项目清单化，就是把工作项目拆分成一个个可操作的工作任务。比如会议或培训班合影，可以成为一个小项目，这个项目内有多少条任务呢？实际上，要在做好这项工作比想象复杂得多。我专门列过一个《培训班合影工作清单》，如下：1、提前一天，与照像馆联系，确定拍照时间，提前半小时到达。（一般联系职工摄影，电话XXXXXXX）
2、提前一天，班主任通知学员合影时间。
3、提前一天，通知参加合影的领导和老师，一般范围为常务副校长、分管教学副校长、教务处长、班主任、教研部主任，打印椅签。
4、提前一天，通知行政处，在教学楼门前放置“禁止停车”指示牌，留出照相空间。
5、提前一天，通知服务组，在教学楼门前摆放椅子，椅子数根据参加合影的领导和老师人数确定，贴上椅签。
6、合影当天，再次提醒参加合影的领导和老师合影时间和地点。
7、拍照完毕，向照相馆索要电子版，班主任根据合影排出站位表，发给照相馆。
8、洗印张数=参加合影人数+存档2张。
9、照片上方印上标题“中共威海市委党校XXXX年XXX培训班合影留念”，落款时间为培训班起止时间“XXXX年X月X日——X月X日”，照片背面附上站位表，覆膜塑封。照片尺寸一般为10寸。
10、合影留下2张存档，其余分送参加合影的领导、老师、学员。
11、合影费用每半年结算一次，项目负责人收集好发票。
这样把培训班合影这个项目，变成了具体一步步的操作。任何一个人，即使从来没干过这项工作，照着这个清单做，结果会八九不离十。党校曾搞过两次跟企业合作的签约仪式，时间间隔不到一周。第一次组织得非常好，第二次就出纰漏了。仪式第一项是看专题片，结果电视没开，双方领导都尴尬的坐着，看着工作人员急急忙忙开电视、开音响。为什么会出现这种情况？因为只靠办事人员的脑袋，而事一多，难免出纰漏。如果有一张清单，工作人员照着清单一项一项地做，做完打勾，勾完了，这项工作也就干完了，且质量有保证。我当教务处长的时候，经常有人来谈合作办班。你知道办一个班有多少项工作吗？如果前面提到的学员合影算一项的话，办一个班需要做六十几项工作，漏掉任何一项，工作都会出纰漏。那谈一个合作办班需要多长时间？10分钟！为什么这么快？因为有一张《合作办班清单》。1、与后勤服务中心确定教室。
2、课程安排、班主任、项目负责人。
3、开幕式出席领导，主持人，桌签。
4、重要人物到校通知校领导。
5、讲课主持人。
6、学员座次、食宿、交通安排。
7、教室摆水、屏幕内容、设备要求。
8、为讲课人倒水。
9、录相、照相、速录要求。
10、通知记者。
11、学员手册制作。
12、导向牌。
13、横幅。
14、费用结算时间、方式。
15、通知校领导班次。
16、告知：与主体班次冲突时，可能需要调整。
因为是我自己用，所以写的比较简略，同时给对方做记录留下空间。谈合作办班的时候，双方各拿一份清单，从第一项开始往下谈。所谈内容都是需要双方沟通的事项，党校自己做的工作不列在上面。如果合作办班的事项超出了清单内容，就赶紧补充进去。比如清单的最后一项就是后来加的。那一次合作办班都谈好了，但组织部突然通知要办一个乡镇党委书记培训班，时间与合作办班重合，这样学员就住不下了。于是跟合作办班方商量，给他们调到校外条件更好的酒店，但他们就是不同意，一定要住在校内。如果谈办班的时候加上最后这一条，丑话说在前面，那日后出现冲突事项，协调起来就会顺利的多。同样一项工作任务，这个人干的好，那个人可能干的不好，因为人与人的素质不同。但不可能所有人都能出色、熟练地完成工作，怎么办？给一张清单照着做，只要中人的水平就能取得中上的工作成效。好的机制能降低对个人素质的依赖。