1.相关图纸、资料的准备
大副应备妥修船施工中可能使用的相关图纸与资料：进坞图、纵中剖面结构图、各层甲板图、内底结构图、外板展开图、中横剖面图、机舱处横剖面图、货舱口处横剖面图、舱壁图、总布置图、各设备结构图等；
轮机长应督促各轮机员准备好待修设备的说明书、图纸及上次修理的检验报告等有关资料，供检修人员在修理过程中使用；
电机员在编写修理单时，应查阅与修理项目相关的船级社《钢质海船入级与建造规范》的标准和相关图纸、资料，整理这些修理项目近期测量、检修的记录，以备厂方检修人员的查阅，并方便自己进行检修前后的比较分析。
坞修时要准备总布置图、坞墩图、船底塞布置图、外板标记图。轮机长应准备海底阀布置图、通海阀布置图，以及尾轴、轴套、尾轴密封，尾轴承，螺旋桨的零件图和装配图；艉管布置图和结构图；螺旋桨的拆装工艺和安装计算书侧推器装配图。大副应准备舵、舵杆、舵销、舵承的装配图和零件图，舵杆和舵销的安装工艺图和计算书。
应查阅上次进坞时的工程项目和上次进坞时的各种测量数据，用于了解坞修项目各设备使用后的变化情况，作为判断本次坞修的参考依据。
2.油漆、备件、材物料的准备
根据修理要求，清查修船时所需备件、材物料等，编制备件、材物料的申领清单，最迟修船前3个月提交机务主管，确保船舶修船前一个月能备妥相关备件和物料；
（1）油漆的准备
① 所用各种油漆的名称、牌号、规格应按照《涂装说明书》中的“油漆种类表”写明，不应随便改变。如需更换油漆品牌，要由公司主管部门和专业人员确定；
② 各部位、区域部件的涂漆面积及其要求应按照《涂装说明书》中的“油漆明细表”描述；
③ 根据《全船涂装面积表》写明各部位的涂装作业面积，以确定油漆用量。
（2）大型备件、特殊材物料的准备
在编写修理单的同时，根据修船项目的需要，进厂前应备好修船必需的大型备件。主要部件应至少在半年前提出申请，以便及时订货。对于需要的特殊材料，在选定船厂后应提前通知船厂，以便保证修船进度和节约修理费用。而在修理单上可写明备件由船方提供；
对于订货困难需要船厂制造加工的配件，应提前向船厂提出，以提前安排制造，并在《修理单》上写明备件由厂方提供；
3.专用工（量）具的准备
（1）应检查专用工具和仪表是否齐全。如柴油机拆卸专用工具、主开关的把手、电动机的专用拉马等。如果船上没有，就应及时申请配齐。要准备好拆装螺旋桨帽的专用扳手、液压工具，拆装中间轴法兰螺栓的专用扳手，移动中间轴和螺旋桨轴的滑道滚轮，测量螺旋桨下沉量的专用测量工具等。
（2）对岸电箱和岸电电缆进行一次彻底地检查，确认相序灯、岸电开关和岸电电缆处于可靠状态，确认岸电开关和主开关、应急发电机主开关的连锁处于正常状态；（3）对所有的蓄电池（临时应急照明蓄电池、应急发电机和救生艇启动蓄电池、主发电机的励磁用蓄电池、通用报警的蓄电池等等）进行一次检查和充电，确保它们处于良好状态。
4.油、水准备
（1）确定修船通知之日起，应该有意识的控制各种燃油的存油量，在船舶交修前的最后一个航次，由船长向船管部室报告申请处理存船燃料，且尽可能并舱；·根据坞内要求，作好油水数量的测量和驳运工作。一般在进行明火作业的修补工作前，需先将船舶油舱的油料抽尽，并经过清、洗舱后防爆安全检验达到合格。
（2）船舶交修前的最后一个航次卸完货后，应抓紧时间清洗货舱。货舱残留物应完全彻底清除干净，货舱要用淡水冲洗，污水井掏干净，还要将货舱污水排干。洗舱水的排放必须先报港口主管当局批准。
（3）做好相关舱柜的清洗和排干工作；与修理工程有关的油舱、油柜要做到除气、测爆合格；进厂前船舶存油要尽量少，同种油品要尽量集中；对易燃、易爆化学物品要集中存放，妥善保管，能清退就退；做好热工工程周边地区的防火防爆工作，确保如期进厂；
（4）停航修船前必须先进行彻底清（洗）燃油舱、燃油柜，以清除油舱中残存油气。防止修理时引燃易燃油气，造成危险。洗(清)舱必须严格按规定的程序进行操作，并采取相应的安全和防污染措施。清理完毕,轮机员应将清洗情况按规定记载入《轮机日志》和《油类记录簿》等记录本，要收取作业单位出具的完工证明及清收油泥证明，及港口主管当局办理的有关手续；与修理工程有关舱柜都要除气测爆合格。
5.电气准备
（1）对修理过程中需要使用的各种设备，如；机舱行车、盘车机、车床、钻床、电焊机、物料吊、舷梯、行灯以及移动电气设备等，应同主管轮机员一起，进行一次全面的检查保养，确认它们处于正常工况；
6.各部门人员的组织分工
（1）修船期间，机务主管负责对整个船舶修理工作的指导和安排，如进厂计划、厂修工程和船员自修工程的最后确定，是否增加工程，修船期间检验的项目，修船的进度，控制修船的费用，协调厂船间关系，把好质量关，参加重大项目的验收等。
（2）修船期间，甲板部由大副负责，领导和安排甲板全体人员(包括业务部人员)分工管理各工程项目(甲板部)的监修、安全和验收。轮机部由轮机长负责，领导和安排轮机部的全体人员分工管理各工程项目(轮机部)的监修、安全和验收。
（3）修船期间，各部门对在船人员进行组织分工，分成自修组、安全组和厂修组。自修组：主要负责船员及雇用人员进行的自修工程。原则上，厂修期间不进行自修，目的是减少船员劳动强度，防止船员疲劳；安全组：负责船厂人员、船舶工作人员和船舶本身的安全；厂修组：主要是监督和协助厂修的各项工程，按照日程计划注意进度。对各项设备的检查和修复，由厂修组的分管人员现场检验，发现问题及时解决。
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