我国内控指引中归纳了七种武器,紧密联系又各有侧重。这七种武器分别是:计划预算,授权审批,会计控制,财产保护,考核奖惩,经营分析,以及不相容职责分离。
第一种武器:长生剑-计划预算
计划预算的内控功能:
迫使企业各部门事前评估风险、充分协调,并在整体上调剂资源;
使得企业在日常管理中有标准可循;
使得企业员工认清目标、事后奖惩有依据。
总之,好的计划预算让企业信心百倍,正如“身处逆境却能镇静自若,面对困难我们能从容”。
第二种武器:多情环-授权审批
授权审批的内控功能:明确各部门、岗位的权力边界,分担工作、形成激励。
高效授权特征包括:
权限清晰,模糊领域最小化;
直接授权,避免越级授权;
权责对等,落实考核;
科学使用常态化授权及临时授权;
持续监督,杜绝越权及不当授权。
审批可以理解为授权在执行层面的体现:经过恰当审批即可认为取得针对某特定事项的授权。有效的审批表现为:
仅针对关键控制点设定审批;
审批人应具有恰当权限、专业能力及充分信息;
审批标准科学、与预算管理体系等有机融合;
确保审批留痕。
第三种武器:碧玉刀-会计控制
充分发挥其内控功能需做到:
全面记录,杜绝账外账;
分类记录,与业务台账(需设置)一一对应;
基于一手信息的恰当记录,避免盲从业务线条的二手信息的被动记录;
确保会计信息客观,成为配合预算系统、授权体系、内部分析报告系统的关键输入。
第四种武器:孔雀翎-财产保护
实施财产保护的关键之处包括:
财产使用部门与财务部门的双重账目管理;
具体财产管理责任明确至人,落实责任认定与奖惩;
财产转移条件分离管理,如支票与财务印鉴;
财产交割凭证记录;
落实物理控制,如门禁保卫;
实施确保独立性与突然性的清查盘点,严格分析差错原因。
第五种武器:拳头-考核奖惩
内控能否最终落实须依靠企业成员的行为,缺失考核奖惩的内控往往流于形式,因此:
将关键控制点分解至具体岗位;
设计易观察、量化的考核指标,并持续记录;
依据风险程度、控制点关键程度,制定有威慑力的奖惩方案;
基于客观、公正原则严格兑现奖惩。
第六种武器:霸王枪-经营分析
充分发挥其内控功能须做到:
制定整体经营分析框架,确保分析事项紧密匹配整体战略;
为分析事项预设标准或目标,聚焦差异产生根本原因;
通过通畅的信息沟通,在运营策略调整、绩效考评等方面充分利用经营分析结论;
确保分析的基础信息的真实、完整与及时。
第七种武器:离别钩-不相容职责
不相容职责即某些职能组合不能由同一主体实施,基于两方面考虑:
两方同时犯错\舞弊概率低,如多人对同一事项重复签批;
自我监督不可信赖,如申请与审批。
分离可在岗位或部门层面实现,通常认为后者强度高于前者。职务分离能够降低风险但增加工作环节,应综合评价。
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