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如何使用番茄工作法,提升工作效率?

你是否常常会遇到这样的情况:

想趁假期读点书,可是刚看了一会儿,就忍不住去看手机,看看有没有人给你留言,接着就刷起了朋友圈、微博、抖音,读书的事情就抛之脑后了;

每天上班后,坐在办公桌前,不由自主地想起今早上发生了什么事情,今天中午吃啥,今天下班还要买菜等等,半小时过去了,迟迟没有进入工作状态;

工作期间,明明任务重的要死,可是面对网上的各种资讯,还是忍不住点开,看完资讯和八卦,一小时的时间过去了,工作还没开始做……

时间就在我们想东想西、玩手机、看八卦中消失了,工作任务完不成,自己挨批不说,关键是心里还比较懊悔自责,我们也想尽快完成任务,完成自己想做的事情,这样就能无忧无虑地玩耍了。那有什么办法可以解决吗?

其实,我们可以学习时间管理的方法,掌握管理时间的奥秘。用好时间,才能做好事情。今天为你推荐一本时间管理的书籍《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》,它介绍了番茄工作法的原理和使用方法,让你在一个短短的25分钟内,提升工作效率。

这本书的作者史蒂夫是番茄工作法的认真实践者,他将工作法的概念成功地进行了视觉再现,图文结合,此外,这本书也请来了番茄工作法的发明人弗朗西斯科·西里洛作序,这些都能帮助读者更好地理解本书的内容。

《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》分为七章,第一章讲了番茄工作法的来源、含义以及使用原因;第二章讲了人的大脑工作原理,我们要顺应天性去工作,要省力不少;第三章讲了具体应该如何使用番茄工作法。

第四章讲了我们在使用番茄工作法的过程中,遇到中断和干扰应该怎么办;第五章讲了如何预估和测量我们的工作量,以便更好地使用番茄工作法;第六章讲了如何灵活调整番茄工作法,使之更适合自己;第七章讲了番茄工作法如何应用于团队协作。

下面我将来为你讲述如何应用番茄工作法,来提高我们的工作效率。

一、番茄工作法的来源?为什么要使用番茄工作法?

番茄工作法是弗朗西斯科·西里洛在1992年创立的,他在大学生活的头几年,曾一度苦于学习效率低下,作业做不出来,学习学不进去,这该怎么办呢?“于是我和自己打赌,下猛药,狠狠鄙视自己说:'我能学一会儿习吗?真正学上10分钟?’我得找个计时教练,谁来替我掐表呢?后来我找到了,是一枚厨房定时器,形状好像 '番茄’(即意大利语的Pomodoro)。就这样,我邂逅了我的番茄钟。”

番茄工作法,简单来说,就是列出你当天要做的事情,设置25分钟的闹钟,从第一件事开始做起,还包括每日回顾、控制中断以及预估要花的功夫等。


使用番茄工作法,可以让我们不再关注复杂的工作量;不再烦恼于即将到来的截止日期;不再一件事越做越复杂;不再完美主义,拖延到最后一刻;它让我们在每一个25分钟内,只专注于手头的任务,全身心投入,从而提高生产效率。

二、如何使用番茄工作法?

使用番茄工作法有5个阶段:

1、计划:一天的开始,从积压的工作也就是“活动清单”中找出最重要的活动,写到“今日待办”表格中。我们要量力而行,选择一定数量,今天能完成的活动,是你今天的自我承诺,这一阶段我们要做好预估的工作量。

2、跟踪:确定今天活动后,扭启25分钟的番茄钟,从当天活动的第一项开始,收集一些过程指标,比如中断的次数等。

3、记录:在一天结束时,将数据归档,忠实地填入到“记录”表格,比如今天完成的番茄钟数。

4、处理:从记录的数据中提取有用的信息,比如可以计算在每个番茄钟内,平均遇到几次中断。

通过数据分析,我们可以找到适合自己的番茄钟数。

5、可视化:从处理的数据中找出改进流程的思路,每天做回顾,自我调整。

完成一个番茄钟之后,要注意休息,休息时间可长可短,作者建议3到5分钟即可,这时要完全放下工作,远离其他任何挑战智力的活动。

4个番茄钟作为一组,每4个番茄钟后,可以进行阶段性休息,可以是长达15到30分钟的消遣。

三、使用番茄工作法的过程中,遇到中断怎么办?

在一个番茄钟内,尽量不要中断。可是我们有时候接到一个电话,需要开个紧急会议,或者只是想去个卫生间,那该怎么办呢?

中断分为内部中断和外部中断。内部中断是指来自自我的本能,比如工作过程中突然饿了,想起某个电话要打,想起今天还没回某某的邮件。

比如作者拿买票一事举例,这是今天必须要办的事情,就可以把它列入“今日待办”的“计划外紧急”,等这个番茄钟过后,再去安排一个番茄钟处理买票的事情。

我们对待内部中断的策略就是接受它,然后记录它,然后立即继续手头的工作,避免真的被打断。

外部中断,比如一个同事跑过来问你工作上的事情;领导叫你开个会;邮件微信响个不停。遇到这样的情况,我们这样做:回复邮件和电话,可以安排一个番茄钟来处理,如果有人找你面谈,你可以问一下对方是否可以推迟。遇到中断,要及时地把它写下来,不占脑子,而且确保未来工作计划中有这一项任务。

作者在书中提到了解决外部中断的四个策略:

1、告知:“我手头有事,正忙。”

2、协商:“周五再帮你做,行吗?”

3、计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。

4、答复:按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信任你了。

这样做,就可以很好地保护一个番茄钟不被作废,从而有记录意义,同时提升工作效率。

《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》给我们提供了一套简单好操作的时间管理方法,作者建议我们最好坚持原版的番茄工作法,按照它的方法做,至少坚持两周,之后可以做微小的调整,使之更加适合自己。做时间管理,推荐番茄工作法,简单又实用。

遇见夏夜

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