比如超市有收款机，就降低了对收款员计算素质的要求，收款算错的概率几乎降到了0。以前商店雇用收货员，很难杜绝收货员偷钱的问题，收款机也解决了这个问题，这就是机制的力量。一项工作干得漂亮，滴水不漏，但具体是怎么干的，全在执行者的脑子里，而列成工作清单，就把脑子里的无形经验变成了显化的规范，看不见的东西变成了看得见的东西。当这个人离开这个岗位的时候，就留下了一笔财富；一个单位搞工作清单化，一个单位的好经验、好做法就能够得到积累，自然会强本固基。我离开教务处岗位时，留下了二十几张清单，我觉得那是一笔工作经验财富。工作不知道怎么干就需要问，如果不问就可能出错；如果问就得花时间，问的人要花时间，回答的人也要花时间。用了清单之后，领导轻松，下属也轻松。当然制作清单的时候是要花费时间精力的，但孔子说过：“仁者先难而后获。”（《论语·雍也》），先做难的事情，后面就会有收获。金一南也说过：“做难事，必有得。”现在辛苦辛苦做出清单，日后会有更大的收获。清单太粗，不利于操作；太细，会过于繁琐，反而影响效率。如果是单位做清单，要细化到部门，即一个部门能独立运作；如果是科室做清单，要细化到一个人可以独立完成。特别是中层部门的负责人，如科长、主任。亲自做有很多好处，首先就是体现中层领导的水平要求。这一个科室中，科长、主任肯定是最有经验的，要求也是最高的。行政工作中有一种不好的现象，那就是科室水平取决于具体操作人的水平，工作一级一级地安排下来，结果是水平一级一级的降低。可以让下属做一个清单的草稿，但是领导本人必须亲自上手，按照自己的方式、要求、水准来做。因为自己亲自做清单，所以非常清楚清单上的规定，清单里有的，下属来请示不要直接答复，只给他一句话：“去看清单。”如果不是领导亲自做，就不知道清单上面有什么，也就不敢说这个话，那么工作又会回到没有清单的状态，慢慢的，清单就形同虚设，项目清单化也成了空话。给一个清单，下属就自动照着清单去做，天下哪有这么容易的事！使用清单需要培养成习惯，要让下属愿意使用。但在起步阶段，一般人没有这个认识，反而觉得用清单比较麻烦。项目清单化的关键在领导，工作出了问题要问一句：“清单看了吗？”通过这样不断的强化，也是一次次现实教育，让下属感受到清单的好处。领导也有好处，就是不用发火批评人，不用怕批评产生负效应，一句“清单看了吗？”“为什么没看？”就足以达到批评的效果，且下属逆反情绪很轻，因为他知道自己有问题。清单容易跟流程混为一谈。清单不是流程，但是清单跟流程又有很大的相同点，二者的区别如下：比如《培训班合影清单》有时间上的先后，但《档案移交清单》几乎没有时间要素。再比如《出差带物清单》，更没有时间，只有物品的罗列。因为大部分清单的工作依循时间线索，而流程本身就体现了时间先后，所以二者容易混淆。比如办公室会用到《领导出差事项清单》，肯定不用列“订票”这项任务，因为订票是不会忘的，这不是关键点；“到南方出差要带拖鞋”却要列上，因为南方宾馆不准备拖鞋，可能忘记。而流程必须每一项工作都包含，否则就会缺项，连贯不起来。清单一定要包括动词，即使不写上，也有“做”的意思在背后。比如《档案移交清单》所列只是需要移交的档案名称，其实每一条都承前省略了动词“移交”。流程则更多体现步骤与步骤之间的关系，比如这一步做完之后下一步做什么，如果通过了做什么，如果没通过要做什么。清单是一个任务组合，指向具体操作。流程很多是知识性的，即告诉别人环节、步骤，看完清单人心里会明白是怎么回事儿，知道了就可以放下了。比如跟领导汇报，可以用流程，但绝不可以用清单；跟下属交代工作，光给个流程是不够的。如果想深入了解清单，可以读《清单革命》一书。我最早用“清单工作法”也是受到这本书的启发。
