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近15年的观察,我发现卓越流程团队的三大共性特征

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昨天过来深圳与一家企业流程团队沟通辅导。流程团队给了讲了讲前期策划的2018年流程工作规划报告及近期的一些工作开展情况。沟通辅导过程,也是我们思想碰撞过程,同时也是我学习的过程。

在我听的过程中,那个问题又在我脑海中萦绕:卓越流程团队共性的特征是什么?

我从事企业运营与变革方面的工作近15年。在甲方和乙方都做过,为众多企业提供管理咨询或内训辅导。我发现卓越的流程团队的确有其共性,但却不是在流程专业方法上。

我先讲几个故事。

故事1:不断折腾不断创新的团队

深圳这家企业流程团队不大,但有小宇宙蛮能折腾。

交流的过程中,我发现一些亮点:

1.流程工作规划与公司战略结合得非常紧密,容易获得公司支持;

2.团队虽小,但这几年折腾的事情蛮多的,而且非常不错;

3.非常务实,一些流程项目策划得非常棒,有步骤有策略,聚焦价值;

4.敢于提资源要求,敢于对各部门流程工作提要求;

5.非常有创新精神,设计开发了一些新流程管理方法,虽然有一些新思路还在摸索;

7.借用流程漫画做了大量内部宣贯,取得了一定成效。

......

当然,看到他们的工作策划报告时,我也蛮欣慰。

因为我发现有一些片子,借鉴了我网课的内容,甚至借鉴了一些内容表达逻辑结构,这是我没想到的,网课真正起到了流程人手边工具箱的作用。

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故事2:火箭速度晋升的小姑娘

多年前,我给某知名企业提供流程辅导。流程团队负责人是一个非常年轻的小姑娘,几年前还是文员,几年后就已经是战略运营部门的负责人,直接向一把手负责。

在沟通过程中,有几件事情给我留下非常深刻的印象。

第一件事:当时,很多企业请我要么是做内训,要么是做咨询项目,但她请我则是做工作辅导,基于她本身的工作策划和困惑,我们一起沟通交流。她敢于采取这种模式获取专业指导,费用还不少,这是一种务实的精神。

第二件事:她之前看过我的书,但在工作过程中,根据本企业需要,她设计了大量的创新方法和表格,其中有一套流程检查表单的设计思路和内容很是惊艳,对他们公司当时的重要战略举措落地很有帮助。反观很多其他企业流程团队经常问我,到底如何做流程检查?能否直接给他一套方法和模板。其实,有时候你缺乏的不是方法,你首先应该知道你想要什么,所有的方法都应该为之设计,从某种程度上讲,根本不需要太多固化的定势方法。

第三件事:她去图书馆或购买书籍学习,看得非常认真,还在电脑上做了大量笔记,同时也组织团队定期学习分享,并且自己出费用给团队购买专业书籍。

故事3:我自己多年前的故事

04年,我进入一家港资企业给领导做秘书,很简单,比如收发邮件,安排会议等。

领导看我事情不多,甚至有一段时间闲得慌,所以让我负责新租赁的员工公寓筹备,我花了1-2个月时间和一些施工队扎入施工现场,规划房间设计,包括床位如何摆放、购买多少个扫把、哪里设计个插座、工厂自制多少个撑衣杆、杂草丛生的荒地上规划公路和草地等。这件事情让领导很是吃惊,没想到与我专业和工作毫不相干的一个事情,我会全力以赴并且做得不错。

从此,领导对这个岗位进行了重新定义。

很快他又交给我一个新任务,他一直觉得公司采购职能设计存在一些问题,所以让我尝试去了解下(当时并没有多大期望)。结果,我当天晚上就跑到镇上一个小书店买了几本采购有关的书籍,因为我对采购一窍不通。凭借直觉,我按照业务逻辑逐个岗位完成现场访谈和调研,最终写了一份包含组织、流程、IT等方面的综合采购调整方案,并得以实施。

因为前面的工作,我有机会进入公司ISO改进小组。

当时,ISO改进小组已经运作了半年,基本工作就是每周五下午,小组成员花2小时时间审定1-2份ISO程序文件,基本上就是确保说写作一致。半年以来,大家也都是这么做的。

我进入小组半个月后,分配到第一个任务,负责修订生产管理程序文件,本来我需要做的工作就是,快速和相关部门相关各岗位了解一下,有哪些说写做不一致的地方,然后修订下文件即可。

但是,在我第一天去部门了解情况的时候,我发现大家反馈了很多问题。我意识到这并非简单修订文件,像是发现了金矿,我非常兴奋。

当天,我又去镇上小书店购买了几本书(如何跟单之类的书籍),实际上现在看来当时是购买错了,本应该购买一些生产计划与控制方面的书,但当时我对生产管理一点概念都没有。

通过与相关部门与岗位沟通与调研,我用1周的时间写了一份十几页的生产控制优化方案,方案包括对组织的调整、岗位人员编制的测算、流程的优化、IT需求建议等。

其实,这些问题已经存在10年,但我一个门外汉去完成了调研并编制的方案。

我记得非常清楚,周五下午开会,我提前到达会议室,负责生产的新加坡籍副总经理例行问我生产控制文件是否更新了,我说我发现不仅仅是文件的问题,我把方案拿给了他。他看了看,马上给我说:“你告诉其他人今天先不开会了。”说着,他拿着方案去董事长办公室了。

然后,持续2年的生产管理变革开始了,我也因此第一次有机会做管理岗位,而且是门外汉做了生产主管。

后来,我进入第二家新加坡外资企业专门从事流程管理工作,做了大量的流程优化/变革项目,并基于工作经验写了后来的畅销书《跟我们做流程管理》。

小结

近15年的经验,我发现很多流程团队做不好工作,有很多原因,比如:

  • 过于热衷于流程专业方法本身的研究和收集;

  • 想得多,做得少,瞻前顾后,生怕出错;

  • 错误的工作策略;

  • ......

但是,卓越的流程团队,则有三个共同的特征:

  1. 对工作有热情;

  2. 执行力强;

  3. 学习创新能力强。

共勉,共行!

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课程1:2018.5.26-27,北京《流程管理价值、方法与实践》

课程2:2018.5.11-12,广州《流程优化/变革项目操盘:从策划到落地》

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