采购审计 | 产品验收入库的审计思路

第七阶段

产品验收管理

审计分析

一、流程简介

验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。

二、风险分析

验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。

三、控制措施

      第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。

      第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等是否一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务会计部门。物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。

     第三，对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。

四、常规问卷

1、仓库收货时是否核对采购合同（或订单）？

2、收到采购产品的数量是否经过采购部和仓库的共同确认？

3、是否有质量检验部门对收到的产品进行质量检验？

4、客户送货大于定购数或质量不符合要求，如何处理？

5、采购退回的操作程序如何？

6、入库单是否事先连续编号，并有人对归档的这些单据的连续性进行检查？

五、工作程序

（一）

1、询问仓库及相关人员关于入库及退回方面的控制流程；

2、从归档的入库单中用判断抽样抽取_____入库单样本，检查入库单是否有制作人及复核人签字，并跟踪至相应的采购订单，核对入库单上的产品规格、型号、数量是否与采购订单相符。

（二）

1、询问仓库及相关人员关于公司产品检验的相关流程；有哪些属于免检产品的范围；

2、在审计程序A2抽取的样本中，对所有须检验的产品，跟踪至相应的检验记录，检查检验手续是否符合公司政策。

（三）

1、在审计程序A2抽取的样本中，对所有发现的入库单上的产品数量大于采购订单量或其它规格、型号等的不符情况，跟踪至授权管理层批准接受的书面记录，或跟踪至相应的退回单据；

2、若发现检验不合格产品，跟踪至授权管理层批准接受的书面记录，或跟踪至相应的退回单据。

（四）

实地观察仓库的安排，检查应退产品是否放置于专门的区域，并有明显的标记。

（五）

1、询问相关部门如保安部和仓库等，了解出库货物的大门放行程序；

2、有书面放行记录，用判断抽样抽取_____样本，检查产品发运的放行记录；

3、无书面放行记录，则实地观察产品发运的放行情况。

（六）

1、向仓库人员了解出库单是否有收货签收；

2、使用判断抽样，从归档的出库单/发货单据中抽取___张样本，检查是否有收货签收。

3、询问适当管理层退回货物损失的审批程序；

4、获取退回货物的申报表，检查是否有适当管理层的签字；

5、获得退回货物的分析资料，如损失率分析表等查核分析是否合理。

（七）

检查入库单/退回单据，看其是否连续编号。

（八）

1、抽取会计期末前__天至会计期末后__天期间所有的入库单，跟踪至相应的仓库账，检查其内容是否记录正确，且记录于正确的会计期；

2、抽取会计期末前__天至会计期末后__天期间所有的退回单据，跟踪至相应的仓库账，检查其内容是否记录正确，且记录于正确的会计期。

（九）

1、询问公司仓库与采购部门、生产部门、财务部门等相关部门信息沟通的政策及流程；

2、如有书面的记录，查阅相关的书面记录，并评估其合理性。