往期
采购审计专辑
第六阶段
供应过程管理
审计分析
管理供应过程,主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度,科学评价供应商的供货情况,并根据合理选择的运输工具和运输方式,办理运输、投保等事宜,实时掌握物资采购供应过程的情况。
缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪,运输方式选择不合理,忽视运输过程保险风险,可能导致采购物资损失或无法保证供应。
第一,依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况,对有可能影响生产或工程进度的异常情况,应出具书面报告并及时提出解决方案,采取必要措施,保证需求物资的及时供应。
第二,对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资,择优确定监造单位,签订监造合同,落实监造责任人,审核确认监造大纲,审定监造报告,并及时向技术等部门通报。
第三,根据生产建设进度和采购物资特性等因素,选择合理的运输工具和运输方式,办理运输、投保等事宜。
第四,实行全过程的采购登记制度或信息化管理,确保采购过程的可追溯性。
1、采购合同(采购订单)的归档和保管程序如何?是否连续编号?
2、采购运输的方式是?(可以多选)
(1)公司自提?
(2)客户运输到公司处?
(3)委托承运人?
1、访谈采购部相关人员,了解供货商签返的合同/订单的保管情况;了解采购合同/订单的借阅是否有登记;
2、检查归档的采购合同/订单是否连续编号;如果有长期未归档的需要查核原因。
3、获得合同/订单的借阅登记簿,查看借阅者的签字和日期;
4、实地观察采购合同/订单(包括作废的)的保管情况,判断是否有足够的物理安全保障;
5、实地观察合同/订单保管地点,是否有足够安全措施。
未完待续
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