小A在一家500强企业做行政助理，却没想到前几天给领导发的一个报告邮件成为她被炒的原因。原因在于她发的那封邮件没有主题、没有称呼，只有一份工作报表的附件，最重要的是其发送邮件后，没有确认对方是否收到就不了了之。
第二天开会时，领导问起为什么没有上交工作报表，小A打开邮件让上司看，不看还好，看了之后领导直接和她说可以收拾东西走了。
因为她的邮件没有任何信息说明，领导看到时直接当垃圾邮件处理了。就这样，一封没头没尾的“鸡肋”邮件，不仅导致会议没法正常开展，还使其他同事的工作进度被其拖延。
那么，在日常的工作中，发邮件时应该注意些什么呢？
首先，要明确邮件的种类，对症下药。
工作邮件分为确认邮件、需求邮件、反馈邮件、通知邮件4种。
1、确认邮件——存证据
口头、电话、会议交流的事情，不容易进行留存和取证，口头确定后再用邮件进行确认会是双重的保障。
2、需求邮件——有细节
在工作中，我们常遇到与其他同事、部门、公司协调沟通，表达需求寻求帮助的事，这时候的邮件就要清楚的表达诉求，把细节写清楚、量化出来，让收件人可以清楚的知道怎么做。
3、反馈邮件——有反应
在收到别人发来的邮件时，要及时的反馈自己已经得到信息，会马上执行。
4、通知邮件——明目的
清楚的表达说明通知事项，具体到时间、地点、事件等。
其次，要明确正确编辑邮件的步骤和邮件的结构。
工作邮件的结构包括：发送地址、标题、抬头、正文、附件、恭祝语及落款
1、发送地址：收件人、抄送人
（1）收件人
收件人需要处理该邮件的人，或者是通知发布的对象。
在这里注意不要一事二报，也就是一件事情不要同时申请两个领导批示；一件事情不要安排给两个人去做。
（2）抄送人
放在抄送人里，只是让对方知道这件事，他可以不回复。比如生病请假时，将请假邮件发送给部门经理的同时就得抄送给总经理，这样会让总经理觉得你是很规矩的人，人员情况是他可操控的。
2、标题
标题是整个邮件的金字塔顶端，避免使用口语化的文字。明天必发的文件要标明日期，方便需要时可以快速检索到。
3、抬头
抬头也就是称呼，这里最好是按照公司文化写，有的公司文化领导就喜欢直呼名字，有的公司文化必须称呼 x 总，xx 总。但在对外发给其他合作公司的时候，注意要突出级别。
4、正文
正文，首先要注意遵循金字塔原理，先说中心思想，再详细阐述细节。做到简明扼要，行文通顺。如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
字体建议用字号用宋体小四，颜色用黑色，强调的关键词用红色。但切记名字不要用红色。
5、附件
附件少的时候最好不要打包，这个跟产品设计非常类似，能在一级页面看的东西，用户一般不愿意到二级页面去看。如果必须要打包，一定要在邮件正文说明压缩包中包含内容。例如：xxxx 文档，是对 xxx 的说明，方便收到邮件的人查看。
6、恭祝语及落款
按公司的要求编辑即可。
最后，千万要记住这些发送邮件的潜规则：
1、紧急而重要的事情马上发邮件，一方面提高你在领导面前的曝光率，另一方面能有效的推进工作进度。
2、重要事情的安排、结论，一定要发邮件，提醒相关人员，备忘。
3、复杂的事情，先开会，事后把工作明细化后发给相关负责人。
5、不重要的事情，不要发邮件，不要让领导觉得你无所是事，做事没有重点。
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