是新增客户时，设置客户信息时（应收应付单据中的往来优先携带的是核算项目属性界面的往来科目），设置的应收账款科目。单据上的往来科目则是（销售增值税发票/普通发票、应收单上的往来科目）。

这里用K3来举例，一般来说K3 版本中，应收应付系统单据中往来科目的来源及携带规则，优先携带的是核算项目属性界面的往来科目，如果此处没有进行设置，则会携带应收应付系统系统参数界面科目设置页签设置的往来科目代码，在单据保存后，审核前该往来单位科目是可以进行修改的。大白话就是在销售增值税发票/普通发票、应收单上的往来科目可以修改，所以如果分录模板选择有的是“单据上的往来科目”，则是销售增值税发票修改后的往来科目。所以科目模板选用哪一个，具体看企业科目设置，以及生成单据时，单据上的规范要求。

（二）凭证模板设置

1：销售收入-赊销模板

科目来源	科目	借贷方向	金额来源
单据上的往来科目		借	销售发票价税合计
凭证模板	销项税额	贷	销售发票税额
单据上物料的销售收入科目		贷	销售发票不含税金额

形成分录：

借：应收账款

贷：主营业务收入

      应交税费-应交增值税-销项税额

2：销售出库-赊销模板

科目来源	科目	借贷方向	金额来源
单据上物料的销售成本科目		借	产品出库单实际成本
单据上物料的存货科目		贷	产品出库单实际成本

形成分录：

借：主营业务成本

贷：库存商品

有的系统可能对这部分拆分为两部分分录，一个是所有货物出库，根据出货单生成分录（借：发出商品，贷：库存商品），然后结转成本时生产分录（借：主营业务成本，贷：发出商品）。其凭证设置可以如下：

发货单

科目来源	科目	借贷方向	金额来源
凭证模板	发出商品	借	产品出库单实际成本
单据上物料的存货科目		贷	产品出库单实际成本

结转成本

科目来源	科目	借贷方向	金额来源
单据上物料的销售成本科目		借	产品出库单实际成本
凭证模板	发出商品	贷	产品出库单实际成本

3：收款单

收款单、退款单和预收单，都属于收款类型的单据，这类单据凭证模板的设置科目来源

是一样的。

科目来源	科目	借贷方向	金额来源
单据上的现金科目		借	产品出库单实际成本
单据上的往来科目		贷	产品出库单实际成本

形成分录：

借：现金/银行存款

贷：应收账款

退款单

借：现金/银行存款（红字）

贷：应收账款（红字）

当然以上销售只应收账款分录，只是一种体现形式而已，因为系统的不同，分录处理模式可能就不同。比如以下分录，就是Oracle 系统下设置的分录模板。明白系统生成的逻辑是一部分，最重要的是分录背后的业务逻辑。

ERP系统模块	系统生成分录模板
发出商品	借：发出商品
	贷：库存商品
发出商品退回	借：发出商品  （负数）
	贷：库存商品  （负数）
收入确认类	借：应收账款-内销
	贷：主营业务收入-内销/外销
	其他业务收入-内销/外销
	应交税费-应交增值税-销项税额
贷项通知单	借：应收账款-内销 （负数）
	贷：主营业务收入-内销 （负数）
	其他业务收入-内销 （负数）
	应交税费-应交增值税-销项税额 （负数）
银存收款	借：银行存款
	贷：应收账款-未核销
银存预收账款	借：银行存款
	贷：应收账款-未核销
销售退款	借：银行存款 （负数）
	贷：应收账款-未核销  （负数）
电子承兑收款	借：应收票据
	贷：应收账款-未核销
核销收款	借：应收账款-未核销
	贷：应收账款-内销/外销
退款核销	借：应收账款-未核销 （负数）
	贷：应收账款-内销/外销 （负数）
本月一次性结账销售成本	借：主营业务成本
	贷：发出商品
退货成本	借：主营业务成本 （负数）
	贷：发出商品 （负数）

四：ERP系统下分录背后的解析

初入职场的会计人士，其对于分录的理解，还停留在教材里面固定的模式下。有的人可能对于系统生成的会计分录不理解。关于这一点，我以固定资产采购入账的处理为例子，进行分析一下。

目的是打破初入职场的会计人士对于分录的固化思维。在教材中我们学习固定资产入账的会计分录是：（以下以增值税一般纳税人举例，税率为13%）

借：固定资产 

       应交税费-应交增值税-进项

贷：应付账款/现金/银行存款

于是乎我们记住或背住了这个分录，我们以为固定资产入账都是这个固定模式。我们学习其他分录也大概是这个么套路。可是在实务中因为我们会根据企业管理需要，根据企业信息系统，如ERP系统需要，对于教材中的会计分录，进行演化变形。比如以下模式一和模式二的会计处理方式，都是基于不同的管理方式，企业不同的ERP流程，以及企业内部控制每个关键点的需要进行设计的。

（1）模式一

1、报销对应为固定资产采购，报销审批通过后，确认挂账分录：

借：固定资产  100

       应交税金-待抵扣进项税  13

贷：其他应付款-资产  113

2、实付采购款项后，确认挂账分录：

借：其他应付款-资产   113

贷：银行存款  113

3、增值税专用发票认证成功，或者确认抵扣动作后，生成如下分录：

借：应交税金-应交增值税-进项税  13

贷：应交税金-待抵扣进项税   13

若未认证成功或未抵扣：

借：固定资产   13

贷：应交税金-待抵扣进项税 13

（2）模式二

1：FA

借：固定资产-*资产 100

贷：固定资产-固定资产中转:  100

2：AP

借：固定资产-固定资产中转  100

      应交税金-应交增值税-进项税 13

贷：其他应付款  113

3：AP

借：其他应付款 113

贷：现金/银行存款  113

备注：此篇节选初稿书籍《会计精细化核算和税务风险管控》，1.6.3 ERP系统下分录模板背后的逻辑。