公文，顾名思义，它是机关、团体以及企事业单位，用以上报下达或对外联系公务的文件。
按其用途和形式，可分为报告、讲话、决议、决定、通知、通报、简报、调查报告、典型材料等。这些公文的种类虽然不同，但在写作语言的原则、方法上，却有一些共同的要求。
一要准确。
公文写作与文学创作有一个根本的不同点，就是文学创作是形象思维，而公文写作则是逻缉思维。
公文的语言是表述事实和观点的，第一个要求就是准确性。作者一落笔，就必须考虑这样表述对不对，准确不准确。比如说某项工作“已经打开了新的局面”“取得了很大成绩”……这些都是“估价”。写这句话时，就要考虑这样“估价”准确不准确，依据是不是充分，评估是不是科学。又如，个别、极个别，少数、极少数，有些、不少、多数、大多数、绝大多数等等，是表示数量的；彻底、不彻底、很不彻底、极不彻底，已经、初步、阶段性，很好、非常好，十分高兴、万分激动，都是表示程度的，这些用语都是有分寸的，落笔时必须考虑怎么写符合实际情况，不可有随意性。
要做到准确，用词用语就绝不能含糊。一篇公文主张什么、褒什么、贬什么、提倡什么、反对什么，观点必须鲜明，不能吞吞吐吐、含含糊糊。那种空洞无物，模棱两可，无所褒贬，或说了一通却不知所云的公文，都是没有价值的。此外，还要注意标点符号的使用，否则也会影响准确地反映实际或原意。同样一段话，标点用错了，意思就会错，甚至反了。
二要明白。
这是公文语言最基本的要求和最大的特点。大部分公文不是向上级报告什么，就是要下级去做什么。上报情况如果写不明白，至少是等于白报，甚至造成严重后果；要下级做什么写不明白，不是无用，就是造成失误。因此，文件起草后，作者要以一个普通读者的心态，审慎地阅读，认真地思考：全文以至每一部分和段落，这样表述明白不明白？是否会作别的理解？会不会造成误会？等等。随读、随想、随改——要养成这样一种严谨的好文风。公文要写得明白，但同时又要防止片面。强调某个问题或某个方面，这是完全应该的，但要注意辩证地分析问题，恰如其分地科学地论述观点，防止把观点强调到不适当的程度，这样才能做到真明白。
宋代辛弃疾说：“事无美恶过则为灾。”这话是符合辩证法的。不要抓住一点，不及其余。不要肯定一切，否定一切。不要从一个极端跳到另一个极端。对所谈的问题，要具体分析，实事求是。要讲科学，讲民主，摆事实，讲道理。这样的公文才有说服力。
三要简练。
在表述准确、明白的前提下，公文写作用字越少越好，语言越简练越好。公文写作不能像说绕口令那样重复啰嗦。说话、写文章，语言文字清晰不清晰，简练不简练，有没有逻辑性，是一个人思想文化素养的体现，要不断锻炼提高。要做到简练，就不要在文中写与主题无关的话，公文语言与口头语言不同。平时说话，多说句少说句，重复几句，都没多大关系，公文语言就不能这样。一句能说清的，就不要写两句，可说可不说的话，尽量别写，基本没用的词、字就不要写。比如，“认真进行学习”“坚决进行打击”，把其中的“进行”两字去掉，同样明白、准确。再比如，为工会起草一个开会的通知：“各县、市总工会：定于9月8日，召开各县、市总工会主席会议。报到时间：9月7日。报到地点：地区工会招待所。”这个通知43个字，应该说写得明白、准确，没什么问题，但是，如果改成这样：“各县、市总工会：9月8日召开各县、市工会主席会议，请7日到地区工会招待所报到。”这是34个字，比改前少了9个字，同样明白、准确，何乐而不为呢？
四要生动。
在注意简练的同时，还要注意语言的生动，不要只顾简练，写得干干巴巴。比如写调查报告，其中涉及的一些人和事，要力求写出真情实境，有些关键场面和情节，要写得细些，写得越逼真越好，使人读了如闻其声，如见其人。
公文写作，也要注意文采。特别是写调查报告、典型材料，要力求写得生动些，在写实的原则下，可以借鉴一些文学创作的手段。比如写一些场面和对话，写真人真事，要写得形象些，逼真些，力求给读者以深刻印象，使人读着如身临其境，亲见亲闻，这就生动了，有文采了。刚开始试行包产到户的时候，有一篇调查报告一开头就写了这样一个场面：“有几个农民围坐在村头一棵大树底下，聚精会神地听收音机，听着听着，有位老头儿突然站起来，一拍大腿激动地说：‘这回行啦！电匣子（指收音机）里说啦，可以包产到户，咱们快把地分开吧，别再等啦！’这时有位中年农民摆着手说：‘那不行！咱得到公社问问再说！’接着，大家争论起来。有的说是得去问问；有的主张不用去问，先把地分开再说。”这就是借鉴小说写法写的场面和对话，它形象生动地反映了当时农民对包产到户的热切关注和期望，这比多少概念解读、多少理论分析都更有效果，对辅助和推动决策作用更大。
一些公文观点虽不错，但平淡俗套，使人读了如同嚼蜡，尝不出什么味道，留不下什么印象，这样的公文也没什么价值。有人把读这样的文章比喻为喝白开水。其实白开水还可以解渴呢，而读没味道的文章，只能浪费时间，引起厌倦，起不了什么作用。
五要通俗易懂。
公文语言还要注意通俗易懂，尽量不写过长的句子，以便读者好读、好理解。不要企图把几个意思用一句话说完，而是要一句话写一个意思，这样句子就短了，读者就好读、好理解了。有些公文，特别是文化部门或理论研究部门的一些公文，故弄风雅，文白混杂，晦涩艰深，这是不该提倡的。
鲁迅的《作文秘诀》说：“有真意，去粉饰，少做作，勿卖弄。”写作公文更应按这个要求去做。有人认为，公文得有公文的样子和味道，所以，一拿起笔来就做作，故意摆文样，说套话，像演员一样，一登台先“进入角色”，结果演出来的总是戏，故意做出来的戏，再像也是假的。其实，“清水出芙蓉，天然去雕饰”“返璞归真便是华”“修辞求其诚”，公文还是应该老老实实地写好，不要故弄玄虚，不要追求华丽、生僻的词藻，不要恢复古文的语调，更不要自己硬造生词。
六要注意口吻。
还有一点要注意的，是公文语言的口吻或口气。对上对下的公文，用语是有分寸的，不能没上没下，没大没小。比如，有些县委写给上级市委的报告中，往往有这类的话：我们县委书记亲自深入到××村，对××问题，认真地进行了调查研究。这些“亲自”“深入”之类的话，就不像是下级对上级说的话，很可能是县委办公室起草公文的同志，以自己对县委书记的口吻，而不是以县委的口气写给上级的话。这类话给人以自我赞扬的感觉，不应该这样写。这样的公文就应该直截了当地写县委书记到什么村，对什么问题作了调查研究，这样口吻就对了，也简练了。再如为领导写讲话稿，起草者虽然不是领导本人，但必须以领导人的口吻来写，才符合讲话人的身份。
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