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高效的时间管理方法


文/丁忆坤

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现在终身学习这个话题非常火,很多人都主动或者被动地成为了一个终身学习者。

从我身边的例子来看,做律师或者法官的同学要不停地学习新的法律法规、司法解释,工作性质决定了他们要一直保持学习的状态。

与此类似的是it行业,从业人员也要持续学习。

即使是能吃老本的行业,为了满足越来越高的社会要求,也经常要参加培训和考试。

而我本人的经验是,终身学习既是自我提升的需要,也是教育孩子的需要。

过去我习惯看纸质书,即使上网也是看图文资料居多。多年来一直如此,只有英语学习比较特殊,需要多听音频。我没觉得这样做有什么问题,也没想过太多学习方法和时间管理方面的问题。

因为老习惯让我成功应付了考试和工作,就没有改进的动力。

随着互联网的发展,网上有了更多视频学习资料,但我一般也就是看看电影、纪录片,听听自己喜欢的演讲,并没想过通过视频来学习。

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一个很偶然的机会开始用B站,仿佛发现了一个新大陆,里面有极其丰富的学习资源。一开始我也只是搜索外语学习资源,在知乎的某个话题下,看到了一个高赞答主整理的B站学习资料,让我少走了很多弯路。

从那个回答里,我关注了一个学习up主,从他们最火的那个视频里知道了番茄工作法,看完以后做了一些笔记,并实际运用到学习工作当中,效果非常好。


一、解决走神问题:计时器跟踪

众多研究表明,人的注意力很难持续半个小时以上,番茄工作法以25分钟为一个时间单位,称作一个番茄钟,这个时间长度也因人而异,可以做适当的调整。

在一个番茄钟内,要把注意力集中在当下的学习和工作上。

为了让人产生紧迫感,必须使用倒计时,可以使用手机自带的计时器,到了休息时间就强制休息。

计时器绝不是可有可无,它能极大提升人的专注度,解决分神这个最大的效率杀手。

二、保持良好节奏

1、短休息和长休息

每学习一个番茄钟后休息五分钟,再进入下一个番茄钟。并以四个番茄钟为一组,每四个番茄钟后,休息半个小时。

在短休息里可以喝水,上厕所,或者做几个俯卧撑,深蹲,往窗外眺望一下,而在长休息时段里,可以做一点自己喜欢的事情,但不要超出计划的时间。

每完成一个番茄钟的学习就获得了休息的奖励,某种程度上这是对学习的正反馈,让学习更可持续。

过长的学习时间让人疲劳、焦躁和倦怠,劳逸结合才能走得更远。


2、自我打断与外部打断

自我打断是指你在做某事的过程中又想起了别的事情,对此你不能刻意去压制,这样会适得其反,最好的应对之法是接纳-记录-继续,既不打扰当下的任务,也不会把事件遗忘。

外部打断很好理解,对此的应对之法是告知-协商-计划-反馈。先告诉对方你在做某事,协商换个时间做,等当下的番茄钟结束后再安排时间去做,最后反馈结果。

三、解决拖延症

每当我们遇到比较难,费时较长的任务,都有逃避的心理,快到截止日期才去行动。

应对之法是任务分解,把一个棘手的问题分成若干个小问题,按照计划步步推进,能有效减轻我们的畏难情绪。


四、宏观效率提升:计划与改进

1、制定计划

制定一个有效的计划没那么简单,有些人把计划制定得很详细,没有留下多余的时间,一有突发事件打断,就影响了后续流程,也打击了执行计划的积极性;有些人是完全没有计划,跟着自己的感觉去行动,这都是不可取的,科学制定计划能有效提升我们的学习和工作效果。

番茄工作法推荐同时使用周计划和日计划,这两种计划需要配合进行。做计划使用的材料很简单,几张A4纸就能搞定,也可以用专门的周计划方格纸。

首先制定周计划:周计划是一个大型“任务仓库”,把你本周要做的事情事无巨细都放进去,不必设定优先级,也不必很详细。

其次制定日计划,把每周要做的事情分配到每天,日计划可用最简单的清单模式。

周计划也可以扩展成更长期的计划,比如月计划,年计划。

在日计划的制定过程中,注意两点,不要高估自己的行动力,把最重要的事优先。

制定日计划相当于给自己设定了一个“监控摄像头”,能随时查看自己的执行效果。

2、监控学习过程,增强执行力

这里有一些小技巧:①用荧光笔标记当下正在进行的任务,完成后用黑线划掉。从视觉上突出某件事能让大脑提高对这件事情的专注度,避免被清单中别的任务分心。

②监控番茄钟数量,每用完一个番茄钟,就在任务旁边划一个这样能更直观地看到时间的流逝,提升学习时的紧迫感。

③有效处理“打断”事件,在日计划下面开辟一个意外事件区,紧急任务放在这里,其他的任务放在周计划里面。然后继续执行当前番茄钟的任务,等结束后再安排时间处理意外事件。这样就不会打乱原计划,也不会把突发事件遗忘。

学习低效的很大一个原因是人总在处理各种意外事件,而不能很好地执行原定的计划。

3、优化学习计划

坚持一段时间后应该分析数据,注意三个指标,安排的任务数量处理任务的速度、打断事件的数量,持续改进计划,提高学习效率。

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如果觉得以上建议有帮助,想更细化一些,可以去看原书《番茄工作法图解》。就我而言,上述技巧可以解决我在时间管理上的绝大部分问题,一个十分钟的视频就把书的精华讲清楚了,这也让我反思过去的学习方式,通过视频学习其实可以非常高效。

那篇文章还介绍了很多别的up主,其中一个up主分享了很多办公软件的使用技巧。我刚好遇到了一个小问题,马上点过去看,又发现了新的宝藏。

Word、excel、ppt等办公软件的很多强大的功能我从没使用过,或者根本就不知道有这么一个功能,掌握这些技巧能极大地提高工作学习效率。

通过视频学习办公软件非常直观,学习效率很高。一个几十秒的视频就把一个问题说清楚了,而且视频做的很生动,看起来一点也不枯燥。

B站过去在人们的心中都是二次元年轻人的天下,我这个中年人用一种开放的心态去打开,短时间内就觉得受益匪浅。

我的发现之旅是尝试使用一个新的app,然后看别人的经验分享,去尝试,最后找到很多适合自己的学习资源。

一个人不但要有终身学习的意识和习惯,同时也要努力掌握最新的学习方法、学习工具,好的方法和工具能取得事半功倍的效果。

除了番茄工作法,思维导图也非常好,我还在学习当中。

过去几年总觉得人生不过如此,稳定的工作,平淡的婚姻,喜忧参半的育儿之路、按部就班的生活。

这段时间的阅读和学习,让我对生活又有了新的期待,有好的学习和工作方法,完全可以弥补过去虚度的那些时光,后半生可能还有惊喜和突破。

对时间更好的掌控也消除了很多焦虑感,我比过去更快乐。

与君共勉,下次有机会再分享学习心得。


左岸记:时间管理有方法,方法贵在执行,执行贵在持之以恒。
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