第一步:分类任务
为提高效率,最重要的一条是要写下你所有要做的事情,并根据紧迫性和重要性对他们进行分类。最要紧和重要的事情属于A类,B类是很重要但是并不是很急的事情,C类就是很急但是不是很重要,D类就是既不急也不重要的。A类事情必须在你的待办列表的最上头,接下来才是最紧急的C类和最重要的B类。组织你的列表,先要根据最后期限,然后再根据重要性来。下一步就是决定你什么时间处理每一件事情。
第二步:利用优势和弱势,而非和他们敌对。
有些人在早上精力更好,有些人则是在晚上。你可以将A类和C类事件安排在你精力最旺盛的时候,那时候比较适合处理具有挑战性和创造性的事务。把那些比较常规和不需要脑力劳动的工作(D类事务)放在你精力不是特别好的时候。当然,这并非对每一个人都适用,这取决你要做什么,但如果你是个夜猫子或是早起的鸟儿,你可以试着这么来规划的你工作表。
同样,如果你觉得自己总是拖延,很难投入工作,那么请接受这点。不要把时间浪费在假装工作上。相反,拿出一个定时器,设定45分钟,然后在这45分钟之内只倾力于手头这一项的工作,只是一项哦!告诉你自己45分钟并非特别长,并承诺自己,完成后奖励自己一段喝咖啡的时间,或10分钟上网的时间,或打一通私人电话或是任何其他的事情。让你自己休息10分钟,之后再设定45分钟,全身心投入工作或开始处理下一个事务。
第三步:好就是好
完美是杀手,它会妨碍你完成任何事务,因为你总是想好上加好。但,世界是不完美的,你做的事情也是。因此,好就是目标。8:2的法则说明,你做的80%的事务都只产生20%的结果,剩余的20%会产生巨大的80%的结果。这个窍门是让你明白,要区分每一项工作中能产生80%结果的那20%的工作,并且花精力在这20%上面。好就够了。目标就是80%。在做每件事的时候想想这个8:2法则,你就会把应该先做的事情优先排好。这会提高你做决定的速度,使你更有效率。
将这三个小窍门运用起来,你一定会做事更有效率的!
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